Veel recruitmentprocessen gaan de mist in, omdat de vacaturehouder niet volledig betrokken is. Een meer faciliterende rol van de recruiter kan veel problemen voorkomen, betoogt Edward Bosman.
‘Als kind mocht ik soms voor mijn moeder een boodschap doen bij de slager. Mijn moeder gaf me geld mee en vroeg me om 2 ons broodbeleg te halen. Wat dat zou zijn, mocht ik zelf kiezen.
Bij de slager aangekomen wachtte ik netjes op mijn beurt, waarbij ik de wachttijd gebruikte om alvast in de vitrine te kijken wat ik zou nemen. Eenmaal aan de beurt vroeg ik de slager vervolgens om 2 ons ham. Lekker vond ik dat! Ik betaalde en huppelde weer naar huis.
Eenmaal aan de beurt vroeg ik de slager om 2 ons ham. Lekker vond ik dat!
Thuis vroeg mijn moeder: “En… wat heb je gekozen?” Trots liet ik de ham zien, waarop mijn moeder echter zei: “Hám? Dat was niet de bedoeling. Je weet toch dat je vader en je broer geen ham lusten..!”
Waarom vertel ik dit verhaal? Omdat het in de recruitmentwereld ook vaak voorkomt. De recruiter wordt om een boodschap gestuurd door de vacaturehouder, echter zonder dat de vacaturehouder voldoende duidelijk gemaakt heeft wat hij of zij wil. En belangrijker nog: ook wat hij of zij niet wil.
Gevolg daarvan is veel nieuwe medewerkers niet eens hun proeftijd overleven. Valse verwachtingen over en weer, tussen enerzijds de kandidaat en anderzijds diens manager, leiden ertoe dat heel wat contracten vroegtijdig worden beëindigd. Valt daar wat aan te doen? Ik denk het wel. Daarom: 3 bekende problemen, en 3 tips om die te voorkomen.
Probleem 1: De vacaturehouder stelt geen scherpe eisen
De behoefte aan nieuw personeel ontstaat bij een leidinggevende die hierdoor automatisch ‘de vacaturehouder’ wordt. De eerste en belangrijkste taak van de vacaturehouder is de performance-eisen te bepalen die aan de nieuwe medewerker gesteld worden. Wat moet de nieuwe medewerker precies gaan doen? En wat moet hij of zij daarvoor kunnen?
In de praktijk zien we echter vaak dat er onvoldoende (tot zelfs helemaal geen) tijd genomen wordt om specifiek vast te leggen wat die performance-eisen zijn. Wat regelmatig ook speelt is dat vacaturehouders het moeilijk vinden om de eisen duidelijk vast te stellen. Bovendien beschikken ze in dit deel van het proces ook zelden over tools of ondersteuning die hen kunnen helpen.
Wat moet de nieuwe medewerker precies gaan doen? En wat moet hij daarvoor kunnen?
Gevolg: Als gevolg hiervan gaat het recruitmentproces van start, uitsluitend op basis van de gevraagde cognitieve vaardigheden, maar niet op basis van de minstens zo belangrijke performance-eisen. Maar hoe kun je dan achteraf vaststellen of je het goed gedaan hebt?
Hoe te voorkomen? Zorg als recruiter dat de vacaturehouder aan de start van het proces altijd vastlegt wat hij of zij van de ideale kandidaat aan prestaties verwacht. Komt de vacaturehouder er niet goed uit, help hem of haar dan met tools en ondersteuning.
Probleem 2: De recruiter start zonder scherpe eisen
In de haast om de vacature snel te willen vervullen, zien we in de praktijk ook vaak dat recruiters het proces starten, zodra de cognitieve eisen expliciet zijn gemaakt. ‘Ongeveer’ is voor hen goed genoeg, als het om de prestatie-eisen gaat, en ze denken: eerst maar eens kijken wie op de vacature solliciteert, dan kunnen we altijd nog de eisen scherper stellen.
