Het artikel gaat hieronder verder.
Vacatureteksten vol wollige omschrijvingen, ellenlange waslijsten aan vereisten en frasen als ‘wij zoeken een echte teamplayer met een hands-on mentaliteit’: in de wereld van recruitment kom je zo nog volop tegen. Ondanks alle veranderingen in het vak, lijkt de functieomschrijving in vacatures al decennia vrijwel onveranderd. Tegelijkertijd worden ook de problemen rondom dit soort verlanglijstjes steeds duidelijker. Kandidaten haken vaak al af voor ze de helft hebben gelezen. Als ze ze al lezen. De moderne functieomschrijving heeft dan ook een serieus kwaliteitsprobleem, en dat probleem kost organisaties dagelijks talent.
‘De moderne functieomschrijving heeft een serieus kwaliteitsprobleem.’
De functieomschrijving is ooit bedacht als informatiedocument: wat doet iemand in deze rol, wat wordt er verwacht, wie past hier? In de praktijk is het bij veel organisaties een ander soort document geworden. Een copy-paste van een vergelijkbare vacature elders, aangevuld met interne wensenlijstjes en afgesloten met een boilerplate over ‘de dynamische werkomgeving’. Recruiterflow constateerde eind vorig jaar al: vage en onduidelijke vacatureteksten schrikken goede kandidaten af en trekken tegelijkertijd (te) veel ongeschikte sollicitanten aan. Het gevolg: een tijdvretend selectieproces voor iedereen, zonder gewenste uitkomst.
Te weinig helderheid
Het probleem begint vaak al bij wie de tekst schrijft. In veel organisaties is de persoon die de vereisten opstelt geen specialist in alle betrokken vakgebieden. Wensen worden daarom verzameld bij meerdere stakeholders en samengevoegd tot één lijst – zonder te analyseren of die eisen eigenlijk bij hetzelfde beroepsprofiel horen. Het eindresultaat is geen realistische hiring-strategie, maar een onrealistische verzameling wensen. Een onmogelijk boodschappenlijstje, zoals de Mexicaanse specialist op het gebied van talent acquisition, Antonio Ramirez Luna, het recent noemde.
‘Veel moeilijk te vervullen vacatures hebben geen talentprobleem. Ze hebben een helderheidsprobleem.’
Wat vaak wordt omschreven als een tekort aan talent, is volgens hem in veel gevallen juist een ander probleem: een slecht gedefinieerde aanpak. Niet de arbeidsmarkt legt het af – de functieomschrijving doet dat, en eigenlijk ook: de interne organisatie. Hij maakt daarbij een onderscheid dat in de praktijk zelden wordt gemaakt: het verschil tussen het tellen van individuele vereisten en het herkennen van onafhankelijke beroepsprofielen. Veel vaardigheden zijn niet los van elkaar staand – ze horen bij hetzelfde kennisdomein en zijn logischerwijs vaak bij dezelfde professional te vinden.
1 medewerker, of 4 specialisten?
Maar zodra een vacature vaardigheden combineert uit meerdere onafhankelijke domeinen, is er iets wezenlijk anders aan de hand, zegt hij. Om dit concreet te maken, analyseert hij een bestaande IT-vacature die de volgende vereisten combineert: kennis van NX Open en CAD-automatisering, een achtergrond in werktuigbouwkunde, ervaring met applicatie-integratie, kennis van AWS-diensten en ervaring met het low-code platform Mendix. Op het eerste gezicht: 1 best uitdagende vacature. Bij nader inzien: minstens 4 zelfstandige beroepsprofielen.
Ramirez Luna rekent vervolgens de consequenties voor de wervingskansen door. Stel: wereldwijd zijn er 30 miljoen software developers. NX Open-specialisten vormen een kleine nichegemeenschap – schat die op 0,005% van die populatie, dan blijven er zo’n 1.500 mensen over. Als 20% van hen ook serieuze integratie-ervaring heeft, zijn dat er 300. Van die 300 heeft 20% ook AWS-kennis: 60 mensen. En als 10% van die groep daarnaast nog Mendix beheerst, zijn er wereldwijd ongeveer 6 kandidaten die aan het volledige profiel voldoen. Over een kleine vijver gesproken…
Schaarste vermenigvuldigd
De exacte aantallen zijn minder belangrijk dan de redenering erachter. Elke combinatie van onafhankelijke beroepsprofielen vermenigvuldigt de schaarste, concludeert Ramirez Luna. Een vacature die bij eerste lezing redelijk klinkt, beschrijft zo in werkelijkheid misschien een handvol mensen wereldwijd. Dan is het niet gek dat de stoel leeg blijft. Want veel kandidaten knappen er ook op af. Onderzoek van iHire onder meer dan 1.400 werkzoekenden liet in 2025 al zien dat 37,2% van de kandidaten een vacature al verlaat als er te veel verplichte vereisten in staan.
