Hoe een pijplijn aan talent voorziet in 43% van de wervingsbehoefte van Felix en Bonzo

Een pijplijn aan talenten klaar hebben staan kan zeer rendabel zijn, blijkt uit de case study van het bedrijf achter Felix en Bonzo. Bijna de helft van de vacatures werd er zo vervuld, nog voordat ze ontstonden.

felix pijplijnDat het rendabel kan zijn om al contact met goede kandidaten te onderhouden, ook als je géén vacatures hebt, dat mag bekend verondersteld worden. Maar de resultaten die Nestlé Purina Petcare met zijn ‘pijplijn’ aan klaarstaande talenten boekt zijn wel zeer uitzonderlijk. Het bedrijf, bekend van diervoedermerken als Gourmet, Felix en Bonzo, dankt er een time-to-fill aan van soms letterlijk 0 dagen.

Resultaten om te likkebaarden

En als dat resultaat nog niet om te likkebaarden is, dan is het wel de 43 procent aan vacatures die het bedrijf met de eigen pijplijn weet te vervullen nog voordat er überhaupt maar een vacature ontstaan is. Niet zo verwonderlijk overigens, als je bedenkt dat in de database wel een miljoen namen van mogelijke kandidaten zitten, met wie contact wordt onderhouden, van wie meer dan 90 procent (!) de mailtjes van het bedrijf opent.

FELIX laptop

Iedereen herkent wel wat FELIX hier nu doet. Wat doet jouw rakker om jouw aandacht voor zich te winnen?

Posted by Purina FELIX on Friday, 9 February 2018

‘Pre-behoefte-strategie’

Dr. John Sullivan kreeg een kijkje in de resultaten van de ‘pre-behoefte-strategie’ van het bedrijf. De recruitmentgoeroe is al langer een groot fan van een dergelijke aanpak, vanwege de vele voordelen die eraan zitten. Maar bedrijven die meer dan 20 procent van hun wervingsbehoefte ermee voldoen, kwam hij nog niet veel tegen. Juist daarom was hij ook zo aangenaam verrast door de resultaten van Nestlé Purina Petcare.

Die resultaten, samengevat:

  • Hogere kwaliteit en meer diversiteit. ‘Doordat we de open vacature vóór zijn hoeven we niet achter kandidaten aan te jagen. Daardoor kunnen we strenger zijn in ons recruitmentproces en is de kwaliteit en de diversiteit hoger’, aldus het bedrijf zelf.
  • Hogere acceptatiegraad. Omdat er meer tijd is om een relatie op te bouwen, is het een zeldzaamheid dat kandidaten een aanbod afslaan
  • De time to fill kan 0 zijn. Door de pijplijn goed te onderhouden, is de time-to-fill soms letterlijk 0 dagen. Sullivan noemt het voorbeeld van een fabrieksuitbreiding, waarbij 22 vacatures voor een productieoperator binnen een dag waren vervuld. Een functie waar een gemiddelde van 50 dagen voor staat.
  • Managers zien de impact. Het kost weinig moeite om managers van de noodzaak van de pijplijn te overtuigen, omdat ze de grote impact ervan zien op hun eigen werk.
  • Het werkt voor allerlei functies. Bij Nestlé Purina is er een pijplijn voor sales, klantenservice en fabrieksmedewerkers. Zelfs de audit-afdeling begint mee te doen.
  • Het werkt met data. Met een levendige pijplijn aan talenten kun je goed in de gaten houden welke benadering het beste scoort en daar je aanpak op aanpassen.

Hoe lukt ons dat ook?

