Een vacature-intake? Voor veel recruiters is het niet meer dan de bestelling opnemen van de hiring manager. Maar wil je effectief kunnen werven, dan is wel iets meer nodig. Hoe doe je dat goed?

Tijdens een recruitment training stel ik aan de groep van 10 recruiters een vraag. “Neem jij altijd een vacature-intake af?” Eén iemand steekt zijn hand op. Is dit, ondanks de grote huidige wervingsproblemen, nog steeds een afspiegeling van hoe het in de praktijk gaat?

Juiste informatie van levensbelang

“If you don’t know what you’re looking for, you will never find it”. Misschien denk je: open deur. Maar gek genoeg toch nog vaak de praktijk. We weten heel vaak niet goed genoeg wie we precies zoeken. En dat terwijl de juiste informatie over het vacature-aanbod en over de doelgroep tegenwoordig van levensbelang is om succesvol te zijn in de kandidaat vinden én verleiden.

Gek genoeg weten we heel vaak niet exact genoeg wie we zoeken

6 redenen om – altijd! – een goede intake te doen

En daar kom je niet zonder goed gesprek – face-to-face of telefonisch. Alvorens ook maar één enkele inspanning te leveren in de werving, is het dus zaak dat je als recruiter altijd eerst eens goed met je opdrachtgever/vacaturehouder praat. En wel om deze 6 redenen:

#1. Het draagt bij aan de Candidate Journey

Denk aan de driehoeksverhouding klant – recruiter – kandidaat. Tijdens het gesprek trigger je niet alleen de klant om het gewenste profiel scherp te stellen. Jij helpt ook jezelf als recruiter om doelgerichter te werven met minder effort en minder af te wijzen kandidaten. En denk ook aan die kandidaat! Hoe fijn is het om een vacature te lezen die tot de verbeelding spreekt met een aantrekkelijk aanbod en een recruiter te spreken die direct antwoord weet op alle vragen. Extra punten voor jou in de candidate journey!

Hoe fijn is het als kandidaat om een recruiter te spreken die direct antwoord weet op alle vragen?

#2. Je wordt er een serieus gesprekspartner van

Daar zit je dan tegenover de (hiring) manager met een formulier van twee kantjes met vragen die je zou moeten stellen. Ik hoor zelfs van recruiters die een vacature-intakeformulier doorsturen als invuloefening. Stop daarmee! Een vacature-intake is geen bestelling die je opneemt en waarbij je vraagt om wel of geen extra frietsaus. Dit is het moment waar jij een echt gesprek aangaat als gelijkwaardige gesprekspartners.

#3. Er is een model met 8 stappen voor

Kan je echt niet zonder het formulier? Noem het dan tenminste een strategiedocument of gebruik een vacature-intake-model, met maximaal 8 stappen:

• bedrijfscultuur,
• ontstaan van de functie,
• samenstelling team en management,
• functie-inhoud,
• functiekenmerken,
• functieaanbod + -perspectief,
• gewenst profiel,
• verwachtingsmanagement.

#4. Je gaat samen toekomstgericht denken

“Quality of hire”, duurzame hires aanstellen, het staat allemaal in de KPI’s. Daarom het advies om tijdens het gesprek en de werving niet alleen op de harde eisen te focussen, maar om de hiring manager uit te dagen. Kijk samen naar de toekomst en het perspectief van de functie en de ideale kandidaat.

Het vacature-intakegesprek is het perfecte moment om verwachtingen te schetsen

#5. Je managet de verwachtingen

Het vacature-intakegesprek is het perfecte moment om verwachtingen te schetsen en te voorkomen dat je werkzaamheden dubbel doet. Check of er nog silver-medal-kandidaten in het vizier zijn en achterhaal welke wervingsacties mogelijk al zijn ingezet. Stem concreet de sollicitatieprocedure af, noteer samen outputdeadlines en blok alvast gesprekstijden in de agenda van de manager voor de sollicitatiegesprekken. 

#6. Je krijgt eindelijk een goede vacaturetekst

Als je tijdens de vacature-intake echt goed doorvraagt, heb je ineens input voor een goede vacaturetekst. Je vindt er bijvoorbeeld de woorden bij de cultuur, het team en het onderscheidende werkgeverschap. En als je het goed doet, heb je ook meteen genoeg achtergrondinformatie om alle loze containerbegrippen te vermijden, of om ze goed uit te leggen. ‘Flexibel’? ‘Dynamisch?’ Nu weet je wél wat het inhoudt voor deze ene specifieke vacature.

Recruitment is geen rocket science!

Is het zo simpel? Misschien wel. Recruitment is geen rocket science! Doe wat je doet in jouw recruitmentproces met iets meer aandacht dan gemiddeld, scherp je eigen vaardigheden aan als professional en je bent weer een stap dichterbij in het succesvol werven van talent.

Over de auteur

Ellen van Dieren is zelfstandig recruitmenttrainer en geeft onder meer trainingen over het belang van de vacature-intake.

Meer weten over vacature-intakes?

Volg de Leergang Recruitment bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie.