Het principe van payrolling is in wezen simpel: een bedrijf geeft de verantwoordelijkheid voor zijn werkgeverschap uit handen en het personeel komt in dienst van een payrollonderneming, die het vervolgens weer aan het bedrijf ‘uitleent’. Maar ondanks dat het begrip al een halve eeuw in de arbeidsmarkt rondwaart, en sindsdien veel bedrijven er gebruik van hebben gemaakt, bestaan er ook nog altijd veel misverstanden over. We zetten de 7 belangrijkste op een rij.
Misverstand 1: Payrollen en uitzenden is hetzelfde
Payrollbedrijven en uitzendbureaus lijken op veel vlakken op elkaar, mede doordat veel uitzendbureaus ook payrolldiensten aanbieden. Toch zijn er zeker een aantal belangrijke verschillen. Bij payroll is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie, terwijl het payrollbedrijf slechts optreedt als de formele werkgever. Het payrollbedrijf draagt daarbij de volledige verantwoordelijkheid voor loonadministratie, arbeidscontracten en werkgeversverplichtingen. Ideaal voor ondernemers die wel talent willen binden, maar dan zonder de complexiteit van direct werkgeverschap.
Bij payroll is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie.
Bij uitzenden verzorgt het uitzendbureau de werving en selectie en treedt tevens op als formele werkgever. Uitzendwerk biedt zowel werknemers als -gevers de meeste flexibiliteit. De uitzender kan de werknemer inzetten bij diverse opdrachtgevers, meestal voor kortlopende projecten. Bedrijven die te kampen hebben met seizoensgebonden pieken of die snel teams moeten kunnen opschalen voor projecten, profiteren optimaal van werknemers die via een uitzendconstructie werken. Bij een payrollconstructie werkt dat vanzelfsprekend anders.
Misverstand 2: Payrollen is negatief voor de werknemer
Er wordt nog wel eens gedacht dat payrollen negatief uitpakt voor de werknemer. Maar doordat payrollmedewerkers onder de cao en arbeidsvoorwaarden vallen van de inlenende werkgever, is er wat dat betreft geen sprake van een verschil met de andere werknemers van die werkgever. Dat is anders bij uitzendkrachten, die vallen onder de cao van het betreffende uitzendbureau. Daardoor bestaan er onder andere verschillen op het gebied van toeslagen, pensioenrechten, 13de maanden, extra vakantiedagen, scholings- en verlofregelingen, die voor uitzendkrachten vaak negatiever uitpakken. Bij payrolling is daar dus geen sprake van.
Ga je voor een payrollconstructie, dan vallen medewerkers (sinds 2020) onder de zogeheten ‘ketenregeling’.
Kies je voor uitzenden, dan vallen de medewerkers bovendien onder de zogenaamde faseregeling (fase A, B & C). Hierbij kunnen ze tot 4 jaar werkzaam blijven via een flexcontract. Ga je voor een payrollconstructie, dan vallen medewerkers (sinds 2020) onder de zogeheten ‘ketenregeling’, waarbij je maximaal 3 contracten kunt aangaan met een maximale totale looptijd van 3 jaar.
Misverstand 3: Bij payrollen ben je niet meer verantwoordelijk
Zowel bij uitzenden als bij payrollen wordt de werknemer formeel in dienst genomen door een externe organisatie (het uitzendbureau of payrollbedrijf), die daarmee de juridische werkgever wordt. Dit betekent dat zowel het uitzendbureau als een payrollbedrijf gebonden zijn aan werkgeversverplichtingen zoals het afdragen van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen, het verzorgen van de loonadministratie, en het naleven van arbeidswetgeving.
Bij payroll is de inlenende werkgever zelf verantwoordelijk voor vervanging bij ziekte of vakantie.
Maar dat betekent niet dat je als werkgever nergens meer voor verantwoordelijk bent. In geval van ziekte of vakantie is de inlenende werkgever bij payroll bijvoorbeeld zelf verantwoordelijk voor vervanging, terwijl deze verantwoordelijkheid bij een uitzendconstructie over het algemeen ligt bij het uitzendbureau, behalve als hierover andere afspraken zijn gemaakt.
