Vertrek je als medewerker bij softwarebedrijf AFAS, dan gaat dat niet onopgemerkt voorbij. Je krijgt een verrassingsdoos met daarin een koffiemok, een tissuedoos met de tekst ‘Eerste hulp bij heimwee’ en een sleutelhanger met een foto van de baas, aldus Britt Breure. Ook krijgen ze een bos bloemen op de eerste dag van hun nieuwe baan. De HR-manager ziet vertrekkende medewerkers dan ook als de grootste ambassadeurs van de organisatie. En, zo voegt ze toe: ‘Nieuwe collega’s komen ook vaak via oud-medewerkers binnen.’
Ambassadeurs voor het leven
Het is zelden leuk om afscheid te moeten nemen van medewerkers. Nieuwe medewerkers verwelkomen vinden de meeste recruiters veel leuker. Maar in deze tijd is het toch iets waar velen mee te maken krijgen. En ook dat is iets waar je maar beter zorgvuldig aandacht aan kunt besteden. Want als organisatie wil je natuurlijk dat ook je vertrekkende medewerkers ambassadeur voor het leven blijven. Maar hoe zorg je daarvoor?
Dus: geen massaontslag via Zoom, en mensen ook niet meteen uit de appgroep smijten.
In een recent whitepaper somt Compagnon de 6 aandachtspunten op voor een positieve afronding van elk dienstverband, gedwongen of vrijwillig. En dat betekent dus: geen massaontslag via Zoom, mensen niet meteen uit de appgroep smijten, of hen alleen nog maar rotklusjes laten doen totdat ze vertrokken zijn. Hoe moet dan wel? De 6 punten, kort samengevat:
#1. Maak het zoveel mogelijk online
Zeker in deze tijd is het belangrijk om het hele offboardingproces zoveel mogelijk online te laten verlopen. Maar waarom zou dat in andere tijden eigenlijk anders zijn? En minstens zo belangrijk: zorg dat je het proces standaardiseert, zodat je ook niets over het hoofd ziet. Dat maakt het ook mogelijk er na verloop van tijd patronen in te gaan ontdekken.
Zzorg dat je het proces standaardiseert, zodat je ook niets over het hoofd ziet.
Denk daarbij aan onderwerpen als concurrentie- en relatiebeding, hoeveel vakantiedagen er nog zijn, afspraken rondom studievergoeding, uitzwaaigesprekken, en wat doe je met de accounts op bijvoorbeeld de website. Als je dit soort processen strak regelt (bijvoorbeeld via een app), ontstaat er meer tijd voor het belangrijkste onderdeel van goede offboarding: de communicatie.
#2. Zorg voor kennis- én kennissenoverdracht
Zijn de administratieve zaken geregeld? Zijn de collega’s van de eerste schrik bekomen? Dan is het tijd voor stap 2: de afscheidstour. Daarbij gaat het niet alleen om goed projecten afronden, maar ook goed overdragen. En dat gaat over kennis, maar net zo goed over kennissen. Kan de vertrekker zijn of haar opvolger inwerken? Dat is vaak ideaal. Maar ook als dat niet kan, kun je alle kennis maar beter zoveel mogelijk borgen. Zodra iemand eenmaal vertrokken is, is het immers veel moeilijker die kennis nog te achterhalen. En het is ook een blijk van waardering voor de vertrekker, dat je laat zien dat zijn of haar kennis van waarde wordt geacht.
#3. Neem een goede exitenquête af
Net zoals goede sollicitatiegesprekken van waarde kunnen zijn, kunnen exitinterviews en -enquêtes dat ook zijn. En dat hoeft niet eens veel tijd te kosten. Er zijn tegenwoordig talloze apps voor een goede enquête, die zeker op termijn duidelijke patronen kunnen laten zien waarmee je als organisatie weer je voordeel kunt doen.
#4. Plan (post-)exitinterviews
Een goed exitinterview kost meestal meer tijd dan een enquête, maar de waarde ervan is aan de andere kant dan ook meestal een stuk groter. De vertrekker kan daarin ook meer zijn of haar ei kwijt, zeker als de gesprekspartner niet de eigen leidinggevende is, maar een neutraal persoon (zoals een recruiter of HR-medewerker).
Post-exit-interviews leveren meestal meer nuance, maar vaak ook echt andere inzichten op.
Zulke gesprekken kunnen trouwens ook vaak makkelijk remote gevoerd worden. Net als de zogeheten ‘post-exit-interviews’, die vaak weer heel andere informatie opleveren. Plan zulke interviews bijvoorbeeld een half jaar na vertrek. De ervaringen leert dat ze meestal meer nuance, maar ook echt andere inzichten opleveren.
#5. Maak het afscheid verrassend (warm)
Zeker als de medewerker langere tijd in dienst is geweest, is een persoonlijk afscheid passend. Overleg in hoofdlijnen waar de medewerker ‘blij’ van wordt. Een afscheidslunch? Een borrel? Een intiem etentje? Of toch liever een grootse receptie? Laat de medewerker hierin overigens ook niet zelf aanmodderen: zelf regelen geeft de mogelijkheid positieve verrassingselementen in te bouwen. Denk: een video waarin collega’s grappige herinneringen ophalen, een speciale krant rondom de vertrekker, of een oud-leidinggevende die speciaal voor de gelegenheid langskomt.
In deze online tijden is samen borrelen lastig, maar ook online kun je mensen verrassen. Vraag bijvoorbeeld klanten een videoboodschap in te spreken, of maak nog een LinkedIn-aanbeveling, die je dan ‘onthult’. Met een warm afscheid toon je als organisatie waardering voor de vertrekkende medewerker. Het is een belangrijke aanzet tot een goede post-werkrelatie.
#6. Uit het oog is niet: uit het hart
De medewerker de deur uit laten gaan als ambassadeur van jouw organisatie is het mooiste visitekaartje dat je kunt hebben. Maar hoe zorg je dat de medewerker ambassadeur is en vooral blijft? In de eerste plaats: door te spreken van ‘alumni’, in plaats van ‘ex-medewerkers’. Daarnaast: informeer hen regelmatig over de ontwikkelingen in de organisatie en de markt waarin zij zich bewegen. Hou zoveel mogelijk contact via social media, en probeer bijvoorbeeld niet de verjaardagen te vergeten.
Een ex-medewerker kan visitekaartje, lead generator, recruiter en spiegel voor de organisatie in één zijn.
Als je zo het contact warm weet te houden, levert dat veel voordeel op als je straks misschien weer wel vacatures hebt. Niet alleen is het zogeheten ‘boemerangrecruitment‘ een belangrijke bron van talent, alumni-ambassadeurs kunnen ook van veel waarde zijn als talentscout. Ze hebben vaak goed zicht op de markt, kennen de organisatie van-haver-tot-gort, en kunnen zo als geen ander inschatten wie in hun netwerk een goede kandidaat zou zijn. Zo zorg je dat een deur nooit dicht is, maar dat een vertrekkende of ex-medewerker visitekaartje, lead generator, recruiter en spiegel voor de organisatie in één is.
Lees de hele whitepaper
De vele tips in detail lezen? Of op zoek naar meer ‘warme’ voorbeelden van (online) offboarding? Download dan de hele whitepaper