De sleutel zit niet in het verlagen van de lat, maar in het stellen van de juiste vraag vóór publicatie.
Tegelijkertijd is bijvoorbeeld ook breed bekend dat vrouwen gemiddeld pas solliciteren als ze aan vrijwel alle eisen voldoen, terwijl mannen die stap al eerder zetten. Een te lange lijst is daarmee ook een inclusiviteitsprobleem. Wie een vacature al meer dan 45 tot 60 dagen open heeft staan zonder kwalitatieve reacties, heeft waarschijnlijk te strenge en/of onduidelijke criteria gesteld. De sleutel zit dan niet in het verlagen van de lat, maar in het stellen van de juiste vraag vóór publicatie: zoeken we iemand die alles al beheerst, iemand die de kernvaardigheden meebrengt en de rest aanleert, of eigenlijk meerdere specialisten die samenwerken?
Geen salaris, geen sollicitant
Een van de meest concrete redenen waarom kandidaten afhaken, is overigens ook de afwezigheid van salarisinfo. Uit hetzelfde iHire-onderzoek blijkt dat 60,7% van de werkzoekenden direct afhaakt bij een vacature zonder salarisindicatie. Toch is het weglaten van een salarisrange in veel vacatures nog standaardpraktijk. De redenering achter die keuze – ‘we kijken liever naar de persoon dan naar het geld’ – snijdt voor kandidaten geen hout. Zij beoordelen een vacature ook op basis van of het de moeite waard is hun tijd in te steken. Veel vragen, maar niet weten wat je ervoor krijgt, dat past niet meer bij de moderne arbeidsmarkt.
‘Wie een bijzondere werkcultuur heeft, laat dat vaak volledig onbenut.’
Naast te lange eisen en ontbrekende salarisinfo is er nog een derde structureel probleem bij veel functieomschrijvingen: de generieke toon. Organisaties kopiëren vacatureteksten van concurrenten of van het internet, passen hooguit de functietitel aan en publiceren hem dan. Het resultaat is een tekst die had kunnen komen van elke willekeurige werkgever in de sector. Wie een bijzondere werkcultuur heeft – denk: een platte organisatie, ongebruikelijke vrijheid in de rol, een specifieke manier van samenwerken – laat dat vaak volledig onbenut. Met als gevolg: mismatches, en snel verloop.
Wat werkt dan wel?
Wat werkt dan wel? De data zijn duidelijk: vacatures van 300 tot 700 woorden scoren het hoogst op het aantal sollicitaties per weergave, aldus een analyse van Ongig en Appcast. Genderneutrale taal levert gemiddeld 42% meer reacties op dan teksten met gendergeladen formuleringen. En LinkedIn Talent Solutions stelt vast dat zo’n 70% van de mondiale beroepsbevolking bestaat uit passieve kandidaten: mensen die niet actief zoeken, maar wel openstaan voor de juiste kans. Die bereik je alleen met een tekst die iets te bieden heeft, niet alleen met een tekst die iets (of vaak: heel veel) vraagt.
‘Passieve kandidaten bereik je niet met een vacature die alleen maar heel veel vraagt.’
Ramirez Luna pleit bijvoorbeeld ervoor om vóór publicatie altijd 1 fundamentele vraag te stellen: zoek je één persoon, meerdere specialisten die samenwerken, of een hoofdspecialist die de overige vaardigheden in de loop van de tijd aanleert? Het antwoord op die vraag verandert de gehele aanpak. Misschien moet de functie worden opgesplitst. Misschien is een specialist met leerpotentieel de betere inzet. Of misschien klopt de interne wenslijst gewoon niet meer met de realiteit van de arbeidsmarkt.
