Volgens onderzoek (en praktijkervaring) is gemiddeld 30% tot 70% van alle kandidatenprofielen in een ATS of cv-database verouderd. Een dergelijke database, die aan de ene kant dus een goudmijn kan zijn, verwordt zo al snel tot een nutteloos systeem, ondanks alle moeite die er aan de voorkant misschien is ingestoken. Maar iedereen die wel eens met zo’n cv-database heeft gewerkt, weet hoe lastig het is om de gegevens erin up-to-date te houden. Wat komt daar allemaal bij kijken? Loes Saraf (B2B-marketeer bij Werkzoeken.nl) heeft daarvoor 3 tips:
#1. Zet de kandidaat zelf aan het roer
Belangrijkste tip: zet de kandidaat zelf aan het roer. En maak het hem/haar makkelijk zijn/haar eigen gegevens te updaten. ‘Wij vragen kandidaten bijvoorbeeld iedere maand of het cv nog up-to-date is, en zo nee, of ze dat willen actualiseren. In elke (vacature)mail die de kandidaat ontvangt staat ook de status van zijn/haar gepubliceerde cv, inclusief de mogelijkheid om deze te actualiseren. En bij elke sollicitatie vragen wij bovendien de betreffende kandidaat of zijn/haar cv nog actueel is.’
#2. Rangschik op actualiteit
Is actualiteit van een cv cruciaal? Zorg dan dat die actualiteit ook daadwerkelijk beloond wordt. ‘Wij tonen op elk cv wanneer kandidaten voor het laatst actief waren. Cv’s worden hier bovendien op gerangschikt, voordat werkgevers ze te zien krijgen. En cv’s ouder dan 3 maanden staan automatisch lager in de zoekresultaten.’ Dit zorgt niet alleen voor efficiënter wervingsproces, maar ook voor een betere ervaring voor kandidaten en recruiters, zo is bij Werkzoeken.nl de ervaring.
#3. Integreer sociale media
Er zijn tegenwoordig tools actief die je automatisch kunt koppelen aan je cv-database, zodat nieuwe posts op sociale media meteen zichtbaar worden. Moderne ATS- en CRM-systemen registreren sowieso alle touchpoints die de kandidaat heeft met een organisatie, zodat daar ook slim op in te spelen is. Elk touchpoint biedt bovendien een kans om de kandidaat erop opmerkzaam te maken dat het handig kan zijn om zijn of haar cv of profiel te updaten.
#4. Zorg voor verschillende taxonomieën
Naarmate cv’s steeds meer digitaal beschikbaar kwamen, leerden kandidaten nieuwe manieren om het systeem te ‘bespelen’ om op te vallen bij recruiters. Dit hield onder andere in dat ze hun cv begonnen vol te proppen met trefwoorden. Dit komt doordat veel van de eenvoudigste recruitmenttools, cv-databases en ATS’en uitsluitend werken op basis van trefwoord zoeken voor de eerste screening van potentiële kandidaten. In plaats daarvan kun je tegenwoordig ook nieuwe taxonomieën toevoegen, zoals skills en ervaringsniveaus. Dit geeft een extra voordeel bij het screenen van kandidaten en het opstellen van shortlists.