Recruiten voor diversiteit is niet makkelijk. Maar het kan wél, betoogt Annelies Graafland. Vraag je vacaturehouder daarom niet: wíe zoek je? Vraag liever: wát zoek je? ‘Zo help je hem of haar het beste uit het team te halen.’

Iedere recruiter kent het. De hiring manager die een simpel mailtje stuurt met de tekst: ‘graag weer een Japie’. Behalve dat je natuurlijk geen 3D-printer hebt staan noch een kloonprogramma kunt starten in het kopieerhok is dit een van de meest frustrerende vragen die een hiring manager jou als recruiter kan stellen. En wel om de volgende 3 redenen:

Japie was perfect toen Japie solliciteerde – maar de organisatie, het team en de functie zijn sinds die tijd natuurlijk al veranderd.
De rol en functie van Japie is al ingenomen – Japie vervult een rol in het team die blijkbaar heel goed wordt ingevuld en waar Japie zich volledig kan ontwikkelen. Japie 2 zal dan altijd Japie 2 blijven. Niemand wil nummer 2 zijn.
Hoe kan iedereen zich nu prettig voelen bij Japie? En wat gaat dit betekenen voor het team van Japie als er twee Japies rondlopen? Too much of a good thing is ook too much.

Alles verandert

Organisaties veranderen. Teams veranderen. De business verandert. De klant verandert. Iedereen die werkt heeft een klant. Soms een externe, soms een interne. Denk aan het klantenbestand van een accountants- of een advocatenkantoor. Als het klantenbestand niet verandert, kan het kantoor ook niet groeien.

Niet langer altijd lyceum en Leiden

Toen Loyens & Loeff haar standaard recruitmentproces omgooide en niet langer alleen maar wierf op lyceum, Leiden en ‘typetjes’ Loyens en Loeff veranderde de organisatie vanzelf. Er kwamen nieuwe impulsen en nieuwe netwerken en dus ook nieuwe klanten.

werken aan diversiteit helpt organisaties mee te komen in de disruptieve samenleving

Mary de Gaay Fortman veranderde de cultuur door als vrouw níet parttime te gaan werken bij Houthoff Buruma. Zelfs nadat haar laatste kind geboren werd, nam ze de rol van managing partner in. Dit had direct weerslag op andere vrouwen en zo werd het niet meer vanzelfsprekend dat vrouwen parttime gingen werken. Kortom, werken aan diversiteit helpt organisaties mee te komen in de disruptieve samenleving waarin alles verandert en niets meer hetzelfde is.

Teams vullen elkaar aan

Ten tweede; teams bestaan altijd uit verschillende mensen die elkaar aanvullen. Zij nemen andere rollen in en dragen allemaal op een andere manier bij. Voor werkgeluk is het belangrijk dat mensen van toegevoegde waarde kunnen zijn en de waardering hiervoor krijgen. Wanneer je goed bent in A, maar iemand anders is beter in A, dan zul je altijd nummer 2 blijven. De kans dat iemand dan langer bij een organisatie blijft is klein.

Huisarts in de Schilderswijk

Ten derde: de klanten, intern en extern. Ook zij hebben voorkeuren, aannames en een culture voorkeur die meespeelt in hoe zij de dienstverlening ervaren. Denk hierbij aan een patiënt in het ziekenhuis die geen Nederlands spreekt en wel Arabisch. Je kunt dan familie, echtgenoten en kinderen vragen om te vertalen en uit laten leggen wat er aan de hand is.

Ook klanten hebben voorkeuren, aannames en een culture voorkeur die meespeelt in hoe ze de dienstverlening ervaren

Vandaag hoorde ik hiervan een voorbeeld. Een huisarts in de Schilderswijk zei: ik moet een kind van 7 zijn moeder laten uitleggen dat zij kanker heeft. Weet je welk effect dit heeft op het kind? Weet je hoe moeilijk het is om de ernst van een situatie uit te leggen? Je kunt ook een arts zoeken die in de eigen taal volgens de regels die deze cultuur voorschrijft uitleg kan geven over de ziekte en de gevolgen ervan.

Wel: wat zoek je? Niet: wie zoek je?

Terug naar de vacaturehouder die ‘een Japie’ wil. Als recruiter is er dan maar één goede oplossing. Je belt hem of haar op en vraagt: wat zoek je precies? En dus níet: wie zoek je? Maak het zo concreet mogelijk. Recruiters kunnen niet searchen op types. Wel op kennis, ervaring en zien welke skills iemand moet hebben om van toegevoegde waarde te zijn. Maakt de hiring manager onbewuste aannames? Spreekt hij of zij voorkeuren uit, die niet met de functie te maken hebben? Geef dit aan. Wees duidelijk naar de hiring manager dat dit niets zegt over de kwaliteit van het werk dat de kandidaat gaat uitvoeren.

