Via een mailtje een ideale kandidaat benaderen? Kies de juiste woorden en je verhoogt de kans op een positieve respons zomaar met 30 procent, blijkt uit recent onderzoek.

Ken je dat? Heb je net de ideale kandidaat voor je team gevonden, stuur je hem of haar een mailtje om eens kennis te komen maken, krijg je meteen als antwoord terug: ‘geen interesse’. Of erger nog: de silence treatment. Oftewel: je krijgt helemaal geen antwoord. De Amerikaanse recruitmentautomatiseerder Entelo besloot om eens uit te zoeken waar dat nou ligt, en of er misschien iets aan te doen valt.

Een paar vrij universele lessen

Het bedrijf besloot daarvoor een kijkje te nemen in de eigen database en te kijken welke mailtjes van recruiters nou het meest geopend worden, en welke het meest respons opleveren. Daar bleken een paar vrij universele lessen uit te komen die voor vrijwel iedereen toepasbaar zijn.

#1. Schrijf uit naam van de vacaturehouder

De eerste les: stuur de mail niet uit je naam als recruiter, maar het liefst uit naam van een potentiële collega van degene aan wie je hem stuurt, of uit naam van de vacaturehouder. Zulke e-mails hebben een 1,7 keer zo grote kans om geopend te worden als een mailtje van een recruiter.

#2. Kopieer nooit klakkeloos de vacaturetekst erin

Belangrijk: de vacaturetekst letterlijk in de mail kopiëren is zinloos. Sterker nog, alleen al de functie-eisen in de mail opnemen kan de respons al met tot wel 80 procent verminderen. Dat is het laagste van alle mails die Entelo heeft getest.

#3. Vraag nooit om een cv

Een mailtje is bedoeld om contact te maken met de kandidaat; een cv vragen komt daarentegen over als onpersoonlijk, en vraagt bovendien extra inspanning van de kandidaat. Vragen om een cv is dus ook, net als het opnemen van functie-eisen, een responsbreker van jewelste.

#4. Begin niet meteen over geld

Mailtjes waarin al meteen een opmerking over het salaris wordt gemaakt hebben de neiging minder te responderen dan mailtjes waarin daarover niets is opgenomen. Datzelfde geldt voor opmerkingen over bijvoorbeeld de work/life balance.

#5. Graag wel een paar complimenten

Wat het dan wel weer heel goed doet, zijn een paar complimenten. Meld dat iemand een ‘indrukwekkend’ cv heeft, of ‘erg goed’ in het team zou passen, en de responsratio van je mailtjes schiet naar boven.

#6. Vermijd clichés

Het klinkt misschien als een open deur, maar in heel veel mailtjes gaat het toch nog mis: ze bevatten een overdaad aan dooddoeners, jeukwoorden en clichés. Gebruik je zulke woorden, dan lijkt het soms net of een robot de mail geschreven heeft. En dat kan toch niet de bedoeling zijn.

#7. Wees informeel

Wil je dat kandidaten positief op je mailtje reageren, dan helpt het om de bal bij jezelf te houden. Als je hen vraagt om jou meer te vertellen, is de kans op respons meteen een stuk kleiner. Als je daarentegen vertelt dat je hen graag meer vertelt, stijgt de kans op antwoord juist sterk. Zeker als je het informeel houdt (‘Zullen we een kopje koffie doen, dat ik je er dan meer over vertel?’).

#8. Denk aan je timing

Ook timing blijkt belangrijk. Wees niet te specifiek, maar liever een beetje flexibel, aldus het onderzoek. Vraag bijvoorbeeld niet of je ‘morgen’ mag bellen, dat schrikt immers veel ontvangers af. Maar als je zegt ‘ergens deze week’, dan klinkt het velen alweer een stuk sympathieker in de oren, zo blijkt.

#9. Vraag níet om referrals

Referrals zijn een belangrijke wervingsbron, maar juist níet als je zelf kandidaten sourcet. Als je een ideale kandidaat gevonden hebt, en hem of haar vraagt of hij of zij ook nog misschien iemand anders weet, komt dat in elk geval niet zo goed over. Het kan je antwoordratio met wel 48 procent verminderen.

#10. Nog even doorzetten, één mail is zelden genoeg

Als laatste tip, als je toevallig geen antwoord mocht krijgen op je zorgvuldig gecomponeerde mailtje: probeer het gewoon nog eens. Het blijkt een van de beste dingen die je kunt doen om de responsratio te verhogen. Sterker nog: recruiters die follow-up mailtjes gebruiken, ontvangen gemiddeld wel 50 procent meer respons dan anderen die dit niet doen.

Nog meer respons? Kom naar TA Live

Op zoek naar nog maar respons op je e-mails? Op Talent Acquisition Live op 20 september legt Sofia Broberger, tech recruiter bij Bonnier Broadcasting, uit hoe zij het voor elkaar krijgt. Haar gerichte mails aan developers worden door 2 op de 3 geopend, dankzij goede content én context.

Schrijf je hier in om haar geheim te horen.