In een personeelsreglement leg je vast wat jij van een medewerker verlangt en wat een medewerker van jou kan verwachten. Het schept dus wederzijds duidelijkheid. Er zijn geen wettelijke vereisten, maar dit maakt het opstellen van een reglement niet minder belangrijk. Deze zes stappen helpen je op weg.
Tips voor een duidelijk reglement
Transparantie en weten wat je aan elkaar hebt zijn voor een werkgever belangrijke voorwaarden om personeel aan je te binden. Niets is immers zo frustrerend als al in de eerste maanden afscheid te moeten nemen van een moeizaam verworven talent, omdat deze heel andere verwachtingen blijkt te koesteren. Hieronder geven wij je een aantal tips die je helpen een helder en leesbaar reglement op te stellen dat voor alle betrokkenen duidelijkheid schept.
1. Zet de kernwaarden centraal
Als het goed is, vloeien sommige afspraken direct voort uit de kernwaarden van je organisatie, zoals vrijheid, verantwoordelijkheid of duurzaamheid. Zorg dat deze kernwaarden duidelijk in je personeelsreglement staan. Zo worden ze herkenbaar voor medewerkers en maak je duidelijk waarom bepaalde regels er zijn.
2. Gebruik een duidelijke structuur
Duidelijk formuleren begint met een duidelijke structuur. Een geijkte structuur vergemakkelijkt niet alleen het opstellen, maar schept ook overzicht voor de lezer. Vermeld daarom bij elke bepaling:
- Wat de bepaling inhoudt
- Waarom deze bepaling er is
- Hoe deze bepaling gehandhaafd wordt
- Wanneer deze bepaling geldt
3. Kies de juiste aanspreekvorm
De aanspreekvorm binnen een organisatie is zeer bepalend voor de bedrijfscultuur binnen een organisatie. Het zogenaamde tutoyeren komt informeel over, waar vousvoyeren juist een afstand creëert. In het personeelsreglement kun je daarom gebruik maken van de ‘wij-vorm’, want die schept verantwoordelijkheid. Ook kun je in minder geschikte gevallen gebruik maken van de ‘derde persoon’: ‘de organisatie regelt (…)’.
4. Zeg waar het op staat
Veel bepalingen zijn zo vanzelfsprekend dat ze geen uitvoerige uitleg behoeven. Geef die dan ook niet, want daarmee ontkracht je vaak de boodschap. Zeker als gaat om ongewenste praktijken (pesten, discriminatie, seksuele intimidatie) is het belangrijk om te zeggen waar het op staat.
5. Niet teveel regeldrang
Teveel regels in het personeelsreglement werkt tegendraads. Door een lang en doorwrocht personeelsreglement voor te leggen, worden medewerkers niet aangemoedigd om zelf na te denken. Daarnaast is niet alles in een personeelsreglement te vatten. Een personeelsreglement zegt dan ook veel over de mate van vertrouwen in je in medewerkers stelt.
6. Gebruik geen vaagtaal
Bij duidelijke afspraken komt het aan op details. Gebruik dus geen holle frases of woorden waarmee je een slag om de arm houdt, zoals in sommige gevallen of in principe. Deze termen maken ruimte voor interpretatie en dat wil je liever niet hebben. Kijk daarnaast ook uit met het gebruik van passieve constructies. De zinsnede ‘deze voorwaarde wordt door de werkgever verzorgd’ maakt het personeelsreglement niet duidelijker.
Deze bijdrage is geleverd door Mirjam Adriaanse namens het HR-Communicatie Netwerk.
