Een kick-ass candidate experience op dag 1 direct weer om zeep helpen? Dat wil niemand. Maar hoe voorkom je dat een nieuwe medewerker al spijt krijgt op de eerste dag dat hij of zij bij jullie de deur binnenstapt?

Het is vandaag 1 november, en dus zal het weer veel mensen gebeuren: een eerste werkdag. Ken je dat zelf nog? Ellenlang wachten op een bezoekerspas bij de receptie omdat je toegangspas nog gemaakt moet worden. Je laptop niet gereed, je account werkt nog niet en een mailadres moet nog worden aangemaakt. En de collega die je ontving moet onverwachts een meeting in. ‘Duurt hooguit een uurtje…’

‘Ga je maar alvast even inlezen’

Daar zit je dan. Ongemakkelijk in een hoekje wat random aan elkaar geniete documenten door te bladeren die snel uit de kast zijn getrokken om je bezig te houden. ‘Ga je maar alvast even inlezen.’ Wie heeft die zin nog nooit gehoord op een eerste werkdag? So much for the candidate experience…

Kandidaat getekend? Mooi, armen over elkaar!

Als bedrijven al nadenken over een goede candidate experience, dan houdt dat bij hen vaak op zodra het contract getekend is. Ze trekken alles uit de kast om kandidaten te verleiden om voor hen te komen werken, maar eenmaal getekend neemt de gretigheid ineens af. Zo, die is binnen, back to business.

‘Vooral hiring managers beseffen vaak niet dat de eerste werkdag net zo goed een candidate experience is’

Vooral bij hiring managers en directe collega’s ontbreekt vaak het besef dat de eerste werkdag net zo goed een candidate experience is. En dat is een gemiste kans, ook voor recruitment. Want voor je het weet wordt de betrokkenheid die tijdens het sollicitatieproces zorgvuldig is opgebouwd in 1 dag alweer de nek omgedraaid en wil de kandidaat eigenlijk niets liever dan meteen weer vertrekken.

Engagement is key

Helaas is dat wel wat er vaak gebeurt. Zo geeft 51% van de organisaties aan dat het merendeel van de uitstroom van medewerkers in de eerste zes maanden van het dienstverband plaatsvindt. En dat is zowel frustrerend als onnodig.

Onboarding is de basis voor het engagement van een nieuwe medewerker

Onboarding is dan ook een core element van je employer branding en recruitmentproces. Het is de basis voor het engagement van een nieuwe medewerker. En dat is in dit tijdperk essentieel om productiviteit, motivatie en resultaten te borgen. Zo is al jaren bekend dat Zappos medewerkers betaalt om te vertrekken als ze zich na de eerste maand nog niet op hun gemak voelen binnen het bedrijf.

Maar hoe dan wel? 5 tips

Maar hoe doe je dat dan wel, van die eerste werkdag een feestje maken? Hoe zorg je dat het niet blijft bij gezamenlijk koffie drinken en dan allemaal weer snel aan de slag? Laten we daarvoor eerst even kijken naar de doelen van onboarding:

1. De betrokkenheid van de kandidaat vergroten,
2. De kandidaat zo snel mogelijk productief krijgen,
3. De kandidaat een beeld geven van de visie, missie, kernwaarden & cultuur van het bedrijf en
4. van zijn eigen rol, doelstellingen en verantwoordelijkheden.

Hier 5 tips om met je hiring manager te delen:

#1. Zorg voor een draaiboek

Maak samen met directe collega’s een first-workday-journey waarin je elke activiteit voor de nieuwe medewerker plant. Of het nu een mailtje is van recruitment of een telefoontje van de hiring manager: vertel de kandidaat tot in detail wat de planning is van de dag, van A tot Z. Bij LinkedIn hebben ze een onboarding roadmap die de nieuwe medewerker niet alleen nauwgezet door de eerste werkdag, maar zelfs door de gehele eerste maand loodst.