Mooi verhaal, maar wat kunnen andere bedrijven ervan leren? Volgens Sullivan dankt Nestlé Purina de resultaten aan de volgende stappen:

  • Voorspel je behoefte. Probeer aan het begin van het jaar zo nauwkeurig mogelijk in te schatten hoeveel vacatures je gaat krijgen, en vooral ook: waar.
  • Gebruik de beste bronnen om je pijplijn te vullen. Referrals en boemerang-kandidaten zijn vaak de beste kandidaten, aldus Sullivan. Ook als je geen eersteklas werkgeversmerk hebt, loont het daarom om een pijplijn op te bouwen, zegt hij
  • Vorm een reservebank en hou hen betrokken. Nestlé Purina testte de meeste kandidaten al voordat ze in de pijplijn terecht kwamen. Zo werden ‘reservebanken’ per regio gevormd. Via een excellent CRM-systeem werden de kandidaten vervolgens betrokken bij de organisatie gehouden.
  • Automatiseer je contact. Eenmaal in de pijplijn kregen kandidaten automatisch op hun behoefte afgestemde communicatie, die steeds de belangrijkste pullfactoren van de individuele kandidaten aanspraken.
  • Push regelmatig je vacatures. In de eens per kwartaal verschijnende e-mailnieuwsbrief worden gepersonaliseerde (nog te ontstane) vacatures aangeboden. Dat leidde soms al in de eerste week tot 900 nieuwe sollicitanten, bij een gemiddelde van meer dan 300 in één week.
  • Zorg dat je weet wat buiten gebeurt. Nestlé onderhoudt niet alleen zijn eigen pijplijn, maar kijkt ook naar de rest van de markt, bijvoorbeeld naar ontslagen bij concurrenten. Via LinkedIn en Facebook wordt talent getarget om in het netwerk opgenomen te worden.

dr john sullivanTopteam dat verder wil versnellen

Volgens Sullivan heeft Nestlé Purina met een topteam een topprestatie in recruitment weten neer te zetten. ‘Een voorbeeld voor vele anderen’, zegt hij. In de toekomst wil het Nestlé-team nog verder inzetten op een sneller proces, bijvoorbeeld door kandidaten minder lang te laten wachten voordat ze worden getest. Ook wil het bedrijf meer ‘virtuele solicitatiegesprekken’ mogelijk maken en de aanpak over nog meer afdelingen uitspreiden.

‘Laat geen vreemden binnen’

Gevraagd naar de meest effectieve bronnen van recruitment, noemt Sullivan altijd zaken als referrals en boemerang-recruitment. Wat al die strategieën gemeen hebben laat zich volgens hem samenvatten als: ‘Laat geen vreemden binnen, maar alleen bekenden’. De pijplijn-aanpak past ook prima binnen die filosofie. ‘De vroege identificatie van potentieel talent geeft een bedrijf volop tijd om dat talent te leren kennen. En zij jou. Zodra je ze dan benadert voor een baan, zijn ze geen vreemden meer voor je. En jij niet meer voor hen. De pijplijn-aanpak geeft je de tijd mensen ervan te overtuigen dat ze voor je willen werken.’

‘De pijplijn-aanpak geeft je de tijd mensen ervan te overtuigen dat ze voor je willen werken’

En, óók heel belangrijk, aldus Sullivan: ‘Het feit dat je vacatures letterlijk kunt vervullen nog vóórdat ze ontstaan betekent ook dat je veel minder productieverlies kent. En dat betekent weer minder frustratie bij de hiring managers. Met zo’n resultaat op je inspanning vind ik het een raadsel dat niet meer recruiters deze aanpak volledig omarmen.’

Lees ook:

Arjan Spies (Fabory): ‘Uit je recruitmentsite is zó veel meer te halen’

Wat als je eens afstapt van post & pray en er post & play van maakt? Het is maar één letter, maar tegelijk een wereld van verschil, zegt Arjan Spies. Op Werf& Live legt hij uit hoe hij dat bij de Fabory Group heeft vormgegeven.

arjan spies faboryIedere zichzelf respecterende organisatie heeft tegenwoordig wel een eigen recruitmentsite. Maar halen ze er allemaal evenveel resultaat uit? Volgens Arjan Spies, Manager Talent Acquisition bij de Fabory Group, is dat zeer de vraag.

De technische groothandel, wereldwijd groot in bevestigingsmaterialen (’bouten en moeren’, zoals Spies het zelf uitdrukt) heeft op jaarbasis zo’n 250 vacatures. Sinds Spies de eigen online data als uitgangspunt koos, en zich besloot volledig te richten op de eigen werkenbij-site, in plaats van op werving- en selectiebureaus, lukt het hem steeds beter die vacatures te vervullen. Op Werf& Live vertelt hij er meer over. Hier alvast een voorproefje.

wd-40> Hoe kun je meer resultaat uit je recruitmentsite halen?

