Het artikel gaat hieronder verder.
Het komt niet vaak voor dat je in een webinar een Jenga-toren te zien krijgt. Maar strategisch recruitmentexpert Koen Roozen had toch een stapel blokken meegenomen naar het vierde webinar van de Webinardag ‘Zomer van Slim Werven’ van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie. En wel om te laten zien hoe belangrijk het fundament is als je met recruitment aan de slag gaat. Want in de praktijk ziet hij het daar nog (te) vaak misgaan: organisaties willen vaak al rennen voordat ze überhaupt kunnen kruipen, zoals hij het uitlegt. Met alle instabiliteit van dien.
Wie niet kritisch naar de basis kijkt, bouwt op los zand, aldus Roozen. ‘Hoe meer blokjes je onderuit je toren haalt om ad-hoc brandjes te blussen, hoe instabieler het aan de bovenkant wordt.’
‘Je kunt niet rennen voordat je kunt lopen. Te veel organisaties willen meteen naar stap 5.’
Zijn Jenga-toren sluit aan bij het zogeheten capabilities maturity model. Organisaties willen bijvoorbeeld direct overstappen op geavanceerde selectietools of gamification, terwijl ze nog niet eens helder hebben gedefinieerd welke criteria bepalen of iemand succesvol is binnen de cultuur. Selectiekwaliteit begint echter bij de basis, zegt hij: bijvoorbeeld eerst 5 duidelijke criteria afspreken, deze kalibreren en na een jaar valideren of die criteria daadwerkelijk voorspellend waren voor succes. ‘Als je dat niet doet, wijs je straks mensen af op criteria die helemaal niet ertoe doen.’
Waarom veel data en A.I. falen
De waan van de dag uit zich ook in de trends die hij steeds weer voorbij ziet komen. Een paar jaar geleden móést iedereen ineens aan de data, nu lijkt A.I. de magische knop. Maar de fundamentele vraag blijft volgens hem te vaak liggen: waarom wil je die data hebben? Data zijn er om te kunnen sturen, maar sturen kan pas als je processen stabiel zijn.
‘Zolang de werkwijze niet stabiel is vastgelegd, heeft een duur dashboard of een hippe AI-tool geen enkele zin.’
Hij schetst een praktijkvoorbeeld: ‘Als recruiter Jan stuurt op kwaliteit en 3 uitgebreide interviews per dag doet, en recruiter Jim stuurt puur op snelheid en jast er kandidaten in 2 rondes doorheen, en je stopt die data in hetzelfde dashboard onder de noemer time-to-hire… wat ben je dan eigenlijk aan het meten? Zolang de werkwijze niet stabiel is vastgelegd, heeft een duur dashboard of een hippe AI-tool geen enkele zin.’
De vicieuze workload-cirkel
Als de druk oploopt, maken teams vaak keuzes die het probleem juist vergroten, ziet Roozen. Hij deelt een casus van een zorgorganisatie waar 3 recruiters de druk van 400 openstaande vacatures probeerden te tackelen. Hun oplossing? We gaan niet meer bij de selectiegesprekken zitten, dat scheelt tijd. ‘Maar als je zomaar een kwaliteitsblokje uit het proces trekt, organiseer je je eigen ellende’, zegt hij daarover.
‘We zijn in recruitment vaak bezig met het herstellen van fouten die aan de voorkant zijn gemaakt.’
Het structureel oplossen van problemen vraagt om upstream denken. ‘In recruitment zijn we gewend om downstream te werken’, aldus Roozen. ‘Stel je een rivier voor: aan de bovenkant zit de vervuiler en aan de onderkant hangen wij netten op om de rommel eruit te vissen. We zijn continu bezig met het herstellen van fouten die aan de voorkant zijn gemaakt, simpelweg omdat we niet scherp hebben wie we zoeken.’