Recruiters starten vaak het proces, zodra de cognitieve eisen expliciet zijn gemaakt
Gevolg: Er reageren ook (veel) kandidaten op de vacature, van wie op voorhand duidelijk had kunnen zijn dat ze niet aan de verwachte prestatie-eisen kunnen voldoen.
Hoe te voorkomen? Eenvoudig: zorg als recruiter dat je nooit een proces opstart als ook de performance-eisen niet klip en klaar zijn.
Probleem 3: De recruiter neemt het proces over
In de waan van de dag zien we dat veel recruiters zich zo verantwoordelijk voelen, dat ze vrijwel het hele proces overnemen. ‘De vacaturehouder heeft het immers al zo druk, laat ik hem maar zoveel mogelijk werk uit handen nemen…’
De vacaturehouder laat dat vaak ook maar al te graag toe. Diens aandacht gaat immers meestal uit naar de dagelijkse operatie, die vanwege de vacature vaak sowieso al onder druk staat. Het recruitmentproces? Daar houdt hij zich liever niet te veel mee bezig, als het niet per se hoeft…
Veel recruiters voelen zich zo verantwoordelijk, dat ze vrijwel het hele proces overnemen
Gevolg: In plaats van de vacaturehouder te ondersteunen, neemt de recruiter de verantwoordelijkheid van de vacaturehouder uit handen. Die zal zich daardoor ook minder verantwoordelijk én minder betrokken voelen. Met als gevolg dat een ander, in plaats van de vacaturehouder zelf, steeds de beslissingen neemt, en de vacaturehouder er pas laat achter komt wat voor vlees hij in de kuip heeft genomen.
Hoe te voorkomen? Zorg als recruiter dat je bij alle stappen in het werving- en selectieproces een ondersteunde en faciliterende rol hebt. Zorg dat de vacaturehouder in alle stappen van het proces over de juiste informatie beschikt, zodat hij steeds de beste beslissing kan nemen. Maar laat wel steeds hém de beslissing nemen.
Niet alleen zal daardoor het wervingsproces sneller worden doorlopen, het zorgt er ook voor dat je als recruiter makkelijker de geschikte kandidaten kunt selecteren. Je weet immers beter waarop te letten. Met de beste kandidaat als resultaat.
En, hoe liep het nou af bij de slager?
Waarom was mijn moeder eigenlijk zo teleurgesteld toen ik destijds van de slager terugkeerde? Was het mijn keuze voor de ham? Of was ze in zichzelf teleurgesteld, omdat ze mij de vrije keuze had gegeven, zonder de randvoorwaarden duidelijk te maken?
Ik denk: het laatste. Mijn moeder was er impliciet vanuit gegaan dat ik beleg zou kiezen dat we allemaal lekker zouden vinden. Het was dus een opdracht met een impliciete verwachting, die echter niet expliciet was uitgesproken. Gebeurt dit in het werving- en selectieproces dikwijls ook niet?
Vraag altijd dóór bij de vacaturehouder: wat wil hij wel, en wat absoluut niet?
Ik heb van het voorval bij de slager geleerd. Als ik in het vervolg nog eens een boodschap voor mijn moeder mocht doen, vroeg ik altijd door, zoekend naar mogelijke impliciete verwachtingen. Hierin ligt ook een opdracht voor recruiters, denk ik. Vraag altijd dóór bij de vacaturehouder: wat wil hij wel, en wat absoluut niet?
Nu mijn eigen kinderen soms een boodschap voor mij doen besef ik steeds dat mijn opdracht helder en transparant moet zijn. Als ze helemaal zelf mogen kiezen, betekent het dat ik bij voorbaat onvoorwaardelijk moet accepteren met welke boodschap ze thuiskomen. En bevalt het niet, dan belandt het helaas dus soms ook in de vuilnisbak. Wil ik dat voorkomen, dan besef ik dat ik mijn opdracht dus explicieter moet verwoorden.’
Deze blog is geschreven door loopbaanadviseur Edward Bosman, www.resultgenerator.com