Alles en dus niets
De moderne functieomschrijving heeft vaak de neiging om alles te willen – en daardoor niemand te vinden, zo stelt hij. Of in elk geval: veel mensen buiten te sluiten die misschien best geschikt zouden zijn. Het is dan ook tijd om anders te gaan denken, zo zien velen in. Vibhas Ratanjee had het op Forbes wat dat betreft recent over een Future Success Profile, een beetje naar analogie van het Curriculum Future, waar recruiter Joris Verhoeven (LEF recruitment) al langer voor pleit. Het idee: geen wensenlijstje, maar juist een toekomstgericht en regelmatig herzien beeld van wat succes in een functie vandaag de dag vereist en waar het heen gaat.
‘Het idee: geen wensenlijstje, maar juist een toekomstgericht beeld van wat succes in een functie vereist.’
‘Functiebeschrijvingen zijn artefacten’, aldus Ratanjee. ‘Ze beschrijven wat een functie inhield op het moment dat iemand ze schreef. Terwijl het werk inmiddels is veranderd. De markt is veranderd. De concurrentie, de technologie, de uitdagingen, alles verandert.’ Hij pleit daarom voor moderne, meer dynamische beschrijvingen. ‘De wetenschappelijke managementprincipes van Frederick Winslow Taylor, die de moderne functieomschrijving in het begin van de twintigste eeuw vormgaven, gingen ervan uit dat functies stabiel waren, taken herhaalbaar en dat de belangrijkste uitdaging efficiëntie was in plaats van aanpassingsvermogen.’
‘Beschrijving meteen verouderd’
Maar dat is nu allemaal niet meer van toepassing, stelt hij. Waarom dan nog wel daarmee communiceren op de arbeidsmarkt? ‘Een functiebeschrijving die je vandaag opstelt, beschrijft al een rol die er aanzienlijk anders zal uitzien voordat de volgende functioneringsgesprekken zijn afgerond.’ En dat heeft flinke gevolgen. ‘Onderzoek van Harvard Business School en Accenture toont bijvoorbeeld aan dat 88% van de werkgevers gelooft dat gekwalificeerde kandidaten worden afgewezen omdat ze niet exact voldoen aan de criteria in de functiebeschrijving, een cijfer dat oploopt tot 94% voor functies op middenniveau.’
‘Het gaat erom het niet als een momentopname te beschouwen, maar als een doorlopende praktijk.’
Volgens Ratanjee zit de sleutel dus niet alleen in betere, duidelijker functiebeschrijvingen. ‘Het gaat erom het niet als een momentopname te beschouwen, maar als een doorlopende praktijk. Geen lijst af te handelen taken. Geen reeks competenties die je kunt afvinken met een scorekaart. Maar een werkdocument dat antwoord geeft op drie vragen: wat moet deze rol nu opleveren, gezien de huidige strategie en context? Hoe moet succes worden gemeten op een manier die leidende indicatoren vastlegt, niet alleen achterlopende? En wat moet deze rol worden om relevant te blijven naarmate de organisatie evolueert?’
Duidelijkheid creëren
Als je zo voortaan je functieomschrijvingen vastlegt, creëer je volgens hem niet alleen meer duidelijkheid voor de kandidaat in kwestie, maar kun je ook een nieuwe groep aanboren. ‘Een functiebeschrijving beschrijft waarvoor iemand is aangenomen. Een Future Success Profile oriënteert hen op wat ze moeten doen en wat ze moeten ontwikkelen om succesvol te zijn in de functie zoals die nu is.’
‘Een Future Success Profile oriënteert op wat je moet ontwikkelen om succesvol te zijn in de functie zoals die nu is.’
Als er in functiebeschrijvingen al prestaties worden genoemd, gaat dat volgens Ratanjee vaak om ‘achteraf-indicatoren’: omzetdoelen, retentiepercentages, tevredenheidsscores. ‘Deze meten wat er al is gebeurd. Een Future Success Profile voegt juist vooruitlopende indicatoren toe. Voor een strategische rol kan dat bijvoorbeeld de snelheid van besluitvorming in onzekere omstandigheden zijn. Dit zijn de gedragsmatige voorlopers van de resultaten die de achteraf-indicatoren uiteindelijk zullen meten, en door ze in te bouwen verandert waar leiders dagelijks op letten, niet alleen waar ze jaarlijks op worden beoordeeld.’
