Het artikel gaat hieronder verder.
Het project loopt uit in tijd en geld. Het lukt het UWV maar niet om grip te krijgen op de kwaliteit. En ‘de aanpak past niet bij het vernieuwende karakter van het project.’ De conclusies van het Adviescollege ICT-Toetsing (AcICT) over het grootste ICT-project van het UWV ooit zijn niet mals. Het project, waar softwareleverancier 8vance een grote rol in speelt, lijkt al vanaf het begin onder een ongunstig gesternte te bevinden. En weinig dat er op wijst dat dit snel verbetert, aldus het zware, onafhankelijke, bij wet ingestelde, adviescollege dat een betere beheersing van ICT-projecten en informatiesystemen bij de overheid beoogt.
‘De aanpak past niet bij het vernieuwende karakter van het project.’
‘Wij begrijpen de wens om de applicatie te vernieuwen waarmee de adviseurs van de divisie Werkbedrijf werkzoekenden en vacatures matchen, zodat werkzoekenden méér geschikte vacatures aangeboden krijgen’, zo schrijft het college. Maar de praktijk laat vervolgens behoorlijk te wensen over, constateren ze ook. ‘Na een periode van ruim 3 jaar – vanaf de start van het project Bemiddelingsservice Consolidatie Databases – heeft UWV echter niet kunnen vaststellen dat de werking van de nieuwe applicatie ‘Bemiddelingsservice’ (BMS) voor UWV voldoet.’
4,7 miljoen extra
Met het project ‘Bemiddelingsservice fase 1′ is in totaal zo’n 30 miljoen euro gemoeid. In de eerste 7 maanden van het project was daarvan al 17 miljoen uitgegeven. De uitloop van de planning zorgt volgens UWV nu al voor een stijging van de projectkosten met 4,7 miljoen euro, een budgetverhoging die ten tijde van het onderzoek van het AcICT nog niet was toegekend. En dan hebben we het nog niet eens over fase 2, gericht op ‘bredere uitrol naar alle werkzoekenden en werkgevers’. Die fase is namelijk nog helemaal niet begroot. Al is nu al wel duidelijk dat de structurele kosten 8,7 miljoen per jaar gaan bedragen.
‘Tooling die naar verluidt circa 2 ton per jaar kost wordt vervangen door spul dat meer dan 4,5 miljoen per jaar kost.’
In de genoemde fase 1 wil drie min of meer antieke systemen (Werk.nl, Sonar en WBS) vervangen waarmee zo’n 3.000 UWV’ers nu hun dagelijks werk doen. Het werk is uitbesteed aan softwareleverancier 8vance, die voor het bouwen van een database voor het beheren van profielen, vacatures en zoeken naar matches, een deal met het UWV sloot van in totaal zo’n 65 miljoen euro, te betalen over 14 jaar. ‘Tooling die naar verluidt circa 2 ton per jaar kost wordt vervangen door spul dat meer dan 4,5 miljoen per jaar kost’, schreef Computable-journalist René Veldwijk eerder over het project.
Mooie doelen misschien
Dat zou natuurlijk nog niet zo erg zijn, als het ook daadwerkelijk een betere arbeidsmarkt oplevert. Maar dat is dus maar helemaal de vraag, zoals het adviescollege het nu constateert. Een meer skills based manier van werven, op basis van vaardigheden, competenties en ambities? Meer mensen aan het werk helpen, met minder gesprekken? En tegelijk problemen met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging oplossen? Het klinkt als doelen misschien mooi. Maar of het ook gaat werken? AcICT vraagt het zich af. ‘Wij kunnen niet concluderen dat het product voldoet, maar wel dat het implementatieproces onvoldoende beheerst is.’
‘We kunnen concluderen dat het implementatieproces onvoldoende beheerst is.’
