Het artikel gaat hieronder verder.
Wie besluit in Antwerpen de zomer door te brengen, hoeft zich bepaald niet te vervelen. Stads- en cultuurfestival De Zomer van Antwerpen, of kortweg: ZvA, is al jaren een begrip, en brengt elk jaar in juli en augustus honderdduizenden mensen op de been voor concerten, circussen, theater, filmvoorstellingen en zomerbars. Maar dat vraagt natuurlijk ook heel wat organisatie. En daarvoor moeten elk jaar in korte tijd tientallen tijdelijke en vaste krachten gevonden worden: van directieniveau tot horecatalent, logistieke medewerkers en technici. Gelukkig kreeg de organisatie daarbij dit jaar hulp van een nieuwe recruiter: Marcel.
‘Vóór de komst van Marcel verliep onze rekrutering pijnlijk versnipperd.’
Marcel bleek namelijk niet zomaar een recruiter. De AI conversational whatsapp chatbot, ontwikkeld door het al even Belgische Matcher, stond 24/7 klaar om vragen van kandidaten te beantwoorden, en hen snel door het proces te laten lopen. ‘Vóór de komst van Marcel verliep onze rekrutering zoals bij zoveel organisaties: organisch, maar daardoor ook pijnlijk versnipperd’, aldus Koen Bollen, algemeen directeur van het festival. ‘Vacatures werden online geplaatst met een e-mailadres aan het einde van de tekst. Kandidaten stuurden braaf hun cv en motivatiebrief op, maar daar begon de administratieve rollercoaster.’
GDPR-hoofdpijn
Die rollercoaster, zoals Bollen het uitlegt: de verantwoordelijken van productie, communicatie, logistiek en horeca beheerden allemaal hun eigen instroom en mailboxen. De communicatie verliep volledig decentraal. ‘Het overzicht bewaren was op een gegeven moment gewoon een onmogelijke opgave’, aldus de algemeen directeur. Om toch structuur aan te brengen, greep het team noodgedwongen naar handmatige oplossingen: spreadsheets op een gedeelde schijf om kandidatenlijsten samen te stellen en up-to-date te houden.
‘We hadden dringend nood aan een gecentraliseerd, laagdrempelig en sluitend systeem.’
Maar het bleek bepaald niet de oplossing voor ‘het langst durende festival van Europa‘, aldus Bollen. ‘Het kostte niet alleen immens veel kostbare tijd, het zorgde er ook voor dat kandidaten soms veel te lang moesten wachten op een fatsoenlijk, gestructureerd antwoord. In een krappe arbeidsmarkt is dat dodelijk. Bovendien bracht het bewaren van al die losse cv’s in verschillende mailboxen de nodige GDPR-hoofdpijn met zich mee. We hadden dringend nood aan een gecentraliseerd, laagdrempelig en sluitend systeem.’
Marcel to the rescue
Die oplossing vond het festival uiteindelijk in Matcher.jobs. Wat direct Bollens aandacht trok, was daarbij de WhatsApp-functionaliteit van hun A.I.-recruiter Marcel. ‘In onze sector moeten we ontzettend snel kunnen schakelen met kandidaten. WhatsApp is voor bijna iedereen de meest natuurlijke manier van communiceren, dus die laagdrempeligheid was een enorme troef.’
Maar de échte gamechanger noemt hij uiteindelijk de integratie van CFILytics® (Culture Fit Analytics), een systeem om op 7 cultuurdomeinen te meten of iemand wel past bij de organisatie. Bollen: ‘We trekken traditioneel enorm veel mensen aan die dolgraag voor de Zomer van Antwerpen willen werken. De passie is er wel, maar in het verleden bleek niet iedereen de juiste match te zijn voor de specifieke cultuur en dynamiek van ons festival. Marcel gaf ons uiteindelijk de wetenschappelijke tool in handen om die match vooraf, aan de poort, objectief te screenen.’
11 recruitmentflows
In z’n eentje beheert Marcel momenteel 11 verschillende recruitmentflows voor het festival. Zo voerde hij al een volwaardig screeninggesprek met een kleine 1.000 kandidaten. Wat Bollen daarbij met name verbaast, is de boost in spontane aanmeldingen. ‘Een derde van onze totale instroom, exact 282 kandidaten, kwam binnen via de open sollicitatie-flow die continu op de achtergrond openstaat. Maar dankzij Marcel hebben we het aantal open sollicitaties minstens verdubbeld ten opzichte van de oude e-mailmethode. Laten we eerlijk zijn: via een statisch e-mailadres op een website hadden we deze 300 kandidaten simpelweg nooit bereikt.’
