Slechts 9 maanden. Zoveel kostte het Philips om wereldwijd een volledig nieuw recruitmentsysteem met bijbehorende procedures te implementeren.

Best knap, mogen we wel stellen, want het bedrijf maakte in diezelfde tijd ook nog eens een splitsing mee, in Philips Lighting en Philips Healthcare. Maar sinds begin oktober gaan nu alle 300.000 sollicitanten die de beide bedrijven jaarlijks krijgen door het systeem, goed voor tussen de 10.000 en 20.000 hires. Niet alleen alle 450 recruiters wereldwijd hebben ermee te maken, maar ook alle hiring managers.

Van hire tot retire in één systeem

‘We wilden de hele lifecycle van een medewerker in één systeem: van hire tot retire‘, legde Franc Kooistra uit op een groot congres van Workday in Barcelona. Kooistra, zelf voormalig recruiter, is nu HR-programmamanager bij Philips en werkte de afgelopen maanden samen met Accenture aan de overgang van Taleo naar Workday, een systeem dat in Nederland bijvoorbeeld ook door Unilever, TomTom en Inalfa gebruikt wordt.

Intern en extern recruitment bij elkaar

Philips werkt op zich al een paar jaar met de Workday-cloudsoftware, voor onder meer andere HR-activiteiten. De recruitmentaanpak is daarbij nieuw. ‘Maar we wilden naar één geïntegreerde oplossing’, aldus Kooistra. Dat betekent dat alle zowel interne als externe wervingsinspanningen voortaan vanuit één plek worden uitgevoerd en beheerd.

Alle fases van het proces samengevoegd

En daarbij gaat het ook echt om alle processen in het recruitmentproces: van het uitschrijven van de vacature tot de jobposting, en alle fases daarna: reviewen, screenen van kandidaten, interviewen, het baanaanbod, de contracten. In elke fase hebben recruiter én hiring manager nu een overzicht van de status, en verzamelt Workday data waarmee het proces nog verder is te verbeteren.

85.000 kandidaten migreren

Op 3 oktober vond een ‘global roll out’ van het nieuwe systeem plaats. Een ‘big bang’, aldus Jan Heyms van Accenture, die bij het overgangsproces betrokken was. In liefst 77 landen konden recruiters toen niet meer in hun vertrouwde omgeving terecht. Dat was nogal een operatie, aldus Kooistra. ‘We moesten bijvoorbeeld 85.000 kandidaten migreren, van wie 40.000 actief zijn en 45.000 inactief.’

Lokaal maatwerk? Dat kan eigenlijk niet meer

Lokaal maatwerk is nu nauwelijks meer mogelijk bij Philips, stelt Heyms (foto). Er is één wereldwijde template, en recruiters zijn getraind om daarmee om te gaan. HR-mensen zijn wel betrokken in het ontwerp, legde hij uit. ‘Maar de hiring manager is nu in de lead van het proces’, aldus Kooistra. ‘De vacaturehouder bepaalt of een vacature weer vervuld moet worden of niet. De recruiter gaat daarna pas aan het werk. Maar dan nog: de hiring manager moet nu zelf doen wat hij zelf kan doen.’

Manager self-service ‘kan beter’

Hoe de ervaringen daarmee zijn? ‘Wisselend’, erkent Kooistra. ‘Meestal gaat de manager self-service goed. Maar we kunnen het natuurlijk ook nog verbeteren. Vergeet niet: onze managers hebben gemiddeld 1,1 vacature per jaar. Ze hebben dus even tijd nodig om eraan te wennen.’

Begin vroeg met je legal checks

Eén van de lessen die Philips in het proces leerde: start op tijd met je legal checks. In elk land gelden andere wettelijke bepalingen, en vaak moet je ook onderhandelen met vakbonden. ‘Daar kun je niet vroeg genoeg mee beginnen’, zegt Heyms. ‘Anders loop je kans op uitstel. Óf je moet landen uitsluiten van je roll-out, en dat wil je ook niet.’

‘Wij waren gelukkig precies op tijd’, bekent Kooistra. ‘Maar wel nét op tijd…’

De grote winst? Minder administratie!

De grote winst van de overgang? Minder administratie, meer informatie, zegt Kooistra. ‘Recruiters hebben per definitie een hekel aan administratieve taken. Die zijn er nu dus ook bijna helemaal uitgehaald. We hebben minder stadia, minder kliks en het hele proces simpeler gemaakt. Onze recruiters hebben KPI’s, zoals de time-to-fill, die volledig in het systeem geïntegreerd zijn. Er zijn geen andere systemen meer actief. De user experience voor recruiters is dus enorm verbeterd. En dat terwijl we wel meer informatie over het hele proces wereldwijd hebben.’

De volgende fase: integratie met HR-systeem

De volgende fase? Dan wordt de informatie uit het recruitmentsysteem nog beter geïntegreerd met medewerkers-informatie. ‘Zo kan een vacaturehouder al snel zien of er potentieel interne kandidaten voor een functie zijn’, aldus Kooistra, tevreden terugkijkend op 9 enerverende maanden. En wat vinden de kandidaten er eigenlijk van? ‘Dat weet ik nog niet’, zegt hij. ‘Maar ik kan niet wachten tot eind van het jaar de resultaten uit de enquêtes daarover binnenkomen…’