Het adviescollege raadt daarom onder meer aan ‘het project aan te sturen als een vernieuwing, in kleine stappen. Laat de integratiewerkzaamheden en het optimaliseren van de applicatie voor het gebruik door UWV pas doorgaan als vaststaat dat de matchingsfunctionaliteit voldoende toegevoegde waarde heeft.’ Ook wijst het rapport erop dat de ‘wijze van samenwerken binnen UWV en met de leverancier’ verbeteren kan. Die samenwerking moet ‘enerzijds intensiever en anderzijds zakelijker’, constateren ze. Bijvoorbeeld door extra go/no-go-momenten in te bouwen, op basis van kwaliteitstoetsen.
Steeds voor verrassingen
De oorspronkelijke planning was dat de eerste UWV-adviseurs in 2025 de nieuwe bemiddelingsservice BMS zouden gaan gebruiken. Maar ‘doordat integratie met andere systemen en de benodigde functionaliteit voor gebruikers nog niet volledig beschikbaar zijn, is de ingebruikname drie keer uitgesteld’, aldus de onderzoekers. Dat komt ook, stellen ze, omdat ‘het project BMS in veel opzichten vernieuwend is. En zo’n vernieuwend project vraagt passende aansturing, maar de huidige wijze van aansturing van UWV sluit daar niet bij aan. Hierdoor staat UWV steeds voor verrassingen en is de beheersing onvoldoende.’
‘Zo’n vernieuwend project vraagt passende aansturing, maar de huidige wijze sluit daar niet bij aan.’
Een van die verrassingen is bijvoorbeeld dat UWV wil dat het systeem aansluit op de (nog jonge) skillstaxonomie van CompetentNL, terwijl 8vance werkt met een eigen taxonomie. Ook constateert AcICT dat ‘agile werken nog niet volwassen is’, en teams onvoldoende in samenhang werken, ‘doordat gemeenschappelijke ontwerpen ontbreken. Als gevolg daarvan begrijpen de mensen die moeten samenwerken elkaar niet. Of ze zijn niet op de hoogte van elkaars werkzaamheden en uitgangspunten.’ Waarbij volgens de onderzoekers ook meespeelt dat het UWV geen grip krijgt op de kwaliteit ‘doordat de focus niet ligt op leren en evalueren.’
‘Complexe oplossing’
‘Wij zien een complexe oplossing waaraan steeds nieuwe eisen worden gesteld’, zo meldt het onderzoeksrapport streng. Ook is tussen de regels door te lezen hoe stroef de samenwerking soms verloopt. Zoals in de passage: ‘De leverancier (8vance, red.) gaat ervan uit dat matching alleen mogelijk is op basis van vaardigheden, competenties en ambities, terwijl UWV uitgaat van de huidige data waarin informatie over vaardigheden, competenties en ambities ontbreekt. Als gevolg hiervan is een meerwerktraject overeengekomen waarin de leverancier software heeft ontwikkeld die deze gegevens geautomatiseerd toevoegt aan profielen en vacatures.’
‘UWV weet niet […] in welke mate de nieuwe werkwijze meer mensen aan werk helpt.’
Maar ondertussen is het dus ook nog steeds niet duidelijk of de matchingsresultaten ‘voldoende toegevoegde waarde bieden voor het UWV’, aldus het adviescollege. ‘Het Programma van Eisen definieert niet hoe kan worden bepaald of het matchen met BMS voldoende kwaliteit heeft en ook niet wat de verwachte verbetering is van het matchen.’ En UWV kan dat zelf eigenlijk ook niet vaststellen, constateren ze. ‘UWV heeft onvoldoende kennis van de gebruikte algoritmen om de kwaliteit vast te stellen. Hierdoor weet UWV niet […] in welke mate de nieuwe werkwijze meer mensen aan werk helpt.’ En daar was het nou net wel om te doen.
10 maanden overtijd
De geplande invoeringsdatum van het systeem is nu al met 10 maanden overschreden. Ondertussen werken de koppelingen nog steeds niet goed, constateert het adviescollege: ‘Niet alle gegevens komen aan in de doelapplicatie en gegevens gaan niet terug naar de bronsystemen.’ De planning blijft echter ook nog altijd onzeker. ‘De nieuwe planning is alleen haalbaar als de volledige keten veel sneller en betere software levert dan tot nu toe is gedaan.’ Maar, zo constateren ze bijna cynisch: ‘Hier is geen onderbouwing voor gegeven. Wij denken dat de nieuwe planning niet wordt gehaald: het aantal openstaande acceptatiecriteria is te groot.’
