De verschillende delen van de Rijksoverheid gaan – nog meer dan nu – samenwerken aan werving en selectie. Er komt onder meer 1 ATS, zodat kandidaten gedeeld kunnen worden. Hoe gaat dit precies in zijn werk?
De Rijksoverheid is één werkgever, en heeft met ‘Werken voor Nederland’ ook één employer branding-campagne, maar de verschillende onderdelen, van uitvoeringsorganisaties tot departementen, hebben allemaal hun eigen recruitmentproces en recruitmentsysteem. Tot nu toe dan, want recent is een samenwerkingsconvenant ondertekend voor een rijksbrede werving- en selectieoplossing, die de naam WenS heeft gekregen. Zelfs Defensie, formeel geen onderdeel van het Rijk, doet mee.
Samen het ATS vervangen
Aanleiding was het contract met de ATS-leverancier, dat bij een aantal Rijksonderdelen min of meer in dezelfde tijd afliep of nog gaat aflopen. ‘Toen zeiden we: zullen we dat samen gaan vervangen?’, vertelt programmamanager Mano Radema. Dat heeft onder meer als groot voordeel dat zowel interne als externe kandidaten straks makkelijker ‘gedeeld’ kunnen worden, zegt hij. ‘Stel: je solliciteert als ict’er bij het ministerie van Defensie en wordt daar tweede. Dan koppelen we dat straks meteen aan de behoeftes bij andere departementen en vragen we de betreffende kandidaat: zou je het ook leuk vinden om bij die overheidsorganisatie aan de slag te gaan?’
60 à 70 procent van de hele Rijksoverheid
Met het nieuwe systeem komen recruiters onderling veel makkelijker in contact met elkaar, aldus Radema. Op dit moment hebben de shared services-organisaties (SSO’s) van het ministerie van Defensie, Rijkswaterstaat, Dienst Justitiële Inrichtingen, Expertisecentrum Organisatie en Personeel en de Belastingdienst de handen al ineen geslagen. ‘Ik denk zo’n 60 à 70 procent van de hele Rijksoverheid’, zegt de programmamanager. ‘Maar er kan nog meer bij. En dat is de komende jaren ook zeker de bedoeling.’
Foto (vlnr.): Katja van den Berge (Expertisecentrum Organisatie en Personeel), brigade-generaal Arco Solkesz (Defensie), Marijke de Feijter (Rijkswaterstaat), Karin van de Hoef-Reijnders (Belastingdienst) en Tilly Stigters (Dienst Justitiële Inrichtingen) ondertekenen het samenwerkingsconvenant rijksbrede Werving en Selectie oplossing.
Eind 2018 operationeel
De samenwerkende rijksonderdelen hebben afgesproken het nieuwe systeem samen in gebruik te nemen, te beheren en door te ontwikkelen. De nieuwe oplossing moet eind 2018 operationeel zijn, zo is de bedoeling. ‘Maar het kan ook echt eerder zijn’, stelt Radema.
We doen onze behoeftestelling nu allemaal op eenzelfde manier
Processen en taal op elkaar afgestemd
De winst zit hem echter niet alleen in het gezamenlijke systeem, zegt hij, noch in het feit dat kandidaten straks makkelijker te delen zijn. ‘Minstens even belangrijk vind ik dat de processen en de taal die we gebruiken op elkaar afgestemd worden. We doen bijvoorbeeld onze behoeftestelling nu allemaal op eenzelfde manier. Daardoor zijn straks makkelijker rijksbrede rapportages te maken en is een gezamenlijke en gerichte ICT-campagne straks eerder mogelijk. Om maar een voorbeeld te noemen. We leren hierdoor dus ook veel beter onderling communiceren en rapporteren.’
Solliciteren wordt eenvoudiger
Voor sollicitanten wordt solliciteren binnen het Rijk eenvoudiger, zo belooft de nieuwe gezamenlijke oplossing. De interne arbeidsmarkt van de ambtenaren wordt transparanter, en wervingscampagnes en selectiecapaciteit kunnen hierdoor effectiever worden ingezet. Best bijzonder, aldus Radema. ‘Het is namelijk voor het eerst dat binnen het Rijk op HR-gebied op deze manier wordt samengewerkt.’
Het hele projectteam dat betrokken is bij WenS, inclusief leveranciers
Defensie heeft de aftrap
Bij het ministerie van Defensie is inmiddels gestart met de implementatie van het nieuwe systeem. ‘Dit doen we met onze implementatie-squad, die bestaat uit leden van de overige SSO’s’, vertelt Radema. ‘Zo gaat Defensie straks ook meehelpen bij de andere implementaties. Samen uit, samen thuis. Zo willen we lerend vermogen uit de implementatie halen en de samenwerking versterken’, zegt Radema.
‘Voor de recruiter komen meer kandidaten beschikbaar, voor de kandidaat meer banen. Dát is de essentie’
Als de oplossing bij de vijf eerste organisaties is geïmplementeerd, komen daarna misschien ook nog de overige rijksonderdelen die mogelijk aansluiten. ‘Ik heb net gepresenteerd voor alle departementen. Dus die kans op uitbreiding is er zeker.’
Alle randvoorwaarden op orde
Een van de voordelen van het nieuwe systeem is ‘dat we alle randvoorwaarden op orde hebben’, zegt de programmamanager. ‘De Rijksbrede OR heeft ingestemd, de privacy is op orde, er is een financieel model, het beheer is voorbereid, met een belangrijke rol voor P-Direkt, het contract is via Rijksbreed Categoriemanagement verworven en daardoor beschikbaar voor alle Rijksonderdelen, en het is een SaaS-oplossing, waardoor het ook nog eens heel makkelijk is om te installeren.’
Reverse én referral recruitment mogelijk
Bovendien is ‘reverse recruitment‘ mogelijk (waarbij uitgegaan wordt van de kandidaat, in plaats van de vacature), en is het systeem ook voor referrals goed geschikt. ‘We proberen zoveel mogelijk te standaardiseren’, aldus Radema. ‘De voorkant was al aan elkaar geknoopt. Dat is ‘Werken voor Nederland‘. Nu koppelen we daar ook de achterkant van het wervingsproces aan vast. En ons HR-systeem. Aan 2 kanten wordt de vijver hiermee groter. Voor de recruiter komen meer kandidaten beschikbaar, voor de in- en externe kandidaat meer banen. Dát is de essentie.’
‘Geen vergadercircuit’
Hoewel het gaat om een groot overheidsproject, waakt Radema er als programmamanager voor er ‘geen vergadercircuit’ van te maken. ‘We hebben echt een goed, gedreven, kundig en enthousiast team’, zegt hij. ‘Die verdienen een groot compliment. Er wordt hard gewerkt, flexibel, snel, met plezier, vanuit het belang van de kandidaat. En ze beseffen dat de nieuwe generatie anders solliciteert dan de vorige. We proberen aan te sluiten bij de moderne arbeidsmarkt, bijvoorbeeld met videosollicitaties. En we zijn mobile first. Je moet met 1 druk op de knop kunnen solliciteren. We willen het leven makkelijk maken voor zowel de kandidaat als de recruiter.’
De overheid ‘bokst het voor elkaar’: foto van een deel van het team gemaakt tijdens een boksclinic tijdens een workshop
