Als een medewerker vertrekt, wordt vaak meteen een vacature online gegooid. Maar waarom zou je niet eerst intern kijken? Daar schuilen dikwijls de beste kandidaten.

Dat externe kandidaten een streepje voor hebben bij sollicitatieprocedures? Heel verwonderlijk is het natuurlijk niet. Ze hebben op het oog vaak de beste papieren. Hun ervaring lijkt nét wat spannender dan die van interne kandidaten, hun CV bevat nét iets meer wat de bestaande kennis in de organisatie zou kunnen aanvullen, en daarbij komt: wat je van ver haalt is altijd nét wat lekkerder, en het gras aan de overkant is altijd nét wat groener. Je hoopt op een frisse wind, en die denk je zelden in je eigen organisatie te vinden.

Het motiveert de hele organisatie

Toch is het onverstandig een ontstane vacature meteen online te gooien. De beste kandidaten voor een functie zijn immers vaak allang in de organisatie aanwezig. En dat niet alleen, ook voor de organisatie als geheel is het essentieel bij een vacature eerst goed binnen rond te kijken, voordat je de blik naar buiten richt.

De hele organisatie gaat een stapje harder lopen als je laat zien dat je intern promotie kunt maken

Je laat daarmee immers zien dat je oog hebt voor doorstroming, wat ook de rest van het personeel motiveert. De hele organisatie gaat een stapje harder lopen als ze zien dat het mogelijk is intern promotie te maken.

De voordelen zijn legio

Waarom zijn interne kandidaten vaak de ideale sollicitanten? Daar zijn best een paar redenen voor te verzinnen:

#1. Het zorgt voor een goede fit

De medewerker is bekend met de organisatie en de bedrijfscultuur. Hierdoor is de kans op een slechte cultural fit aanzienlijk kleiner.

#2. Het scheelt inwerktijd

Iemand die vanuit een interne positie doorschuift, heeft het voordeel niet volledig ingewerkt te hoeven worden. Hij of zij kent de mensen, de regels en de werkwijze. Hij of zij weet bij wie hij moet zijn om dingen voor elkaar te krijgen.

#3. Het levert meer loyaliteit op

Promotiekansen kunnen bijdragen aan de loyaliteit van werknemers. Ze zien immers dat doorgroeien in de organisatie mogelijk is.

#4. Het kan veel sneller

Een vacature intern vervullen hoeft veel minder tijd te kosten dan een externe sollicitatieprocedure. De tekst hoeft niet veel uitleg te bevatten, omdat de doelgroep de organisatie en werkzaamheden al kent. Ook kun je de vacature makkelijk verspreiden via een all-users-mailtje of via intranet.

#5. Het scheelt veel geld

Intern werven kost (bijna) geen geld. Je bent geen geld kwijt aan vacatures op dure websites of aan werving- en selectiebureaus; de kandidaten zitten bij wijze van spreken al klaar in je wachtkamer.

#6. Interne kandidaten presteren beter

Kandidaten die van buiten komen, krijgen doorgaans beter betaald dan interne doorstromers. Maar hun presteren valt meestal tegen, blijkt uit onderzoek van Matthew Bidwell voor de Wharton-universiteit. Bij beoordelingsgesprekken in de eerste 2 jaar doen kandidaten van buiten het een stuk minder goed dan interne baanwisselaars. Ze worden er bovendien vaker uitgegooid of stappen vaker zelf op.

Kandidaten van buiten presteren in de eerste 2 jaar een stuk minder dan interne baanwisselaars

Oké, er zijn ook nadelen

Oké, intern werven levert natuurlijk niet alleen voordelen op. En het kan ook echt niet altijd. Als iemand intern doorschuift, levert dat elders vanzelfsprekend een vacature op. Je moet dus voorkomen dat je door het ene probleem op te lossen, het andere creëert. Ook kan het frustrerend en tijdrovend zijn eerst intern te zoeken, en vervolgens erachter te komen tóch naar buiten te moeten. Te veel nadruk op intern werven kan bovendien zorgen voor ‘tunnelvisie’ en group thinking, waardoor je uiteindelijk niet meer de juiste mensen op de juiste plek hebt.

