Het artikel gaat hieronder verder.
Au… Je hebt dringend een upgrade van je ATS nodig. Kost je zo 5.000 euro. Je raapt al je moed bijeen en besluit naar Finance te stappen, maar hun antwoord is keihard: ‘Geen budget.’ Je druipt af. Het gevolg? Je bent wekelijks 15 uur kwijt aan handmatig knip-en-plakwerk. Topkandidaten glippen door je vingers omdat je simpelweg trager bent dan de concurrent. De vacature staat inmiddels 4 maanden open. Maar hé, we hebben als organisatie wel 5.000 euro bespaard.
Waarom blijven we dit doen? Waarom verliest recruitment het toch altijd van Finance? Omdat we de verkeerde taal spreken. Wij praten vol passie over ‘efficiëntie’ en ‘kandidaatervaring’ (HR-taal). Finance praat uitsluitend in euro’s en risico’s. Zolang wij recruitment blijven framen als een kostenpost, zal de directie altijd proberen die post te minimaliseren. We vergeten de onzichtbare kosten van een lege stoel keihard en inzichtelijk te maken.
De kaart van deze week
De kaart van deze week legt deze financiële blinde vlek bloot: ‘We besparen op tools of externe inhuur, maar de vacature blijft maanden openstaan. Wat kost dat eigenlijk?’ De vraag op de kaart luidt daarom: ‘Wat als we de werkelijke kosten van een ‘lege stoel’ berekenen en dit naast de kosten van de oplossing leggen?’
Waarom deze vraag werkt? Deze vraag dwingt je team om van kosten naar waarde te denken. ‘Wat kost een lege stoel?’ is een rekensom die niemand maakt, omdat de kosten verborgen zijn (gemiste omzet, overwerk, uitval). Deze vraag dwingt je team om die verborgen kosten zichtbaar te maken. Bespreek dit door 1 openstaande vacature te pakken en samen te rekenen: wat kost elke week dat deze stoel leeg blijft? Productiviteitsverlies, externe inhuur, gemiste omzet? Schrijf het op. Leg dat naast de kosten van de oplossing (tool, headhunter). Laat het team zelf ontdekken dat ‘besparen’ vaak duurder is dan investeren.
Het geheim van de smid
Valse besparingen aan de voorkant leiden altijd tot gigantische verliezen aan de achterkant. Als je processen falen wegens budgetgebrek, stijgt je time-to-hire onvermijdelijk. Een openstaande vacature betekent overwerk voor het team, gemiste omzet of de inhuur van een peperdure zzp’er. Die zogenaamde ‘besparing’ van 5.000 euro op een tool, kost de business dan aan de achterkant makkelijk 30.000 euro aan productiviteitsverlies. Tel uit je winst (/verlies)…
Wat kun je morgen al doen? Vraag morgenochtend niet om budget, maar presenteer een keiharde businesscase. Bereken de Cost of Vacancy en stap naar de CFO. Zeg: ‘Deze lege stoel kost ons elke week 2.500 aan productiviteitsverlies. Over 3 maanden is dat 30.000. Een tool van 5.000 euro die de time-to-hire met een maand verkort, levert dus netto 25.000 op.’ Krijg je alsnog ‘nee’? Noteer dan hardop dat jullie accepteren dat de afdeling komend kwartaal 30.000 euro verlies draait.
Wat waarschijnlijk gaat gebeuren
Verwacht in het begin moeizame gesprekken. Finance zal je aankijken alsof je Chinees spreekt. Maar als je volhoudt, gaan ze zelf ook (na)rekenen. Ineens is jouw ATS-upgrade dan een no-brainer. Na 3 succesvolle businesscases word je uitgenodigd voor budgetoverleggen. Je bent geen kostenpost meer, maar een investeerder. De CFO vraagt aan jou: ‘Wat heb je nodig om sneller te leveren?’ Je hebt de taal geleerd.
Over de auteur
Koen Roozen traint en adviseert organisaties over strategisch recruitment en begeleidt managers. Zijn werk is gebaseerd op analyse, heldere modellen, regie en vakmanschap. Hij ontwikkelde het Recruitment Stuurmodel. Met zijn recruitment-strategiekaarten helpt hij recruitmentteams stap voor stap hun wervingskracht versterken. Koen Roozen is docent recruitmentstrategie bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie en schrijft iedere dinsdag over recruitment in zijn nieuwsbrief Recruitment met peper.
Wil je niet wachten op de volgende vraag? Bestel je eigen Recruitment Strategie-kaartendeck. Je hebt geen voorbereiding of externe facilitator nodig. Gewoon elke week één kaart trekken, 10 minuten bespreken met je team en 1 concrete actie kiezen. Zo bouw je stap voor stap een recruitmentafdeling die écht het verschil maakt.