Laat gerust de naam van de opleiding weg

Gelukkig zorgt de AVG ervoor dat namen, woonplaatsen en geboortedatums niet langer op een voorgesteld cv genoemd mogen worden. Daardoor wordt de objectiviteit van de hire flink vergroot. Maar zelfs hierin kun je als recruiter nog verder helpen. Laat bijvoorbeeld ook de naam van de onderwijsinstelling weg (Ieder universitair of bachelor-diploma is in Nederland immers gelijkwaardig. Het imago van de onderwijsaanbieder mag daarbij geen rol spelen). Ook helpt het door in de cover letter steeds als ‘onzijdig’ over de kandidaat te spreken. Ook tijdens het telefoongesprek met de vacaturehouder.

Japie vind je toch niet meer

Daarnaast helpt het om een mix van kandidaten aan te bieden en je op geen enkele manier te laten leiden door de aannames en voorkeuren van de hiring manager (of die van jezelf natuurlijk). De vacaturehouder wordt op deze manier wel gedwongen om verder te kijken dan alleen een nieuwe Japie.

Laat je op geen enkele manier leiden door aannames en voorkeuren van de hiring manager

Kortom, don’t recruit for another Japie. Niet alleen omdat je hem toch niet gaat vinden en omdat het een gigantisch lang werving- en selectieproces gaat opleveren, maar ook omdat je de hiring manager zo helpt om het beste uit het team te halen dat mogelijk is. They will thank you afterwards!

Dit blog is geschreven door Annelies Graafland, projectmanager recruitment bij Randstad Groep Nederland.

Lees haar eerdere blogs:

Of lees hier alles van Annelies.

Organisaties beseffen steeds meer dat ze alleen tevreden klanten krijgen als ook hun medewerkers tevreden zijn. Maar wat betekent dat allemaal voor je recruitment, als je de employee experience op 1 zet?

Bij Tony’s Chocolonely worden nieuwe collega’s altijd op 3 zaken geselecteerd, zegt ‘Choco Co-Captain’ Anne-Wil Dijkstra. Allereerst gaat het om betrokkenheid, zegt ze: voel je je verwant met de missie van Tony’s? Daarnaast gaat het om bevlogenheid: vind je je werk fantastisch, doe je je werk heel graag? En als laatste gaat het om een fit met de cultuur, oftewel: de kernwaarden. Dijkstra: “Je moet aan alle 3 voorwaarden voldoen, anders wordt het geen succes. Daarbij spreek je met je toekomstige team en met je leidinggevende. Dat is de complete selectieprocedure.”

‘Een warm chocoladebad’

Word je aangenomen, dan volgt bij de onboarding vervolgens ‘een warm chocoladebad’, aldus Dijkstra. “Op mijn eerste werkdag werd ik verwelkomd met een grote poster met ‘Wij willen Anne-Wil’ erop. Je bureau is versierd en je wordt welkom geheten in het maandagmorgenoverleg. Je krijgt 3 maanden een ‘choco-maatje’ om je wegwijs te maken. We hebben ook een ‘frisse-blikken-lunch’, waarin nieuwe collega’s vrijuit kunnen spreken over wat hen opgevallen is.”

‘Op mijn eerste werkdag werd ik verwelkomd met een grote poster met ‘Wij willen Anne-Wil’ erop’

En dat is nog niet alles, want als nieuwe collega maak je ook je eigen chocola met je eigen wikkel. En je krijgt een persoonlijke mok met je foto en de tekst ‘Crazy about [je naam], serious about people‘. Alles om een medewerker zich thuis te laten voelen. En mocht het onverhoopt toch niet blijken te werken, dan geldt bij Tony’s het motto ‘Friends forever’, aldus Dijkstra. “We zijn dankbaar voor de tijd die je bij ons hebt doorgebracht. Als we wat te vieren hebben, nodigen we ook regelmatig alle oud-Tony’s uit.”

Gelukkig werken als norm

Het verhaal van Dijkstra is een van de vele inspirerende verhalen uit de recent verschenen bundel Employee Experience, geschreven door Heleen Mes en Gea Peper, bekend van het HappinessBureau. De twee beschrijven daarin hun missie: om van gelukkig werken de norm te maken in Nederland (en daarbuiten).

Daarbij gaat het onder meer om onderwerpen als zelfsturing, dienend leiderschap, agile, een happy cultuur, en flexibele kantoren, maar ook om complimenten en communities en om purpose, flow en fun & friendship. Het hele scala met betrekking tot werkgeluk komt in het boek uitgebreid voorbij. Maar wat betekent het voor recruitment? Ook daarover staat best veel interessants te lezen. Zoals deze 7 inzichten:

#1. Over het belang van reviewsites:

De twee schrijven over het belang van reviewsites als Glassdoor, Jobsome, Rateyourcompany en Indeed: “Veel organisaties kijken nauwelijks naar wat er over hen wordt gezegd. Bij sommige sites kan de werkgever reageren op de review. Maar dat gebeurt bijna nooit. Potentiële sollicitanten bezoeken de sites juist wel!”