Hoe groter het bedrijf, hoe mínder interne kansen

Uit het eerdergenoemde onderzoek van Bidwell blijkt – paradoxaal genoeg – dat in grotere bedrijven de kans op interne promotie zelfs minder is dan in kleinere organisaties. Ondanks dat ze per definitie te maken hebben met meer kansen op interne promoties, en ondanks dat ze per definitie ook een grotere pool kandidaten hebben om uit te kiezen, grijpen grote bedrijven blijkbaar toch eerder naar de reflex van een vacature extern zetten, zeker bij belangrijke functies.

paradoxaal genoeg is In grotere bedrijven de kans op interne promotie het kléínst

Integratie wordt onderschat

Ten onrechte dus, stelt Bidwell. ‘Bedrijven zouden meer tijd moeten besteden aan interne promoties. Vacaturehouders kunnen verleid worden door een fris perspectief of een indrukwekkend CV, maar ze hebben de neiging te onderschatten hoe moeilijk het is om nieuwe mensen te integreren.’

´Vacaturehouders neigen te onderschatten hoe moeilijk het is om nieuwe mensen te integreren’

Hoe moet het dan wel?

Waar op te letten als je nieuwe medewerkers intern zoekt? We noemen zes stappen.

#1. Maak eerst een afweging

Kunt u überhaupt de juiste mensen vinden in uw organisatie? Komen er functies met enig raakvlak voor?

#2. Stel een korte, bondige vacaturetekst op

Vernoem – indien relevant – ook waarom de positie is vrijgekomen. Wees open en transparant over werkzaamheden, verantwoordelijkheden en andere verplichtingen.

#3. Verspreid de vacature via de interne kanalen

Zorg dat iedere potentieel geïnteresseerde kandidaat in de organisatie de vacature ook daadwerkelijk ontvangt. Dit kun je doen door bijvoorbeeld een memo te sturen aan het hele bedrijf. Kijk dus niet alleen naar de mensen van de afdeling van de vrijgevallen functie; ook elders in de organisatie kan best verborgen talent rondlopen. En een briefje op het prikbord bij de koffiemachine is zelden genoeg om iedereen te bereiken.

#4. Raadpleeg het interne beoordelingssysteem

Je kunt een vacature intern bekend maken, maar je kunt natuurlijk ook zélf op zoek naar geschikte kandidaten die al binnen rondlopen. In het ideale geval heeft je organisatie een beoordelingssysteem, waarin precies te vinden is wat in loopbaangesprekken is afgesproken en welke ambities een medewerker heeft. Waarom zou je daar in geval van een vacature niet eens wat meer gebruik van maken? Het voorkomt frustratie bij de medewerker die denkt aangegeven te hebben graag iets nieuws te gaan doen, maar vervolgens wel gepasseerd te worden.

#5. Selecteer de meest geschikte kandidaten

Na de (zowel actieve als passieve) vacatureperiode is het tijd om te kijken hoe geschikt alle kandidaten werkelijk zijn. Je kunt aan deze stap overigens ook externe sollicitanten toevoegen, mocht je beide wervingsmethoden willen combineren.

#6. Communiceer, communiceer, communiceer

Heb je eenmaal een keuze gemaakt, dan is het zéker in het geval van interne kandidaten extra belangrijk om het goed te communiceren. Is een interne kandidaat het níet geworden, dan moet je immers toch nog samen verder. En demotivatie ligt dan op de loer. Is er misschien toch nog een verdieping aan zijn of haar baan mogelijk?

Als je wél met de interne kandidaat verder gaat, communiceer ook direct over de vrijgekomen plek, mocht je deze opnieuw door iemand uit de eigen organisatie willen laten opvullen. Het geeft kans eindelijk eens te werken aan wat al jaren als een grote belofte wordt gezien: een echt strategische personeelsplanning.

Dit artikel is geschreven mede met dank aan Bas van Vliet, contentmanager bij Mijn Sales Recruiter.

Lees ook

• De beste manier om interne kandidaten te vinden? Het prikbord