Het succes van recruitment staat of valt met de eerste werkdagen van een nieuwe medewerker. Dankzij innovaties kan dat steeds soepeler verlopen. Vijf gouden regels.
Hoe vaak komt het voor dat nieuwe medewerkers op hun eerste dag nog helemaal niet aan de slag kunnen? Zij wachten misschien nog op een computer, hebben nog geen toegangspasje, geen computeraccount en dus ook geen toegang tot e-mail of applicaties die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Kortom, de procedures die gepaard gaan met het in dienst treden van een nieuwe medewerker zijn vaak inefficiënt, waardoor nieuwe medewerkers hun eerste dagen niet productief zijn. Hoe kunnen organisaties dit oplossen? Hieronder volgen vijf concrete oplossingen.
#1. Tijdig invoeren in HR-systeem
Zorg ervoor dat de HR-afdeling tijdig, minimaal 2 weken voorafgaand aan de eerste werkdag, de nieuwe medewerker opvoert in het HR-systeem, voorzien van NAW-gegevens en datum indiensttreding. Dit kan procedureel worden afgedwongen. Twee weken voorafgaand aan de eerste werkdag geeft voldoende tijd om zowel de fysieke toegang (toegang tot het gebouw of delen daarvan) als de logische toegang (toegang tot het netwerk) en de kantoorfaciliteiten (bureau, hardware) voor de nieuwe medewerker te regelen.
#2. Automatiseer gebruikersbeheer
Voor een nieuwe medewerker moet een computer/user account worden aangemaakt in het netwerk, zodat hij/zij toegang krijgt tot bestanden en applicaties. Het aanmaken van een user account wordt bij veel organisaties nog handmatig gedaan door de IT-afdeling of servicedesk. Het is eenvoudig, maar wel tijdrovend werk. Tijdrovend, omdat dit proces vaak gepaard gaat met aanvragen op papier die door managers moeten worden geaccordeerd en vervolgens door de IT-afdeling moet worden doorgevoerd in het netwerk. En als informatie ontbreekt, moet de IT-afdeling weer contact opnemen met de leidinggevende van de nieuwe medewerker.
Met user provisioning software is het mogelijk om dit proces volledig te automatiseren. Er wordt daarbij een koppeling gemaakt tussen het HR-systeem en het netwerk. Als een nieuwe medewerker wordt opgevoerd in het HR-systeem, wordt automatisch een gebruikersaccount voor deze medewerker aangemaakt in het netwerk (het zogeheten Active Directory and Exchange). Op basis van de functie van de nieuwe medewerker kunnen direct ook de juiste rechten tot de benodigde applicaties worden toegekend.
#3. Vervang notificatie e-mails
Als een nieuwe medewerker in dienst treedt, krijgt een facilitair manager of iemand anders die verantwoordelijk is voor facilitair daarvan meestal bericht met een simpele e-mail notificatie. Ook dit e-mailverkeer kan worden vervangen en geautomatiseerd. Zo is het mogelijk om een koppeling te realiseren tussen het HR-systeem en het facilitair systeem. Als een nieuwe medewerker dan wordt opgevoerd in het HR-systeem, wordt automatisch een zogeheten ticket ingeschoten in het facility management systeem. De vele handmatige acties die gepaard gaat met het managen van tickets in een facility management systeem worden hierdoor vermeden en de facilitair manager houdt meer tijd over om daadwerkelijk zorg te dragen voor het leveren van de kantoorfaciliteiten.
#4. Self service door leidinggevende
Bij de inzet van ad-hoc of tijdelijk personeel is geen tijd te verliezen. Denk bijvoorbeeld aan uitzendkrachten in de zorg. Vaak is pas kort van tevoren of op de dag zelf duidelijk dat deze medewerker aan het werk gaat en resources nodig heeft (bijvoorbeeld toegang tot een patiëntendossier). De afdeling P&O heeft dan te weinig tijd en/of beschikt niet over alle informatie om deze tijdelijke medewerker op te voeren in het HR-systeem. Omdat de leidinggevende van deze medewerker wel over deze informatie beschikt, zou het logisch zijn als de leidinggevende de toegang tot het netwerk voor deze nieuwe medewerker zelf kan regelen. Dat is heel goed mogelijk via een self-service portal. De leidinggevende kan daarin zelf (op een intuïtieve manier) rechten voor de nieuwe medewerker aanvragen. De aanvraag wordt direct in het netwerk verwerkt en de rechten worden voor een bepaalde periode toegekend. Alle aanvragen worden gelogd om een audittrail te kunnen voorleggen.
#5. 20/80 procent regel
De afdeling P&O moet veel gegevens van de nieuwe medewerker opvoeren in het HR-systeem, zoals NAW-gegevens, maar ook informatie rondom contract, afdeling, kostenplaats en functie. Deze gegevens invullen (en vooral: aanvullen) is zeer tijdrovend. Door alleen de basisgegevens (NAW en datum indiensttreding) in te vullen is het echter al mogelijk een user account te creëren en kan de medewerker dus aan de slag. Het is daarom verstandig dat de afdeling P&O zich in eerste instantie concentreert op het invullen van de basisgegevens. Dus op de eerste 20 procent van alle informatie. De overige 80 procent kan wachten.
Dit artikel is geschreven door Arnout van der Vorst, Identity Management Architect bij Tools4ever, expert in Identity & Access Management.
Foto via Flickr.com