Misverstand 4: Payrollers bouwen geen pensioen op
Net als iedere andere medewerker bouwt ook iemand die via een payrollbedrijf wordt ingeleend ook gewoon pensioen op. Er is wel een verschil met uitzendkrachten. Payrollbedrijven en uitzendbureaus vallen onder verschillende sectoren, wat invloed heeft op cao’s en premieafdrachten. Deze sectorindeling beïnvloedt niet alleen de administratie, maar ook de toepasselijke arbeidsvoorwaarden en wetten en regels waaraan voldaan moet worden.
Medewerkers van een payrollbedrijf bouwen net zoveel pensioen op als de overige medewerkers bij een inlener.
Zo vallen uitzendkrachten vaak onder de ABU-cao, waarbij vaak een StiPP-pensioenregeling gevolgd wordt. Payrollbedrijven hanteren echter de pensioenregeling die van toepassing is in de CAO of een adequate variant bij de inlenende partij. Zo hanteren we bij Payroll Select bijvoorbeeld onder meer de pensioenregeling voor horeca en recreatie of de pensioenregeling voor callcenters. Voor een inlenende partij die actief is in een van deze branches biedt dat voordelen, aangezien de kosten daarvoor lager liggen dan de StiPP-pensioenregeling.
Misverstand 5: Je moet kiezen: het is óf payroll, óf uitzenden
In de praktijk zien we vaak dat inlenende werkgevers van beide vormen gebruikmaken. Personeel dat ze zelf werven, wordt dan bijvoorbeeld verloond volgens een payrollconstructie, terwijl er vaak ook sprake is van het feit dat de payroll- en/of uitzendpartij de werving en selectie (al dan niet gedeeltelijk) voor zijn rekening neemt. Bij Payroll Select zien we vaak dat uitzendkrachten na een afgesproken kosteloze overnametermijn (afhankelijk van het functieprofiel ligt deze tussen de 1.040 en 1.680 gewerkte uren), of na afronding van fase A, op contract gezet worden bij de opdrachtgever.
In de dynamische wereld van ondernemerschap zijn efficiëntie en focus twee sleutelwoorden voor succes.
In de dynamische wereld van ondernemerschap zijn efficiëntie en focus twee sleutelwoorden voor succes. Terwijl ondernemers streven naar groei en innovatie, brengt de uitbreiding van het personeelsbestand een hele reeks extra verantwoordelijkheden met zich mee, waaronder verloning en juridisch werkgeverschap. Dit is waar de keuze tussen zelf verlonen of het uitbesteden aan een payrollbedrijf een cruciale beslissing wordt, waarbij de keuze voor payrolling ondernemers aanzienlijke verlichting van administratieve en juridische verantwoordelijkheden biedt.
Misverstand 6: Payrollen leidt tot ontevreden werknemers
Vinden medewerkers het vervelend om via een payrollconstructie te worden ingehuurd? Dat is nog nooit gebleken. Sterker nog: door de verloning en bijbehorende werkgeverstaken uit te besteden, kunnen ondernemers zich richten op hun kernactiviteiten, terwijl ze tegelijkertijd verzekerd blijven van tevreden werknemers. Het payrollbedrijf hanteert namelijk als juridisch werkgever gewoon de CAO waar de betreffende opdrachtgever aan verbonden is, en ontzorgt ook in verzuim- en re-integratiebegeleiding, en het bijhouden van wijzigingen in cao’s en wetgeving.
Misverstand 7: Payrolling is duurder dan zelf verlonen
Hoewel op het eerste gezicht de kosten van payrolling hoger lijken dan zelf verlonen, blijkt dit in de praktijk juist vaak omgekeerd te zijn. Veel werkgevers kijken hierbij vooral naar het brutoloon van een werknemer, maar vergeten ook overige kosten mee te nemen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Vakantiegeld
- Opbouw vakantiedagen
- Loondoorbetaling en vervanging bij ziekte
- Verzekeringen
- Pensioen
- Administratieve kosten
- Sectorpremies
Werk je samen met een payrollbedrijf als Payroll Select dan beschik je ook over een verzuimverzekering, arbocontracten, juridische ondersteuning bij arbeidsconflicten en bespaar je ook op kosten die je anders kwijt bent aan software die je nodig hebt voor verloningen en verlof-/urenregistratie. Stel je voor dat je 100 medewerkers moet verlonen. Dan moet je voor al deze personen een contract aanmaken en iedere week of maand netjes het salaris overmaken. Het scheelt je veel tijd als je deze taken overlaat aan een gespecialiseerd payrollbedrijf. Onder aan de streep betekent dat vaak dat je juist goedkoper uit bent.
Beeld boven: Staff Capital