Wat laat talent aarzelen om bij jou aan de slag te willen gaan? Nieuw onderzoek van onder meer hoogleraar Boris Groysberg onder meer dan 350 deelnemers aan de zogeheten HBS Executive Education, waarover Harvard Business Review bericht in twee verschillende verhalen, werpt er licht op. En het geheim blijkt vooral te zitten in 3 dingen: gebrek aan duidelijkheid, consistentie en fatsoen. Of, iets specifieker gezegd: gebrek aan duidelijkheid over de functie of organisatie, slechte wervingspraktijken, onaangename of ongeïnteresseerde medewerkers en een slechte reputatie van het bedrijf.

Kandidaten zijn op hun hoede ‘als de strategie niet kan worden gearticuleerd’.

Over gebrek aan duidelijkheid: bedrijven slagen er soms niet in om de basisfeiten over missie, waarden en cultuur over te brengen, stellen de deelnemers aan het onderzoek. En kandidaten zijn dan op hun hoede ‘als de strategie niet kan worden gearticuleerd’. Meerderen noemden ‘geen discussie over de bedrijfscultuur’ of ‘het niet verwoorden van bedrijfswaarden en het geven van voorbeelden’ als problematisch. Ook gebrek aan ‘duidelijkheid in de verwachtingen ten aanzien van de verantwoordelijkheden’ werd genoemd als een belangrijk waarschuwingssignaal, met name het ontbreken van ‘definities van succes’.

Hoe ziet de dag eruit?

Kandidaten willen bijvoorbeeld graag de details weten van de korte en middellange termijn (‘Hoe ziet de gemiddelde dag eruit?’), evenals ‘het carrièrepad en/of de beloning op de lange termijn’. Een ander punt dat aan de orde kwam, was een gebrek aan interne afstemming of ‘inconsistentie in de berichtgeving’. Daarbij ging het bijvoorbeeld over leden van het wervingsteam die praten over de missie en strategie in het algemeen, of specifieker over de functie: ‘Blijft de boodschap gedurende het hele sollicitatieproces hetzelfde?’

‘Belangrijk: blijft de boodschap tijdens het hele sollicitatieproces hetzelfde?’

Wat kan helpen? Communiceer het grote geheel intern, adviseren de onderzoekers. Zorg dat iedereen een gemeenschappelijk begrip heeft van de functie die wordt ingevuld: waarom deze vacant is, waarom deze in eerste instantie is gecreëerd, en de problemen en prestaties van degenen die de functie hebben bekleed. En zorg daarnaast ook voor een duidelijke functiebeschrijving, een checklist voor competenties en een overzicht van de gewenste resultaten of prestatiedoelen, waarna je ten slotte een vaste set sollicitatievragen kunt formuleren om te ontdekken hoe kandidaten aan je wensen en eisen voldoen.

Slechte wervingspraktijken

Bij de categorie ‘slechte wervingspraktijken’ ging het bijvoorbeeld over een algemeen geformuleerd ‘ongeorganiseerd proces’, een ‘gebrek aan voorbereiding/urgentie’ of onvoldoende communicatie over de timing. Leidinggevenden vertelden dat ze zich zorgen maakten over het ‘gebrek aan eerlijkheid/transparantie over wat er gaande was’ en dat ze het als kandidaat vooral vervelend vonden als wervingsteams ‘je blokkeerden om met collega’s te praten’ of ‘niet meerdere sollicitatiegesprekken met verschillende mensen binnen de organisatie toestonden/aanmoedigden.’

Voor een kandidaat is het vervelend als wervingsteams ‘je blokkeren om met collega’s te praten.’

Er werd ook meerdere keren melding gemaakt van interviewers die een gebrek aan interesse of respect toonden in opmerkingen zoals ‘geen tweerichtingsgesprek’ en geen: ‘waarom zou je daar willen werken?’. Tot slot merkten respondenten op dat er ook vaak sprake was van vooroordelen (over werk/privébalans, genderrollen of leeftijdsdiscriminatie) en dat interviewers ’te persoonlijk’ werden rond gezinsleven en vergelijkbare onderwerpen. De onderzoekers raden bijvoorbeeld aan om kandidaten vaker om feedback te vragen hoe ze het proces hebben ervaren. En ook het proces vooraf duidelijk uit te schrijven, en hiring managers beter te trainen.

