Het artikel gaat hieronder verder.
Au… Je hebt 40 vacatures openstaan. Alles heeft prioriteit. Je mailbox stroomt over. En dan word je plotseling ziek. Het resultaat? Het volledige proces stopt. Niemand weet of kandidaat A al is gebeld of dat manager B nog moet reageren. Je komt terug en treft een ravage aan van boze managers en afgehaakte kandidaten. Je voelt je onmisbaar, maar eigenlijk ben je de bottleneck van je eigen afdeling geworden.
Meer dan 35 vacatures? Je plaatsingspercentage daalt naar 40%.
Waarom blijven we dit doen? We slaan alles op in ons hoofd omdat het op de korte termijn sneller voelt. Een systeem strak bijwerken kost tijd, even snel een appje sturen niet. We lijden aan de illusie van controle. Onderzoek naar recruitment-effectiviteit is echter meedogenloos: recruiters die aan maximaal 20 vacatures tegelijk werken, halen een plaatsingspercentage van 68%. Meer dan 35 vacatures? Je plaatsingspercentage daalt naar 40%. Je verdunt je aandacht zo sterk dat alles oppervlakkig wordt.
Afhankelijk van personen
De kaart van deze week belicht precies deze kwetsbaarheid. ‘Als iemand ziek is of vertrekt blijven kandidaten liggen zonder dat iemand weet wat de status is. Waarom zijn we zo afhankelijk van personen?’ De vraag op de kaart dwingt tot actie: ‘Wat als we voor elke vacature bijhouden: waar staat het, wat is de volgende stap en wie doet wat, zodat iedereen het kan overnemen?’
Wat gebeurt er als jij er morgen onverhoopt niet bent?
Deze vraag confronteert je team met hun eigen kwetsbaarheid. Heb je voldoende tijd om je processen te borgen? En wat gebeurt er als jij er morgen niet bent? Door te vragen: ‘Wat als we dit bijhouden zodat iedereen het kan overnemen?’ maak je het probleem tastbaar. Het gaat niet over een abstract systeem, maar over: kunnen wij morgen nog functioneren als er iemand uitvalt? Bespreek dit door te vragen: welke vacature zou morgen volledig vastlopen als persoon X ziek is? Laat het team zelf ontdekken hoeveel kennis er in hoofden zit in plaats van in systemen. Die schrik is de motivatie om te veranderen.
Het geheim van de smid
Als alles in jouw hoofd zit, kan niemand iets overnemen. De manager weet dan niet dat zijn vacature al 2 weken stilligt. Jij weet niet dat kandidaat B al 3 keer heeft gebeld. Je leidinggevende kan niet verdedigen waarom recruitment zo traag is, want ze heeft geen data. Het resultaat: managers appen je voortdurend, kandidaten haken af, en jij bent 24/7 de menselijke database die nooit crasht – totdat je dat wél doet.
Als alles in jouw hoofd zit, kan niemand iets overnemen.
Wat je morgen al kunt doen? Kies morgenochtend je 5 meest kritieke vacatures uit en stop met het onthouden van de status. Stuur de managers een helder bericht: ‘Vanaf vandaag staat de actuele status altijd in systeem X. Ik beantwoord geen appjes meer over de voortgang.’ Als ze klagen dat een appje sneller is, leg je uit dat als jij morgen ziek bent, hun vacature stilstaat omdat niemand in jouw telefoon kan kijken.
Wat er waarschijnlijk gaat gebeuren
Verwacht dat het je in het begin best wat discipline kost. Maar na 2 weken gebeurt er iets: managers stoppen met appen. Ze kijken zelf. Je wint gemiddeld 8 uur per week terug die je eerder kwijt was aan ‘Waar staat mijn vacature?’. Vacatures die je moet overdragen bij ziekte, gaan nu in 5 minuten in plaats van 30. En je time-to-hire? Die daalt, simpelweg omdat collega’s naadloos kunnen overnemen.
Over de auteur
Koen Roozen traint en adviseert organisaties over strategisch recruitment en begeleidt managers. Zijn werk is gebaseerd op analyse, heldere modellen, regie en vakmanschap. Hij ontwikkelde het Recruitment Stuurmodel. Met zijn recruitment-strategiekaarten helpt hij recruitmentteams stap voor stap hun wervingskracht versterken. Koen Roozen is docent recruitmentstrategie bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie en schrijft iedere dinsdag over recruitment in zijn nieuwsbrief Recruitment met peper.
Wil je niet wachten op de volgende vraag? Bestel je eigen Recruitment Strategie-kaartendeck. Je hebt geen voorbereiding of externe facilitator nodig. Gewoon elke week één kaart trekken, 10 minuten bespreken met je team en 1 concrete actie kiezen. Zo bouw je stap voor stap een recruitmentafdeling die écht het verschil maakt.