Het artikel gaat hieronder verder.
Vóór 2019 beschouwde de Belgische supermarktketen Delhaize het proces van flexibele staffing nog vooral als een inkoopproces. ‘Je bestelde een consultant net zoals je kantoorapparatuur zou bestellen via ons Indirect Procurement-departement’, legt Clio Simons uit. Maar 2 zich snel ontwikkelende trends deden het bedrijf besluiten een andere kant op te bewegen. De eerste: ‘Er was een enorme toename in de vraag vanuit onze organisatie naar flexibel personeel door een meer wendbare en projectmatige aanpak.’ Maar daarnaast was er ook een andere ontwikkeling gaande, zag Simons (midden foto boven).
‘We beseften dat het voor bepaalde expertises niet aan ons was om te bepalen welk type contract we aanboden.’
‘We realiseerden ons dat het voor bepaalde expertises niet aan ons was om te bepalen welk type contract werd aangeboden. Om de beste talenten op de markt binnen te halen voor specifieke expertises, moesten we openstaan voor alle soorten contracten in een kandidatengedreven markt.’ En daarom werden de bakens verzet. ‘In plaats van een puur administratief inkoopproces hebben we de overgang gemaakt naar een volledig geïntegreerd HR-proces’, legt ze uit. Total Talent Acquisition avant la lettre dus, dankzij het zogenoemde FlexLions-programma, dat samen met partner Hays werd opgezet.
Urenstaten
Het FlexLions-programma regelt nu niet alleen de werving en selectie van freelancers en consultants (behalve IT) van A tot Z, maar ook het beheer ervan: van sourcing tot administratieve opvolging, urenstaten en facturering. ‘Dankzij deze samenwerking kunnen onze teams zich concentreren op het essentiële, terwijl transparantie en efficiëntie in elke fase worden gegarandeerd’, legt Simons uit. Naleving van de regelgeving, operationele en financiële efficiëntie, het is volgens haar nu allemaal veel beter geregeld.
‘Een totale en transparante inkijk in onze externe populatie was het doel, vooral voor non-IT.’
‘Het recruitment- en onboardingproces voor flexibele hires was bijvoorbeeld te tijdrovend. Daardoor waren we vaak net op tijd of zelfs net te laat’, legt ze uit. ‘Er waren bovendien veel verschillende service agreements, en geen beleid rond de contingent workforce. Daarnaast werden onze leveranciers niet voldoende uitgedaagd op kandidaten of tarieven, omdat er geen duidelijke functiecatalogus of een benchmarking-tarievenkaart beschikbaar was.’ Waarbij overigens de kosten zeker niet de enige drijfveer waren om te veranderen, benadrukt ze. ‘Een totale en transparante inkijk in onze externe populatie was het doel, vooral voor non-IT.’
Benchmarked ratecard
Het project startte al op in 2022, met aanvankelijk eerst een analyse. Simons: ‘Welke data hebben we intern beschikbaar, welke standpunten zijn er, welke pijnpunten komen er naar boven in het huidige proces?’ Van daaruit werd zomer 2023 besloten tot één service agreement template voor alle bij Delhaize actieve bureaus, met dezelfde voorwaarden. najaar 2023 gevolgd door de opstart van een RFP-proces en de uiteindelijke keuze voor Hays als MSP-provider om het hele proces in goede banen te leiden. Begin 2024 volgde daarop een communicatieplan en de implementatie.
‘Betere onboarding van onze IT-profielen staat nog op het verlanglijstje.’
Wat werd sindsdien al geïntroduceerd? Simons noemt een benchmarked ratecard, een contractual set-up voor bureaus en freelancers, een full power-BI dashboard voor HR & finance (in plaats van Excel), automatische facturatie gebaseerd op gevalideerde timesheets, een tiering model inclusief jaarlijkse kortingen, en een total on- & offboarding-proces. Wat er nog op de wensenlijst staat? ‘Onboarding van onze IT-profielen. Dit is echter een minder evidente zaak omdat we hier een meerlagige structuur hebben; lokaal (België), Europa & Global. Ook het gebruik van verschillende tools is hier momenteel nog blokkerend.’
Op schema
Wat zijn de voordelen voor de organisatie van de nieuwe organisatie? Simons noemt onder meer het uniforme proces aangaande talent acquisition: ‘één type aanvraag die desgevallend naar het interne team gaat of naar FlexLions. En we werken compliant, via één contract template, met een helder on- en offboardingproces voor alle externen. De benchmarked ratecard zorgt daarnaast voor transparantie in tarieven en trekt de discussie open over rates, wat zorgt voor meer fairness. En het levert natuurlijk ook geld op. Het doel is om na 3 jaar 8% savings te genereren. We zitten wat dat betreft ook op schema.’
‘Doel is om na 3 jaar 8% savings te genereren. We zitten wat dat betreft op schema.’
Ook voor de betrokken talenten zelf kent het nieuwe model echter zeker voordelen, benadrukt ze. Zoals: correcte en tijdige betaling, heldere facturatie via self-billing, een transparant beleid met duidelijke FAQ , zowel voor freelancers als voor hun managers, en één aanspreekpunt voor alle opdrachten bij Delhaize: ‘Geen nood voor interne netwerking.’ Het onsite team van Hays is daarbij een uitkomst, zegt ze. ‘Zeer vriendelijk en samenwerkend. We hebben hen via FlexLions als deel van onze organisatie neergezet; zodoende kunnen zij echt verantwoordelijkheid nemen en vanuit Delhaize spreken met managers, freelancers en bureaus.’
Meer weten?
Dit is een bewerking van een inzending voor de Total Talent Management Awards van 2026, die 16 april zullen worden uitgereikt op de Total Talent Summit in Breda. Wil je erbij zijn? Bestel dan nu je tickets:
SummitOf zelf ook een case inzenden?
TTM Awards