Verwachtingen voor beleefdheid

‘Als recruitment bovenop al hun andere werk komt, hebben hiring managers het misschien te druk om het goed te doen’, constateren de auteurs ook. ‘Zorg dus dat ze tijd hebben om kandidaten goed te screenen en te evalueren en diepgaande interviews te houden. Stel verwachtingen voor beleefdheid vast. Stel een algemeen protocol op voor hoe bezoekers aan het kantoor, inclusief sollicitanten, behandeld moeten worden. Leg uit en geef het goede voorbeeld met betrekking tot de positieve energie die je van interviewers verwacht. Geef prioriteit aan het moreel voordat er een vicieuze cirkel ontstaat.’

‘Geef het goede voorbeeld met betrekking tot de positieve energie die je van interviewers verwacht.’

Ook een slechte reputatie kan een rode vlag voor kandidaten zijn. ‘Kandidaten zijn begrijpelijkerwijs op hun hoede voor organisaties met een hoog verloop of die dezelfde functie lange tijd of steeds weer open lijken te hebben. De meesten zullen ook bedrijven mijden met een slechte reputatie, een ‘waslijst aan problemen‘ of waarvan het gebrek aan succes of reputatie in de branche niet goed is.’ Het is volgens de auteurs dan verstandig om zulke zorgen niet te negeren of uit de weg te gaan, maar juist te bespreken. ‘De problemen kunnen genuanceerder zijn dan de kandidaat beseft als hij of zij zich vooral laat informeren door krantenkoppen.’

Samenhang en fatsoen

Volgens de auteurs gaat het erom te weten wat je wilt en wat je te bieden hebt (duidelijkheid), mensen met respect, professionaliteit en vriendelijkheid te behandelen (fatsoen) en een kloppend en consistent verhaal te vertellen over eerdere beslissingen/successen/mislukkingen en hoe deze verband houden met het heden en met toekomstplannen (samenhang). Op basis van het onderzoek adviseren ze wervingsteams bijvoorbeeld om sollicitatiegesprekken minder belangrijk te maken, met name voor functies die geen sterke interpersoonlijke component hebben. Dan zijn meer vaardigheden- en functiekennistests beter, stellen ze.

Hoe beter het sollicitatiegesprek de functie weerspiegelt, hoe beter hiring manager én kandidaat de geschiktheid kunnen beoordelen.’

En als je dan tóch een sollicitatiegesprek doet, maak er dan zoveel mogelijk een realistische voorbeschouwing op de baan van, is hun advies. ‘In wat voor soort omgeving – zowel fysiek als mentaal – zal de kandidaat komen te werken? Moeten ze virtuele vergaderingen houden? Klanten meenemen naar lunch en diner? Werken in een omgeving met meerdere afleidingen? Hoe beter het sollicitatiegesprek de werkelijke functie weerspiegelt, hoe beter zowel de hiring manager als de kandidaat de geschiktheid kunnen beoordelen.’

Duidelijkheid graag

Ook is hun advies om vooraf zo duidelijk mogelijk te zijn over wat er tijdens het sollicitatiegesprek en evaluatieproces zal gaan gebeuren. Welke vragen wil je kandidaten stellen? Wanneer krijgen ze de kans om zelf vragen te stellen? En ook belangrijk: welke dresscode verwacht je? Laat weten wanneer het salarisgesprek plaatsvindt. ‘Geef kandidaten de tools om zich voor te bereiden zonder ze te veel te coachen’, zoals een groep deelnemers aan de executive education het verwoordde. ‘Behandel kandidaten altijd met respect, zowel wat betreft het proces als geheel (duidelijke communicatie, tijdige reacties) als interpersoonlijk.’

Lees ook

• 4 rode vlaggen die laten zien dat je huidige recruitmentproces niet meer werkt