Alleen aan de wet- en regelgeving voldoen? Het is voor een backoffice dienstverlener tegenwoordig echt niet meer voldoende, zo weet Daphne Bouw, manager van Recruitment Backoffice. Maar waarin kun je dan nog wel het verschil maken? Een interview.
> Waarom zijn jullie koploper als het gaat om wet- en regelgeving?
‘Vanuit de overheid wordt steeds strenger en meer gecontroleerd of partijen zich daadwerkelijk aan de regels houden. En de regels worden steeds uitgebreider. Daarom is het voor kleine partijen bijna niet meer mogelijk overal aan te voldoen. Op 1 januari 2025 gaat in Nederland de verplichte certificering voor alle uitleners van arbeidskrachten in. Voor de intermediairs met wie wij samenwerken wordt het daardoor nog belangrijker dat ze samenwerken met een solide en betrouwbare partij die ze op de hoogte houdt van veranderingen in de markt, die aan alle eisen voldoet én die een sparringpartner voor ze is van wie ze op aankunnen.’
> Hoe kun je als backoffice dienstverlener sparringpartner zijn? Regels zijn toch regels?
‘Regels zijn zeker regels en daar moeten we altijd aan voldoen. Maar niet alles is altijd zwart/wit. Er is freedom within the frame, er zijn soms meerdere oplossingen die uiteindelijk nagenoeg hetzelfde resultaat opleveren. Intermediairs lopen tegen veel meer zaken aan. Als zij een gesprek aangaan met een potentiële opdrachtgever vinden we het belangrijk dat ze goed beslagen ten ijs komen.’
‘Niet alles is altijd zwart/wit. Er is freedom within the frame, er zijn soms meerdere oplossingen.’
‘Doordat wij proactief onze intermediairs op de hoogte houden van veranderingen die eraan komen, kunnen zij dit al voorleggen bij hun opdrachtgevers. Daarnaast ondersteunen wij ze bij HR-vraagstukken, waarbij zij dezelfde dag nog antwoord krijgen. Daar waar kan bieden we meer dan één oplossing, zodat de intermediair kan kiezen welke oplossing het beste past bij de bedrijfsvoering. Wij zijn de strategisch HR-partner voor onze opdrachtgever. Een collega op afstand! Door onze persoonlijke benadering kennen wij onze intermediairs en de uitdagingen waar ze mee te maken hebben goed.’
> In de uitzendbranche wordt wel eens gesproken over de cowboys. De partijen die regels aan hun laars lappen of het niet zo nauw nemen.
‘Die vallen bij ons snel door de mand. We vinden het belangrijk om met gelijkgestemden te werken. Partijen die gaan voor goed werkgeverschap, plezier op het werk en met elkaar zo goed mogelijk werk afleveren waar iedereen baat bij heeft. Doordat we nauw samenwerken met onze intermediairs leren we elkaar ook goed kennen. Bij potentiële samenwerkingen kijken we wat voor partij het is, waar iemand voor staat en of dat aansluit. In een enkel geval voeren we een controle uit. Als we niet dezelfde kernwaardes hebben en de afstand te groot is om deze te overbruggen, kan het gebeuren dat we kiezen om de samenwerking niet aan te gaan.’
> Wat merkt een flexkracht van jullie inzet?
‘De overheid schroeft aardig aan de regels rondom flexkrachten. Je trekt als flexkracht dan ook regelmatig aan het kortste eind. Een goede backoffice dienstverlener die de boel op orde heeft bezit de benodigde keurmerken. De één volgt de ABU, de ander de NBBU, maar in de basis gaat het om dezelfde keurmerken.’
‘Wat kun je dan naast het volgen van de regels specifiek voor de flexkrachten doen? Binnenkort hebben wij de audits voor de keurmerken, dit jaar hebben wij voor het eerst ook de audit voor het verstrekken van de perspectiefverklaring. Voorheen kwam een flexkracht zelden in aanmerking voor een hypotheek. Dit verandert met een perspectiefverklaring. Dit certificaat verkrijgen gaat natuurlijk niet zomaar, er zijn eisen waaraan je moet voldoen, maar het behoort straks wel tot de opties. Dit soort voordelen communiceren we dan ook proactief.’
> Welke processen zetten jullie in om ervoor te zorgen dat een flexkracht tevreden is?
‘Wij zorgen dat de flexkracht gebruik kan maken van een gebruiksvriendelijk en duidelijk portal via onze eigen app. Deze verbindt het backoffice pakket met het frontoffice systeem. Dit portal is zo ingericht dat het in de huisstijl is van de intermediair waarmee de flexkracht werkt. Dit zorgt voor herkenbaarheid. De flexkracht weet zo precies bij wie hij aan de bel moet trekken als er vragen zijn en is het feit dat Recruitment Backoffice erachter zit een detail.’
‘Doordat we onze intermediairs stuk voor stuk goed kennen denken wij aan mensen in plaats van aan resultaten en nummertjes.’
‘Doordat we onze intermediairs stuk voor stuk goed kennen denken wij aan mensen in plaats van aan resultaten en nummertjes. Dit geldt ook voor de flexkrachten. Zo verlonen we standaard 2 keer per week en wordt dit in de toekomst uitgebreid naar dagelijks verlonen. Ook is het mogelijk om een voorschot op je salaris te krijgen. Je zal net voor een vervelende financiële verrassing komen te staan, dan is het toch fijn dat je in gesprek kan over een oplossing? Zo denken we mee met de maatschappij.’
> En de zzp’ers?