Day-in-the-life
Het Future Success Profile is natuurlijk niet de enige moderne variant op de traditionele functiebeschrijving. Bedrijven als Audible hebben bijvoorbeeld een heel YouTube-kanaal ingericht met day-in-the-life-video’s per functie, onderverdeeld per categorie. Recruit Rooster produceerde voor Unilever soortgelijke video’s, waarbij een Finance Manager in 2 à 3 minuten een kijkje biedt in een gewone werkdag. Het resultaat: een kandidaat die al voordat hij solliciteert weet wat hem te wachten staat, en daardoor uiteindelijk een betere match blijkt.
‘Een kandidaat die al voor de sollicitatie weet wat hem te wachten staat, is een betere match.’
Onderzoek laat zien dat mensen 95% van de informatie uit video onthouden, tegen slechts 10% van de geschreven tekst. Gertjan van Swieten, oprichter van de VacaturePodcast, gelooft ook daarom meer in podcasts dan in documenten van 600 woorden, inclusief bulletpoints.
30, 60, 90 dagen
Andere organisaties, zoals Sisense, sluiten dan wel weer meer aan bij het idee van Ratanjee, en werken bijvoorbeeld met een ‘How You’ll Ramp Up‘-onderdeel in de vacaturetekst: kandidaten kunnen er lezen wat er concreet van hen verwacht wordt in de eerste 30, 60 en 90 dagen, in plaats van generieke omschrijvingen als ‘je draagt bij aan de teamdoelstellingen’. Zoals Appcast eigenlijk al een jaar of 10 geleden adviseerde, toen ze schreven dat outcome based job descriptions zouden leiden tot kwalitatief betere kandidaten.
Walmart heeft actief diploma-eisen uit vacatures verwijderd en werkt nu met zogeheten skill snapshots.
Zo’n transformatie sluit ook aan bij de overgang naar meer skills based werving. Zoals Walmart, dat actief diploma-eisen uit vacatures heeft verwijderd en nu werkt met zogeheten skill snapshots: compacte profielen die beschrijven welke concrete vaardigheden de rol vandaag vereist, in plaats van statische omschrijvingen die jaren ongewijzigd blijven. Dat leverde het bedrijf bij een interne reorganisatie al de mogelijkheid op om bijna 4.000 medewerkers intern te herplaatsen, omdat voor het eerst duidelijk was wat zij werkelijk konden, en wat werkelijk van hen verwacht werd.
New collar
IBM ging nog verder. Voormalig CEO Ginni Rometty introduceerde de term new collar voor functies die hoge technische vaardigheden vereisen, maar niet noodzakelijkerwijs een universitaire graad. IBM schrapte daarom de diplomavereiste uit meer dan de helft van zijn vacatures en zag als gevolg een instroom van 63% méér kandidaten uit ondervertegenwoordigde groepen. Ondertussen werkt het bedrijf nu met meer dan 800 nieuwe, op skills gebaseerde functietaxonomieën, opgebouwd uit data over wie er in de praktijk goed presteert – niet wie het juiste papiertje heeft.
Interessant is dat ook LinkedIn zichzelf al eens als testcase heeft gebruikt. Het platform analyseerde via een heatmap-studie hoe kandidaten een vacaturepagina doorlezen: welke onderdelen trekken de meeste aandacht, en welke worden overgeslagen. De uitkomst was opvallend: het meest gelezen en gewaardeerde onderdeel was niet de bedrijfsintroductie, niet de functietitel, maar de sectie waarin expliciet stond wat er van de nieuwe medewerker werd verwacht in het eerste jaar. Eén deelnemer aan het onderzoek reageerde verrast: ‘Het feit dat er succescriteria voor het eerste jaar in stonden, maakte meteen indruk.’
14% méér sollicitaties
Vacatures die zich richten op verantwoordelijkheden in plaats van vereisten ontvangen bovendien 14% meer sollicitaties per weergave, aldus LinkedIn’s eigen data. De functieomschrijving 2.0 is daarmee niet simpelweg een mooiere versie van de huidige vacature, of een vacaturetekst, voorgelezen in een video. Het is een ander vertrekpunt: eerder een eerlijk gesprek dan een eisenpakket, eerder een voorbeschouwing dan een juridisch document. Wie dat begrijpt, hoeft niet te zoeken naar 6 mensen wereldwijd, in de hoop eentje ervan te kunnen overtuigen. Die vindt er altijd genoeg om in zijn behoefte van vandaag én morgen te voorzien.