Checklist: zó doe je goede onboarding

Peter Boerman Op 15 april 2014 Gem. leestijd 4 min9555x gelezen
Deel dit artikel:
Checklist: zó doe je goede onboarding

De eerste 90 dagen bepalen vaak al of iemand slaagt in een baan of niet. Met deze 10 tips gaat het zelden meer verkeerd.

1.     Werf realistisch

Onboarding begint met een realistische werving; een eerlijk verhaal over wat iemand kan verwachten. Dan happen de mensen die je graag hebt misschien iets minder snel toe, maar je vermindert zo het ongewenst voortijdig vertrek met wel  50 procent.

2.        Maak een centraal plan

Als iedere afdeling zijn eigen plan maakt, kost het veel extra tijd, geld  en energie om nieuwe collega’s in te werken. Maak een centraal onboardingsplan en pas daarop plannen aan voor individuen en afdelingen.  Neem daarbij specifieke groepen mee, zoals parttimers, hoger opgeleide professionals en starters.

3.        Maak verwachtingen helder 

Werkgevers gaan er te vaak van uit dat nieuwkomers wel begrijpen wat de bedoeling is, want dat hebben ze al verteld tijdens het werving en selectie traject? Maar hoe maak je verwachtingen uit dit traject concreet? Spreek dat af met de nieuwe medewerker.

4.         Geef snel feedback

Nieuwkomers die snel feedback krijgen op hun werk presteren beter. Niet alleen op de inhoud van hun werk: doen ze de goede dingen? Maar ook op de manier waarop ze het werk doen: past hun manier van werken binnen de organisatie?

5.        Maak een netwerkoverzicht

Vaak wordt gedacht dat nieuwkomers succesvol worden als ze hun eerste klus goed doen, maar het opbouwen van een netwerk blijkt zeker zo relevant. Wie weet wie hij waarvoor moet hebben binnen een organisatie, krijgt dingen sneller voor elkaar.  Bovendien voelt zo iemand zich veel eerder thuis. Zorg dat er een netwerkoverzicht komt voor iedere nieuwkomer.

6.        Profiteer van verbazing 

Het is belangrijk dat nieuwkomers de gewoonten binnen je organisatie leren kennen en dat ze ergens terecht kunnen met hun verbazing. Organiseer themabijeenkomsten of laat ze erover schrijven in interne blogs. Zo leer je ook je organisatie beter kennen door de ogen van de nieuwkomers.

7.        Maak ze trots

Mensen die spijt hebben van een keuze vertrekken uiteindelijk. Dat gevoel ontwikkelt zich vaak  al in de eerste dertig tot zestig dagen. Mensen blijven dan nog wel langer zitten, maar zijn eigenlijk niet meer gemotiveerd. Zorg dat mensen trots zijn op hun keuze en dat ze dat kunnen delen. Dat  begint met een perfect georganiseerde eerste dag. Denk ook aan informatie voor vrienden en  familie, zodat ze kunnen delen waar ze werken.

8.        Regel een buddy (of peer-coach)

Nieuwkomers gaan bij binnenkomst op zoek naar informatie. Dat doen ze het liefst bij collega’s op gelijk niveau. Wijs dus een collega aan als buddy of “peer-coach” en bereid die voor op zijn rol.  In minder dan 10 procent van de gevallen heeft iemand een goede buddy die hem met raad en daad bijstaat. Veel vaker een mentor, maar die staat vaak te ver van de dagelijkse praktijk.

9.        Laat techniek voor je werken

Kijk hoe online tools je kunnen ondersteunen bij de onboarding. Denk aan een maatwerk intranetsite met triggermails, zoals enter>ING. Of de onboarding app van Appical.

10.     Evalueer de onboarding

Je hebt een doel met onboarding: mensen sneller zelfstandig laten werken en een  efficiëntere organisatie. Wat is er wel en niet goed  geregeld om dat doel te bereiken? Evalueer wat  nieuwe mensen vonden van hun eerste 90 dagen. Wat hebben ze gemist, wat kan beter?

9533475033_dc65595ca9_z

Gebruik om je onboarding te evalueren bijvoorbeeld ook deze checklist:

Checklist onboarding
Hoe goed heb jij dit voor elkaar?

1

2

3

Rondom werving      
Realistic job profiling
De pre-boarding: informatie en activiteiten voor binnenkomst
De administratieve afwikkeling bij binnenkomst
Support aan nieuwkomers:
Een goed voorbereide manager en team
Een goed voorbereide mentor, buddy of peer coach
Online ondersteunend onboarding programma
Introductieactiviteiten (denk aan cursus, lunch etc)
Een georganiseerde eerste dag
Leren kennen van…:      
Het tijdig toelichten van regels en procedures binnen de organisatie
Het geven van structurele feedback aan nieuwkomers op prestaties en manier van werken, zowel formeel als informeel
Het geven van ruimte aan nieuwkomers om feedback te geven aan de organisatie en zichzelf te laten zien
Het creëren van de juiste verwachtingen vanuit de organisatie: wat kan een werknemer verwachten bv qua baan, loopbaan, beloning, etc? Wat verwacht de organisatie dat hij geeft bv qua prestaties en gedrag, loyaliteit, flexibiliteit?
Het opbouwen van een effectieve netwerken bij nieuwkomers
Het leren kennen van de cultuur, de normen, waarden en het gedrag van de organisatie
Het ontwikkelen van trots en betrokkenheid bij nieuwkomers
Plannen:
Een strategisch onboardingsplan
Maatwerk voor doelgroepen en  individuen
Evaluatie van onboarding na 3 weken,  90 dagen en half jaar

 

Deze checklist is opgesteld door Ardiënne Verhoeven, oprichter van Workwonders, gespecialiseerd in onboarding en recruitment. Haar eerste boek heet ‘Recruitment‘,  haar tweede boek, over hoe nieuwe medewerkers succesvol kunnen worden ingewerkt, verschijnt eind april. 

Beeld via Flickr.com

Dit verhaal verscheen in een uitgebreide versie in de papieren editie van Werf& (nr 25). Alles lezen? Neem hier een (proef)abonnement!

Deel dit artikel:
Peter Boerman

Peter Boerman

Hoofdredacteur bij Werf&
Hij heeft eigenlijk nog nooit een vacature uitgezet. En meer sollicitatiegesprekken gevoerd als kandidaat dan als recruiter of werkgever. Toch schrijft Peter Boerman alweer een jaar of 10 over weinig anders dan over de wondere wereld van werving en selectie, in al zijn facetten
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners

Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie
BRANDMANNEN           Recruitment Marketing
Brockmeyer
Bullhorn
Carerix
Compagnon
DPG Recruitment
Indeed
Intelligence Group
Monsterboard
Mysolution
Otys Recruiting Technology
Talmark