Veel nieuwe werknemers haken al af voordat ze goed en wel met hun baan begonnen zijn. Pre-boarding kan dat voorkomen, zegt Gerrit Brouwer. Hij heeft 3 gouden tips om vroegtijdige uitval te voorkomen.
Als je regelmatig vliegt, ben je vast bekend met de voordelen van het ‘pre-boarden’: eerder aan boord van het vliegtuig gaan, de handbagage opbergen en gaan zitten voordat de andere passagiers binnenkomen. De toegang tot de Priority Lounge van een luchthaven is ook een groot voordeel; pre-boarding-programma’s houden frequent flyers tevreden en trouw.
Niet komen opdagen
Bij het opstarten van nieuwe medewerkers is goed ook naar deze voordelen te kijken. Een meerderheid van de nieuwelingen ervaart grote problemen bij de landing in hun nieuwe bedrijf; 30 procent van de nieuwe collega’s gaat al binnen de eerste paar weken op zoek naar een nieuwe baan, of erger nog: ze komen op de eerste dag niet eens opdagen.
Ellende voorkomen
Pre-boarding kan veel van die ellende voorkomen. Het kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers al vóór hun eerste werkdag vertrouwd raken met hun nieuwe werkomgeving. Ik ben ervan overtuigd dat door het pre-boarden van medewerkers de productiviteit van een nieuwe collega stijgt. En daar kan niet alleen de nieuwe medewerker zijn voordeel mee doen, maar ook de andere teamleden, de manager en personeelszaken. Daarom: 3 gouden pre-boarding tips die in elke organisatie kunnen worden toegepast.
#1. Communiceer over je cultuur
Elk bedrijf heeft een unieke eigen cultuur en eigen DNA, waarmee de organisatie zich onderscheidt van concurrenten en andere werkgevers die vissen in dezelfde vijver met talent. De visie, waarden, cultuur en tradities van het bedrijf delen stimuleert de integratie van nieuwe medewerkers. Door deze elementen zo snel mogelijk te communiceren, weten nieuwe medewerkers wat ze kunnen verwachten en voelen ze zich sneller thuis in de organisatie.
Footprint-oefening
Een goed voorbeeld, waarmee elk bedrijf direct resultaat kan boeken, is het gebruik van een kort en krachtig filmpje waarin de essentie van de bedrijfscultuur wordt uitgelegd. Sommige bedrijven, zoals de Amerikaanse online retailer Zappos, hebben van de bedrijfscultuur een topprioriteit gemaakt. Zappos’ oprichter en ceo Tony Hsieh zegt wel eens: ‘Als het met de cultuur goed zit, dan gaat de rest bijna vanzelf’. Laat je inspireren door dit filmpje over de bedrijfscultuur van Zappos.
Een ander goed voorbeeld is de ‘footprint-oefening’. Tijdens deze interactieve opdracht maakt de nieuwe medewerker kennis met de drie belangrijkste bedrijfswaarden en wordt daarbij uitgenodigd zijn of haar eigen betekenis aan deze waarden te geven. Ook worden ze uitgenodigd te benoemen wat hun voornaamste redenen zijn om bij het bedrijf te komen werken. Hierdoor worden ze uitgenodigd na te denken over het stempel dat zij kunnen drukken in hun nieuwe rol, en kunnen ze vol vertrouwen op hun eerste dag deelnemen aan het gesprek bij het koffieapparaat: ‘daarom ben ik hier!’.
# 2 Nodig je nieuwe medewerkers zo snel mogelijk uit (zelfs vóór dag 1)
Een snelle toegang tot het sociale netwerk van het bedrijf kan wonderen verrichten. Dit is een handig middel om vooraf een nieuwe medewerker voor te stellen aan de rest van het team en inzicht te geven in de manier waarop hun collega’s (baas, direct leidinggevende, een groep medewerkers) graag samenwerken. Dat resulteert in een goed geïnformeerde, productieve en slagkrachtige medewerker die beter kan omgaan met de meeste problemen waar ze in de eerste week tegenaan lopen.
LinkedIn-spel
Praktisch alle nieuwe medewerkers zoeken online naar informatie over hun nieuwe werkgever. Wees proactief en wijs hen de weg naar deze informatie. Stuur bijvoorbeeld links van belangrijke blogs, klanten, richtlijnen, procedures en nieuwsbrieven via de e-mail. Het LinkedIn-spel is daarnaast ook favoriet bij nieuwe medewerkers; ze kunnen hun eigen profiel verbeteren en nadenken over hun eigen kennis en aanknopingspunten vinden met het profiel van hun toekomstige werkgever.
# 3 Let’s go social!
Een belangrijk onderdeel van een oriëntatieprogramma voor nieuwe medewerkers is dat ze zich snel thuis voelen; nodig nieuwe mensen daarom niet alleen uit voor teambuildingbijeenkomsten, maar ook alvast voor teammeetings. Dit geeft een nieuwe medewerker inzicht in de groepsdynamiek, de nieuwste ontwikkelingen en het is een goede manier om op een laagdrempelige manier kennis te maken.
Buddy-systeem
Ook een buddy-systeem is altijd een groot succes. In mijn training als pelotonscommandant bij het Korps Mariniers heb ik geleerd dat de nauwe samenwerking met je buddy ervoor zorgt dat je moeilijke en zware omstandigheden kunt overwinnen, omdat je direct met je buddy kunt reflecteren en kunt overleggen voordat je overgaat tot actie.
Businesscase
In een eerder blog over de businesscase voor Priority Boarding, wees ik op onze overtuiging dat bedrijven de medewerker moeten zien als sleutel tot een succesvolle inwerkperiode. Veel bedrijven denken nog steeds in systemen; de integratie van de medewerkers in complexe en dure systemen die een procedure beheren, hetgeen overigens volstrekt legitieme en begrijpelijke overwegingen zijn. Maar de continue toestroom van talent naar je bedrijf vraagt om directe urgentie: als je niet meteen handelt om een nieuwe medewerker in te werken, kost het je organisatie vele duizenden euro’s. De ‘new hire experience’ is te belangrijk om aan het toeval over te laten.
De auteur, Gerrit Brouwer, is samen met Gerwald van den Oetelaar oprichter van Appical, een start-up die zich specialiseert in handzame software om nieuw personeel in te werken. Bedrijven als Philips, Ahold, Seagate, EY, Fluor, MediaMarkt, Thales, AFM, Robeco, ABN Amro, Essent, Rabobank en KLM gebruiken Appical al voor het inwerken van hun personeel.
Foto boven via Flickr.com