Gaat het over ATS-software, dan lees je vaak dat die is ‘gebouwd op het Salesforce-platform’. Dat klinkt dan vaak indrukwekkend, of neem je in zo’n geval al snel voor waar aan. Maar wat betekent het eigenlijk precies? Om dat te begrijpen, is het eerst en vooral is het goed om te begrijpen welke evoluties binnen de staffing- & recruitment-industrie de behoefte aan werken met een platform als Salesforce hebben doen ontstaan.
Recruiters hebben steeds vaker behoefte aan individueel te kiezen workflows, communicatiemiddelen en inzichten.
Dat ligt er bijvoorbeeld aan dat recruiters steeds vaker behoefte hebben aan individueel te kiezen workflows, communicatiemiddelen en inzichten. Een workflow wijzigen of toevoegen? Nieuwe stappen in die workflow toevoegen? Een nieuwe rapportage of een user interface voor een ander toestel bouwen? Dat vereist bij je ATS-leverancier vaak lange tijd custom ontwikkeling.
Makkelijk zelf (door)ontwikkelen
Intussen hebben veel ATS’en voorzien in een eerste laag van aanpasbaarheid in hun systeem door de gebruiker zelf. Maar voor aanpassingen die verder gaan dan wat de pakketaanbieder standaard biedt ben je dus nog steeds op maatwerk aangewezen. Dat is bij een ATS gebouwd op het Salesforce-platform trouwens niet anders, alleen kunnen je eigen teams dat maatwerk dan zélf ter hand nemen.
Veel ATS’en hebben voorzien in een eerste laag van aanpasbaarheid in hun systeem door de gebruiker zelf.
Het Salesforce-platform waarop veel ATS’en gebouwd zijn laat namelijk toe om zelf aanpassingen te maken op het niveau van de database, proceslogica en automatisering en zelfs de bouw van custom applicaties en slimme componenten die eigen zijn aan jouw unieke manier van werken. Een aangepaste workflow voor een nieuwe businessline? Een calculator die je de optimale marge op een plaatsing voorstelt? Of een tool die dynamisch de prestaties van het team monitort? Een custom privacy-proces voor jouw GDPR-beleid misschien? Het zijn allemaal ontwikkelingen op het Salesforce-platform die het interne team zélf kan opzetten.
Citizen development
Ontwikkelen op het platform kan volgens het inmiddels steeds populairder wordend concept van ‘citizen development’. Dat wil zeggen dat gebruikers met een sterke kennis van de bedrijfsprocessen snel met ‘low-code’-technologie tot een MVP (minimum viable product) kunnen komen. De behoefte aan pro-code developers verdwijnt niet per se, maar door samen te werken met citizen developers kun je sneller itereren op oplossingen die écht aansluiten op de behoeften van de business en kun je pro-code developers inzetten op de ontwikkeling van specifieke componenten die je soms toch nog steeds beter in code schrijft.
Ook in de wereld van staffing & recruitment zijn citizen developers cruciaal.
Citizen developers op het Salesforce-platform worden vaak Salesforce System Administrators/Trailblazers genoemd. Ook in de wereld van staffing & recruitment zijn ze cruciaal voor een succesvolle implementatie en adoptie van (een ATS op) Salesforce. Deze rol vormt een extreem belangrijke brugfunctie tussen recruiters, sales, onboarding, mid- en backoffice-gebruikers en het applicatielandschap op Salesforce.
Behoefte aan klant en kandidaat 360°
Dé 2 belangrijkste (externe) processen binnen Staffing & Recruitment krijgen vorm in relatie tot enerzijds de kandidaat en anderzijds de klant. Gegevens over en interacties met die kandidaten en klanten beperken zich niet tot het ATS. Met kandidaten heb je meestal al via marketinguitingen een eerste contact opgebouwd, wat via marketing automation verder gevoed wordt totdat hij of zij uiteindelijk (hopelijk) converteert naar een kandidaat in jouw ATS. Maar ook na een eventuele plaatsing zijn er nog talloze interactiepunten omtrent kandidaattevredenheid, planning, tijdschrijven, verloning.
Op de app-exchange heb je bijna 5.000 aanvullende apps beschikbaar.
De relatie met klanten is minstens even diepgaand. Ook zij komen in aanraking met jouw B2B-uitingen, hebben eigen samenwerkingsmodaliteiten, willen actief betrokken worden bij selectieprocedures, moeten vlot vragen kunnen loggen, de samenwerking evalueren en willen uiteindelijk ook een foutloos (reversed) billing proces. Voor beide groepen wil je een zo geïntegreerd mogelijk plaatje centraal beschikbaar stellen: de kandidaat- en klant 360°.