‘Ik vergelijk het wel eens met die multispray WD-40, dat anti-roestmiddel. Iedereen heeft het wel in huis, maar als je dan vraagt: wat doet het? Dan blijft het vaak stil. Er zitten veel factoren aan goed recruitment, er is niet één succesfactor, maar je carrièresite is meestal wel de eerste kennismaking voor een kandidaat. Het is je etalage, voor elke doelgroep. Zelfs als je extern kandidaten sourcet. Daar moet dus ook je inspanning op gericht zijn.

‘als je goed de effectiviteit van je site meet, heb je veel meer knoppen om aan te draaien’

Slechts weinigen meten de effectiviteit van de recruitmentsite. Maar als je dat goed doet, heb je veel meer knoppen om aan te draaien. Wat klikt men aan? Hoe lang blijft iemand ergens zitten? En hoe verschilt dat per land? Dan wordt het veel leuker om hiermee bezig te zijn. En zul je ook vanzelf meer resultaat zien.’

> Kun je een kijkje in jullie keuken geven?

‘Toen ik 3 jaar geleden werd gevraagd voor deze rol was ik zelf een van degenen die altijd denkt: hoe moeilijk kan het zijn om nieuwe mensen te vinden? Inmiddels weet ik beter. Soms zit verbetering in de details. Wij doen werving en selectie voor 12 landen. Onze werkenbij-site was aanvankelijk echter alleen in het Nederlands. Inmiddels komt 80 procent van onze werving via onze eigen site. We doen bijna geen direct sourcing meer.

‘Inmiddels komt 80 procent van onze werving via onze eigen site’

De site is in 2015 live gegaan, het eerste jaar hadden we 90.000 unieke bezoekers, en inmiddels gaan we over de 120.000 heen. Dan wordt het interessant om ook nader in te zoomen: uit welke regio’s komen ze? Welke woorden slaan aan? We weten exact welke kanalen renderen, en wat onze time-to-fill is, zelfs per team. Als je het zo doormeet, zie je ook steeds beter wat je een hiring manager kunt beloven qua respons. En je leert er zelf ook veel van. Daarom komen we in juni ook weer met een volledig vernieuwde site, waar bijvoorbeeld veel meer video inzit.’

> Wat is daarbij je grootste uitdaging?

‘Gek genoeg is dat voor mij de vraag: hoe hou je het menselijk? Omdat wij puur leunen op inbound recruitment moet het proces erachter heel menselijk zijn, vind ik. Daarom zijn we ook afgestapt van alle automatische mails, behalve de ontvangstbevestiging van een sollicitatie. Als mensen de moeite nemen om bij ons te solliciteren, moet je daar dankbaar voor zijn, vind ik, en moet je dus niemand geautomatiseerd afwijzen.’

> Wat kunnen we verwachten van jullie nieuwe site?

‘De site wordt onder meer volledig gepersonaliseerd naar de bezoeker. We zullen de site ook selectiever maken en meer laten zien op welke competenties je als kandidaat geassesst zult worden. Van de huidige site komt 70 procent van de content niet meer terug, omdat hij vrijwel nooit bezocht werd.

‘Van de content op de huidige site komt 70 procent niet meer terug; vrijwel niemand bezocht die ooit’

Het is volgens mij een interessant verhaal: hoe ga je van een gebroken proces in 12 landen naar 1 verhaal, 1 proces voor iedereen? Met daarin nog steeds wel ruimte om het lokaal anders te kunnen maken? Het heeft ons bovendien een enorme besparing opgeleverd. Toen ik begon deden we 98% van onze werving en selectie via derde partijen. Nu nog maar een enkeling. Daar wegen de kosten van de investering ruimschoots tegenop.’

Kom naar Arjan, op 17 mei

Arjan Spies verzorgt op 17 mei op Werf& Live de impactsessie Hoe kun je recruitment veranderen door 1 letter aan te passen? Benieuwd naar het hele verhaal? Of wil je Arjan het hemd van het lijf vragen? Aanmelden kan hier. Dan vieren we meteen het 10-jarig bestaan van Werf&!