30% verloop in 1 jaar
De focus in recruitment ligt traditioneel op het vullen van vrijgekomen stoelen tegen zo laag mogelijke kosten. Maar die rekensom is uiterst beperkt, benadrukt Roozen. Gemiddeld is 30% van de nieuw aangenomen medewerkers binnen een jaar weer vertrokken. Organisaties hebben dit verloop op echter de een of andere manier als ‘normaal’ geaccepteerd, terwijl de werkelijke schade gigantisch is.
De directe recruitmentkosten zijn een fractie van de werkelijke kosten die bad hires met zich meebrengen.
De directe recruitmentkosten hiervoor – zoals de cost-per-hire – zijn slechts een fractie van de werkelijke kosten die zulke bad hires met zich meebrengen. Een verkeerde match kost een organisatie al snel tussen de 60.000 en 80.000 euro per jaar aan inwerktijd, productieverlies en misgelopen kwaliteit. Roozen: ‘Als je door te investeren in je team en je selectiecriteria dat verloop op 100 aannames met slechts 3 procent weet te verlagen, praat je al over een besparing van bijna een kwart miljoen. Maar omdat die kosten verstopt zitten, worden ze te vaak vergeten.’
Meer dan doorgeefluik
Om deze strategische omslag te maken, moet de recruiter stoppen met fungeren als administratieve orderpicker, benadrukt hij. Veel recruiters klagen dat ze niet serieus worden genomen, maar ze gedragen zich volgens hem ook te vaak als een doorgeefluik van een onrealistisch boodschappenlijstje van de manager.
‘Jij bent de fulltime expert, de manager doet dit er maar bij. Claim die rol dan ook.’
Die expertise betekent ook dat je verder kijkt dan de vacature lang is. Als een manager een salesvacature indient, maar je weet dat de organisatie over 6 maanden overstapt naar een heel ander salesmodel, dan is het jouw taak om die verbinding te leggen. ‘Recruitment is er niet om de rommel van de manager op te ruimen. Je bent er om de organisatie te helpen de juiste capaciteit binnen te krijgen. Soms is de beste strategische beslissing een vacature helemaal niet invullen, maar de vacature schrappen of het oplossen met A.I.’
De routine van 10 minuten
Hoe vind je de cognitieve ruimte voor strategie als je agenda barst van de operationele spoedjes? Volgens Roozen is de oplossing: door het niet te groot te maken. Een strategisch plan hoeft geen document van 40 pagina’s te zijn dat eenmaal per jaar in een stressvolle week wordt uitgetypt en vervolgens in een la verdwijnt.
‘Liever 10 keer 10 minuten verspreid over het jaar, dan in 1 keer een hele week overvallen worden.’
In plaats daarvan pleit hij juist voor ‘micro-strategie’ via vaste routines. Oftewel: ‘Bespreek elke week op vrijdagmiddag 10 minuten lang 1 strategische vraag met je team. Liever 10 keer 10 minuten verspreid over het jaar, dan in 1 keer een hele week overvallen worden. Door iedereen vanuit zijn eigen perspectief te laten kijken, benut je de wisdom of the crowd. Vaak heeft de jongste collega, net binnen en met een frisse blik, de beste ideeën. Pak dat idee vast, neem een besluit en maak er een kwartaaldoel van. Zo verander je recruitment stap voor stap van een reactieve administratieve kostenpost in een proactieve, strategische businesspartner.’
Meer weten?
Wil jij de waan van de dag doorbreken, de regie in het wervingsproces stevig in handen nemen en leren werken met het Recruitment Stuurmodel? Meld je dan aan voor de intensieve training Strategisch Recruitment in de Praktijk van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie. In deze training leer je hoe je de vertaalslag maakt van organisatiedoelstellingen naar een concreet recruitmentplan met impact. Als je je aanmeldt voor eind augustus, pak je nog een mooi voordeel mee!
Zomeractie
Lees ook
- Alle Kaarten van Koen