‘Bij een negatieve review is het zaak om intern orde op zaken te stellen, in plaats van uit te zoeken wie de review heeft achtergelaten’

En over een review die je niet bevalt? “Dan is het zaak om intern orde op zaken te stellen, in plaats van uit te zoeken wie de review heeft achtergelaten.”

#2. Over wat de kandidaat wil weten:

Werkenbij-sites geven graag aan hoe geweldig het bedrijf is of wat voor megaomzet de organisatie draait. Voor recruitment is echter andere informatie van belang, stellen Mes en Peper. “Beantwoord dus liever de vraag: what’s in it for your candidate? Een kandidaat wil vooral weten:

Hoe het is om bij jullie te werken, wat jullie bedrijfscultuur is
Hoe hij of zij waarde kan toevoegen
Wat de carrièrekansen zijn

Als jouw bedrijf zo geweldig is, laat dat dan blijken uit de waarde die je biedt voor je klanten en de maatschappij, niet uit cijfertjes over omzet en winst.”

#3. Over de ‘why’ in vacatureteksten:

Van de vacatureteksten vertelt helaas slechts 30% over de ‘why’ van de organisatie, aldus de auteurs. En dat is zonde. Terwijl vacatures zoveel aansprekender kunnen. “Wat is bijvoorbeeld de score op medewerkertevredenheid? Kandidaten willen een vacaturetekst die verbaast, prikkelt, uitdaagt en een glimlach opwekt. Als de tekst op zich al een belevenis is, wordt de keuze tot klikken en solliciteren snel gemaakt.”

#4. Over overhaaste keuzes en misfits achteraf:

Organisaties die de employee experience serieus nemen, besteden veel aandacht aan de cultural fit tussen bedrijf en kandidaat, stellen de auteurs. “Liever meer moeite en tijd aan de voorkant van je selectieproces dan achteraf een misfit constateren. Of, zoals een Britse HR-man ons ooit toevertrouwde: rather a hole in the organisation, than an asshole.”

‘zoals een Britse HR-man ons ooit toevertrouwde: rather a hole in the organisation, than an asshole‘

#5. Over het nut van communities:

Het nut van een talentenpool valt in de praktijk vaak tegen, aldus Mes en Peper. “Op het momenten dat je mensen uit de database benadert, zijn ze alweer uit de markt.” Anders is dat volgens hen met actieve online communities. Zoals bijvoorbeeld Hutten Catering die heeft. “Op hun Facebookpagina zien we trends waarop je kunt reageren, lipdubs van medewerkers, innovaties op culinair gebied, nieuwe locaties en lekkere recepten. […] Op de pagina staan trouwens geen vacatures. Dat hoeft ook niet. Hutten krijgt meer dan genoeg open sollicitaties. Zo aanstekelijk werkt hun employer brand.”

#6. Over het belang van interne kandidaten

Het is onverstandig om voor een vacature meteen extern te gaan zoeken, aldus het boek. “De beste kandidaten zijn vaak intern allang aanwezig.” En dat niet alleen: het is voor de hele organisatie goed om te laten zien dat je promotie kunt maken, schrijven ze. Ze halen zelfs onderzoek aan waaruit blijkt dat interne kandidaten doorgaans beter presteren dan externe. Maar uit datzelfde onderzoek blijkt, paradoxaal genoeg, dat hoe groter de organisatie is, hoe kleiner de kans op zo’n interne promotie. Terwijl je in zo’n grote organisatie daar dus juist wel veel meer kans op zou verwachten.

#7. Over sollicitanten als fans

De sollicitatieprocedures van Nederlandse werkgevers krijgen van kandidaten maar een 5,4 als rapportcijfer. Ze duren te lang, sollicitanten krijgen te weinig of te laat reactie, en ze zijn te weinig transparant, te ingewikkeld of te onpersoonlijk. Terwijl solliciteren juist een kans is om fans te maken, zeggen de auteurs. “Je hóeft het gesprek ook niet te houden in een saai spreekkamertje met twee gesprekspartners.”

‘Je hóeft het sollicitatiegesprek niet in een saai spreekkamertje met twee gesprekspartners te houden’

Laatste handige tip van hen, die we hier opnemen: geef niet alleen ‘feedforward’ naar de kandidaat waar hij of zij in de toekomst mee verder kan, vergeet ook vooral zelf niet om zulke feedforward te vragen. Het kan je proces namelijk alleen maar (verder) verbeteren. En zo misschien wel het sollicitatieproces voor de volgende kandidaat een feestje maken…

Meer weten?

Het boek Employee Experience, Happy People, Better Business staat bomvol met nog veel meer handige, actuele inzichten over modern en aansprekend HR-beleid, aangevuld met praktijkcases. Heleen Mes, een van de auteurs, spreekt ook op de Employer Branding Summit op 8 november in de Philharmonie in Haarlem.

Don’t recruit for another Japie (oftewel: hoe diversiteit wél lukt)