‘Dat geldt ook voor de zzp’ers met wie we samenwerken. De zzp-facturen worden altijd binnen een week betaald. In de zzp-wereld wacht je normaal gesproken minimaal 14 dagen op je betaling. En wil je dit sneller ontvangen dan houden andere backoffice-partijen hiervoor 3 tot 5% in. Wij vinden dat de persoon die het werk doet ervoor betaald moet worden. Wij stellen ons dus flexibel op zonder dat je hier voor extra kosten komt te staan.’
‘Wij vinden dat de persoon die het werk doet ervoor betaald moet worden.’
‘Doordat wij een grotere partij zijn hebben wij de mogelijkheid om ons aan te sluiten bij een kredietverzekeraar. Onze facturen zijn verzekerd, wanneer een opdrachtgever niet betaalt kunnen we dit aanbieden ter incasso. Voor onze intermediairs zijn zulke verzekeringen niet haalbaar.
> Dat klinkt alsof je verder gaat dan alleen meedenken met de financiën.
Ja, als flexkracht krijg je niet altijd dezelfde kansen als wanneer je vast in dienst bent. Wat eigenlijk vreemd is, want je doet hetzelfde werk als die collega’s. We bieden de flexkrachten dus bijvoorbeeld ook de kans om zich te ontwikkelen. Vanuit de overheid is er opleidingsbudget en zijn er allerlei andere potjes waarop je aanspraak kunt maken. Dit jaar zat er ook een taalbudget bij. Maar denk ook aan het STAP-budget. Wij vragen deze budgetten aan en benoemen deze mogelijkheden proactief naar onze intermediairs. Er zijn intermediairs die het zelf inzetten als promotie, wat natuurlijk hartstikke mooi is! Zo kunnen ze bij bepaalde functies een opleiding aanbieden. Denk hierbij aan VCA, een heftruckcertificaat en alle andere relevante opleidingen.’
‘Wij bewegen ons altijd tussen de 3 pijlers in de arbeidsmarkt: salaris, opleidingsmogelijkheden en werksfeer.’
‘Doordat wij die budgetten claimen en aanvragen scheelt dit de intermediairs werk en kunnen zij doen waar zij gelukkig van worden: het matchen van kandidaten aan opdrachtgevers. Wij bewegen ons altijd tussen de 3 pijlers in de arbeidsmarkt: salaris, opleidingsmogelijkheden en werksfeer.’
> Hoe heeft een backoffice dienstverlener invloed op de werksfeer?
‘Haha, ik kan me voorstellen dat je denkt dat we daar weinig invloed op hebben, maar toch kunnen we zeker bijdragen! Denk bijvoorbeeld aan ziekteverzuim. Onze consultants zoeken altijd naar de rode draad. Komt er relatief veel ziekteverzuim bij een bepaalde intermediair of opdrachtgever voor? Horen we bepaalde klachten vaker? Hoe komt dit? Hoe kan Recruitment Backoffice hier bijdragen aan een goede oplossing?’
‘We gaan niet alleen de gesprekken aan, maar bieden onze intermediairs ook workshops aan.’
‘We denken altijd mee en benaderen zulke dingen ook altijd proactief. We gaan niet alleen de gesprekken aan, maar bieden onze intermediairs ook workshops aan. Deze workshops gaan bijvoorbeeld over hoe om te gaan met ziekteverzuim, het verhogen van het werkplezier of de werksfeer of goed werkgeverschap. De input die wij hier geven aan onze klanten vertaalt zich door naar de eindgebruikers, zowel de flexkracht als de opdrachtgever in dit geval.’
> En dan?
‘Ook hierbij denken we aan mensen en niet aan nummertjes. Dat houdt in dat we soms ons verlies moeten nemen. Kort verzuim is zo’n onderwerp. Stel iemand zijn oma komt te overlijden, maar hij heeft nog maar 2 uur verlof opgebouwd. Dan kiezen wij er, in overleg met de intermediair, voor om die persoon gewoon de dag vrij te geven, de situatie is al verdrietig genoeg! Dit factureren we dan niet door aan onze klant, we nemen ons verlies als juridisch werkgever.’
‘In de backoffice wereld is een persoonlijke benadering zó belangrijk.’
‘In de backoffice wereld is een persoonlijke benadering zo belangrijk. En dan is er nog het verschil tussen zeggen of het daadwerkelijk doen! Wij kennen iedereen bij naam, weten wanneer mensen jarig zijn en wat er in de privésituatie speelt. Ons streven is om de beste backoffice dienstverlener te zijn, niet de grootste of goedkoopste. Met ons team zijn we constant aan het brainstormen: wat kunnen we doen om onze dienstverlening nog completer en beter te maken? Lekker werken, dat is onze winstbelofte. Deze houding hebben we niet alleen tegenover de intermediairs, maar ook de flexkrachten. Zijn mensen bijvoorbeeld langdurig ziek, dan bellen we, maken een praatje, sturen een bos bloemen en informeren of we ze ergens mee kunnen helpen. We hebben het wel over mensen, hè!
> Jullie stellen je dus eigenlijk op als verlengstuk van de intermediair, zodat deze zich kan onderscheiden.
‘Precies! De arbeidsmarkt is nu zo dat er meer vacatures dan werkzoekenden zijn, maar we weten dat dit in de toekomst weer de andere kant op slaat. Dus het is belangrijk voor de intermediairs om nu duurzame relaties op de te bouwen met opdrachtgevers om in slechtere tijden nog steeds de partij te zijn waarmee zij samenwerken. Dit doe je door kwaliteit te leveren, op de hoogte te zijn, mee te denken en de betrouwbare partij te zijn. Daarmee kunnen wij onze intermediairs heel goed helpen.’
