Hij heeft al best vaak een site live gezet, aangepast, geüpdatet of vernieuwd. ‘Als geen ander weet ik dus hoe lastig het kan zijn om een switch te maken, zeker als je ook een systeem moet omzetten, zoals bijvoorbeeld met een nieuw ATS.’ Maar gewoon je héle recruitmentsite een week lang offline halen voor ‘systeemonderhoud‘, zodat werkzoekenden geen enkele vacature kunnen bekijken, en daar ook niet op kunnen reageren? Nee, dat had Bas van de Haterd ook nog nooit eerder gezien. ‘Blijkbaar heeft Shell geen sollicitanten nodig’, constateerde de organisator van Digitaal-Werven deze week dan ook ironisch op LinkedIn.
De ontdekking kan ook bij andere experts meteen op verbazing en verontwaardiging rekenen. ‘OMG, wat een schande’, schrijft bijvoorbeeld recruitmenttechnologie-projectleider Patrick Boonstra. Hij kent geen vergelijkbare cases, of het moet het systeem van Workday zijn, dat voorheen wekelijks op zaterdagochtend 4 uur downtime had, wat volgens berekeningen van hem tot wel ongeveer 5% aan sollicitaties kostte. Hij noemt de stap van Shell ‘een schande, omdat het wel schade toebrengt aan je recruitmentapparaat en je reputatie, en volstrekt te vermijden is. Er zijn prima alternatieven om niet een week offline te zijn.’
‘Ongekend en onnodig’
Uit de week lange downtime van de werkenbij-site leidt Boonstra af dat Shell internationaal ‘kennelijk heeft besloten om haar ATS met een big bang te vervangen en een technische (jobs)datamigratie uit te voeren, waardoor ze een freeze hebben ingesteld. Wat mij betreft ongekend, en volstrekt onnodig’, zegt hij. ‘Ik adviseer voor de livegang van een ATS en -datamigratie daarentegen eigenlijk altijd een fade-in, fade-out-aanpak, waarbij je tijdelijk zowel het oude als nieuwe ATS integreert met je careersite, en je tijdelijk, ongeveer 6 weken, in twee systemen werkt.’
‘Er zijn prima alternatieven om niet een week offline te zijn.’
Voor onder andere Rabobank.jobs heeft hij zo ooit meegewerkt aan de uitfasering van 4 ATS’en naar 1 nieuwe, zegt hij. ‘Zonder continuïteitsverlies.’ Overigens kun je ook vaak ‘alle vacatures vast klaarzetten in het nieuwe ATS, en bij (externe) live-gang wel de ‘harde’ switch op de careersite maken van oud naar nieuw ATS’, constateert hij. ‘Iets meer piekbelasting voor recruitment om vacatures klaar te zetten, maar iets minder lang werken in twee systemen.’ Nieuwe vacatures aanmaken in het nieuwe ATS is overigens ook ‘de beste training van de recruiters’, merkt hij op.
‘Korte onderbreking’
Shell Nederland is benaderd voor een reactie, en wat meer achtergrond bij deze opmerkelijke keuze. Een woordvoerder antwoordt daarop dat het gaat om ‘een geplande wereldwijde upgrade om onze recruitmentsystemen te verbeteren’. Ook heeft ze het over ‘een korte onderbreking’, die de organisatie in staat stelt ‘verbeteringen door te voeren en tests uit te voeren, zodat we kandidaten in de toekomst een soepelere ervaring kunnen bieden.’ Vanaf maandag zullen de vacatures weer ‘zoals gebruikelijk zichtbaar zijn’, benadrukt ze.
‘Het gaat om een geplande wereldwijde upgrade om onze recruitmentsystemen te verbeteren.’
Wie wil werken bij een van de Shell-tankstations in Nederland kon deze week overigens wel de vacatures daarvoor bekijken. De ondernemers van die stations hebben namelijk een eigen carrièresite. De internationale carrièresite van Shell heeft trouwens momenteel een koppeling met Workday waarmee kandidaten hun sollicitaties kunnen beheren. De Shell Talent Community draait op Avature.
Lees ook