‘Wij denken dat de nieuwe planning niet wordt gehaald.’
Dat maakt dus ook de kosten nog eens extra pijnlijk. Niet alleen de (nog niet toegekende) stijging van de projectkosten met nog eens 4,7 miljoen, maar óók de nog altijd onduidelijke invulling van het budget voor de beheerfase. ‘Ook zijn de kosten voor het team dat invulling moet gaan geven aan de compliance-vereisten nog niet goedgekeurd.’ En dan moet fase 2 van het project – de grote uitrol – dus nog komen. Want ook daarvoor zijn de kosten nog onduidelijk ‘doordat veel ontwerpkeuzes nog moeten worden gemaakt.’
Hoe nu verder?
De grote vraag is natuurlijk: hoe nu verder? Het UWV wil zelf nog geen inhoudelijk reactie geven. ‘Normaal is het zo dat na zo’n rapport de minister een reactie naar de Tweede Kamer stuurt. Maar we zitten nu natuurlijk even met een ministerswissel, dus dat zal nu even moeten wachten, maar komt daarna zo snel mogelijk, via de bekende kanalen’, reageert een woordvoerder. ‘Ik weet wel: we gaan voor nu gewoon door met het project. De livegang van de eerste pilot wordt nu voorbereid, dat loopt dus.’ 8vance zelf was niet bereikbaar voor commentaar.
‘De nieuwe minister zal op het rapport een antwoord geven.’
Wel is al duidelijk dat de komende maanden cruciaal zijn voor het project. ‘Wij adviseren UWV het komende halfjaar vast te stellen of de beoogde verbetering voor burgers, werkgevers en adviseurs met BMS wordt gerealiseerd’, aldus het AcICT. Pas als er aantoonbaar betere matches tot stand komen, stellen ze, mogen ‘de integratiewerkzaamheden en het optimaliseren van de applicatie voor het UWV-gebruik doorgaan.’ Begin daarom met een aantal rayons, stellen ze, en kijk daar of het werkt. ‘Zij kunnen zo de matches van BMS vergelijken met die van het oude systeem en de voordelen ervaren van andersoortige matches voor lastige profielen.’
Doorgang im Frage
En als die voordelen er onverhoopt toch niet blijken te zijn? Dan staat echt het verdere verloop van het project im Frage, wat AcICT betreft. ‘Definieer in aanvulling op de contractverlengingsmomenten extra go/no-go-momenten in het komende halfjaar op basis van de vastgestelde kwaliteit in termen van de eerdergenoemde
kwaliteitskenmerken’, schrijven ze bijvoorbeeld. ‘Deze kwaliteitskenmerken moeten ook opgenomen worden in de dienstenniveau-overeenkomst die nog moet worden gesloten. De uitwerking van fase 2 en de uitfasering van WBS en SONAR hangen af van het kwaliteitsoordeel en het go/no-go-besluit.’
Het is zou natuurlijk niet het eerste automatiseringsproject bij het UWV dat financieel uit de klauwen loopt…
Het is voor zowel het UWV als 8vance niet te hopen, en misschien ook wel niet voor de momenteel groeiende stroom werkzoekenden. Maar het zou natuurlijk niet het eerste automatiseringsproject bij het UWV zijn dat uiteindelijk niet brengt wat het beoogde, of in elk geval qua kosten flink uit de klauwen loopt, zoals in december vorig jaar ook nog de Algemene Rekenkamer concludeerde bij een ander project. Het is misschien niet het allergrootste dossier, maar het betekent in elk geval nu wel alweer een stukje hoofdpijn erbij voor het nieuwe kabinet, nog voor het goed en wel begonnen is…