‘Via een statisch e-mailadres op een website hadden we deze 300 kandidaten simpelweg nooit bereikt.’
De digitale instroom vertaalde zich ook direct in aanwervingen op de werkvloer. Binnen de horeca-flow startten 15 medewerkers succesvol op, en verspreid over de andere flows werden in totaal 25 vaste en tijdelijke krachten definitief aangenomen. Zelfs bij beruchte knelpuntberoepen bleek de spoeling plots minder dun. ‘Neem nu de instroom van de specifieke profielen voor de opbouw van podia, een groep die traditioneel ontzettend moeilijk te vinden en te screenen is. Marcel leverde ons daar een pool op van 25 kandidaten, van wie er na de screening 5 kwalitatief zéér hoogwaardig bleken te zijn. Dat overtrof al onze verwachtingen.’
Zijn eigen opvolger
Het paradepaardje van het project was echter het recruitment aan de andere kant van het spectrum: die naar Bollens eigen opvolger. Marcel leidde het volledige selectietraject voor de nieuwe algemeen directeur en algemeen coördinator van de Zomer van Antwerpen – een gewaagde, innovatieve zet op directieniveau, die verrassend veel positieve feedback opleverde van sollicitanten uit het hogere management- en C-level-segment, blikt Bollen terug. ‘Als je vooraf aan ons team had gevraagd wie het meest enthousiast zou zijn over een WhatsApp-chatbot, had iedereen waarschijnlijk op de operationele profielen ingezet.’
Maar dat bleek dus uiteindelijk anders in elkaar te steken, zegt hij. ‘Het heeft ons echt verbaasd dat white-collar profielen nóg enthousiaster waren dan blue-collar.’ Ook opvallend: de twee groepen vonden hun gading in totaal verschillende aspecten van de tool. De blue-collar-profielen prezen vooral de laagdrempeligheid en het gebruiksgemak: geen ingewikkelde online formulieren, geen accounts, geen formele motivatiebrieven, maar gewoon whatsappen, zoals ze al gewend zijn. De white-collar-profielen keken juist verder dan het chatgemak en zagen meteen de professionele meerwaarde van het CFILytics®-assessment.
Selectie aan de poort
‘Voor een nieuwe algemeen directeur geeft het een enorm gevoel van zekerheid om te weten dat je voor meer dan 90% matcht met de normen, waarden en cultuur van je toekomstige organisatie,’ zegt Bollen. ‘En dat niet op basis van een buikgevoel, maar gestuurd door een betrouwbaar, wetenschappelijk algoritme. Dat tilt modern rekruteren naar een superieur niveau.’ Een ander pluspunt bleek de automatische filtering. Kandidaten die gaandeweg merkten dat de job of cultuur toch niet bij hen aansloot, maakten de chatflow simpelweg niet af – een natuurlijke selectie aan de poort, waardoor het HR-team geen tijd aan hen hoefde te verliezen.
‘Mocht Marcel morgen onverhoopt verdwijnen, dan zouden we hem onmiddellijk missen.’
De Zomer van Antwerpen wil de tool in de toekomst nog actiever inzetten op social media, door Marcel rechtstreeks te koppelen aan video’s, stories en reels op platformen als Instagram, Facebook en TikTok, zodat kandidaten met 1 klik vanuit een video direct in een interactief gesprek op WhatsApp belanden. ‘Mocht Marcel morgen onverhoopt verdwijnen, dan zouden we als festivalteam de centrale database, het heldere dashboard en de constante instroom van kwalitatieve kandidaten onmiddellijk missen’, besluit Bollen. ‘Marcel heeft bewezen dat vernieuwing en recruitment hand in hand kunnen gaan, en is zeker een blijver in onze HR-strategie.’
Voor Wim Pelgrims, CEO van Matcher.jobs, bewijst deze case ook dat recruitment volop in verandering is, en dat dit kansen biedt. ‘Steeds meer kandidaten verwachten dezelfde gebruiksvriendelijkheid van een sollicitatie als van de apps die ze dagelijks gebruiken. Een cv uploaden en een lang formulier invullen sluit daar steeds minder bij aan. Deze case toont dat innovatie perfect kan samengaan met een menselijke aanpak.’