Bij LinkedIn hebben ze zelfs een onboarding roadmap die de nieuwe medewerker door de hele eerste maand loodst

#2. Niet lezen, maar wezen

Een eerste werkdag is hoe dan ook awkward voor een nieuwe medewerker. Schotel hem of haar daarom geen ellenlange documenten voor, maar laat de dag een belevenis zijn: ontmoeten, zien, vertellen, luisteren en ervaren. Overvoer de hire niet met opgesomde inhoud in een mooie powerpoint, maar laat de purpose, pleasure en waarden zien op de werkvloer. Beloof je een open werksfeer? Een innovatieve werkomgeving? Ontwikkelmogelijkheden? Show it met verhalen, tools of activiteiten.

#3. Maak collega’s vrij

Koppel een onboarding-buddy en/of een inhoudelijke mentor aan de kandidaat vanaf de eerste minuut. Laat hen tijd vrijmaken in hun agenda. Zoals ze bij Ikea zeggen: ‘Aandacht maakt alles mooier’. De eerste kop koffie moet al spot-on zijn en vanaf dat moment elke activiteit van de dag. Plan een teamlunch en wissel persoonlijke missies uit. Geen gegoochel met functietitels en afdelingsnamen, maar simpelweg: waarom werk ik hier? Wat drijft mij? Leuk!

#4. Meteen aan de slag

Niets is dodelijker dan een nieuwe medewerker die de eerste dagen dolend door het pand loopt omdat hij niets kan. Webstek Quora hecht als innovatief techbedrijf bijvoorbeeld grote waarde aan snelle productiviteit. Hun onboardingproces is volledig ingericht op het doel nieuwe medewerkers binnen 1 week een realistisch project getackeld te laten hebben, gebaseerd op haalbare activiteiten en taken. Dit kan alleen als een medewerker direct uit de startblokken kan en niet moet wachten op een haperend startpistool. Zorg dus voor de juiste autorisaties en middelen op dag 1. Waarom lukt dat zoveel bedrijven nog niet?

Bij QUora moeten nieuwe medewerkers binnen 1 week een realistisch project getackeld hebben

#5. Verras!

Als laatste tip: verras je nieuwe medewerker! Als het goed is weet je uit doelgroepanalyse (persona‘s) of het sollicitatiegesprek wat hem of haar drijft. Maak daar gebruik van als je nadenkt over iets leuks om de kandidaat verbluffende momenten te bezorgen op de eerste werkdag. Dat zit hem vaak in kleine dingen. Zo geeft het Amerikaanse advocatenkantoor Perkins Coie LLP medewerkers op de eerste werkdag een BINGO-lunchkaart die ze kunnen gebruiken om tijdens de eerste drie maanden lunches te plannen met collega’s en managers.

Juichend naar huis

Beeld je eens in. Je partner heeft een nieuwe baan. Wat vraag je als eerste als hij of zij ‘s avonds thuiskomt? “En hoe was het?” Toch? Laat een nieuwe medewerker dus vol energie thuiskomen. Met verbazing. Met mooie verhalen. En met het gevoel dat hij (of zij) de baan van zijn leven heeft getroffen.

Laat een nieuwe medewerker dus vol energie thuiskomen. Met verbazing. Met mooie verhalen.

Het is echt heel simpel. Wees je bewust van de impact die een eerste werkdag heeft op hem of haar, maar net zo goed voor je bedrijf en jezelf als collega. En handel daarnaar, proactief. Met een plan en toewijding.

Dit blog is geschreven door Jeroen Moerenhout, zelfstandig Consultant Arbeidsmarktstrategie bij Leefvermaak, gespecialiseerd in conceptontwikkeling voor recruitment en talentmanagement. Jeroen schrijft en blogt over de toekomst van werk.

Lees meer van Jeroen:

• Laat dat schaap met 5 poten toch lekker grazen
• Waarom de beste kandidaat zelden het perfecte cv heeft
• Waarom je de beste kandidaten niet met geld lokt, maar met vuur