Dat kun je doen door verscheidene systemen te integreren, maar niemand wordt echt gelukkig van een spaghetti-architectuur. Salesforce ontwikkelde voor een aantal bedrijfsprocessen eigen applicaties zoals Salescloud, Service Cloud, Marketing Cloud, Experience cloud en Data Cloud. Die garanderen succes in respectievelijk sales, service, marketing, community en BI. Naast deze applicaties heb je bijna 5.000 aanvullende apps op de app-exchange beschikbaar.
Integraties met specifieke tools
Nog niet gevonden wat je zoekt op de app-exchange? Binnen staffing en recruitment bieden een aantal partijen mooie niche-functionaliteiten aan die je naadloos kunt integreren. De populariteit van het Salesforce-platform bij ATS-leveranciers werkte als katalysator voor ontwikkelaars van niche technologie, aanvullend op het ATS, om steeds meer integraties en add-ons van een standaard Salesforce-integratie te voorzien. Omdat elk ATS dat op het Salesforce-platform gebouwd is dezelfde technologische basis gebruikt, kunnen zulke add-on-aanbieders makkelijk 1 pakket beschikbaar stellen voor álle gebruikers van elk ATS op Salesforce.
Binnen staffing en recruitment bieden een aantal partijen mooie niche-functionaliteiten aan die je ook naadloos kunt integreren.
Voorbeelden van belangrijke features voor de Staffing & Recruitment industrie waarvoor standaard integraties bestaan:
- Whatsapp en sms-communicatie
- NPS en (feedback)formulieren
- Multi-posting
- GoogleSuite en Microsoft O365/teams
- Payroll en facturatie-integraties
- Search & matchtooling
- KBO/Kvk integraties
- LinkedIn-integraties
- Onboarding & talentmanagement
- Assessment en testing
Onboarding, training en adoptie
Een laatste uitdaging binnen staffing & recruitment is helaas ook het soms hoge interne personeelsverloop. Je wilt je onboarding tot systemen standaardiseren en intuïtief raadpleegbaar maken voor (nieuwe) gebruikers. Trailhead, het leerplatform van Salesforce, en zijn community werd meermaals bekroond. Zowel voor eindgebruikers als meer technische gebruikers en beheerders is er heel gerichte content te vinden op het Trailhead. Organisatiespecifieke instructies maak je makkelijk in Salesforce in-app guidance.
Nu we duidelijk hebben op welke evoluties binnen staffing & recruitment de Salesforce-technologie een antwoord weet te bieden licht ik ook graag nog even de ‘bouwstenen’ toe. Over de jaren heen groeide het aantal aanbieders van een ATS op het Salesforce-platform exponentieel. Al deze ATS’en (zie onderstaand plaatje) hebben hetzelfde krachtige Salesforce-platform aks basis.
Een onderscheid maken is niet evident en voor iedere organisatie zal weer een ander ATS als ‘best match’ naar voren komen, maar algemeen onderscheiden ze zich van elkaar op basis van (een combinatie) van positionering op onderstaande assen:
- Internationale vs. regionale aanwezigheid en focus.
- Focus functionaliteiten front-office (candidate marketing en recruitment) vs. Front, mid- en back-office incl. compliance met lokale wetgeving, payroll, facturatie.
- Gevestigde en bewezen waardes met best practises vs. snelheid van doorontwikkeling en co-creatie in roadmap
- Industrie-subfocus op
- uitzenden
- consulting & projectsourcing/ detachering
- werving & selectie / headhunting
- HR-dienstverlening
‘Salesforce? Dat is een CRM, toch…?’
Salesforce, opgericht in 1999 door voormalig Oracle-executive Marc Benioff en Parker Harris, heeft de software-industrie gerevolutioneerd door de eerste cloudgebaseerde CRM (Customer Relationship Management) oplossingen aan te bieden. Sinds Door strategische overnames en een sterke focus op gebruikerservaring werd Salesforce synoniem met digitale transformatie, waarbij het bedrijven van alle groottes in diverse sectoren bedient.
aPaaS
Véél meer dan een CRM dus, maar wat dan precies? aPaas, oftewel: een application Platform as a Service is de juiste term om het Salesforce-platform aan te duiden. Onderstaande visual maakt duidelijk hoe omvangrijk het Salesforce-platform inmiddels is. Alle ATS-software (ISV; Independent Software Vendor) gebouwd op het Salesforce-platform heeft hetzelfde technologische platform als basis. Het biedt een veilige en stabiele database, een modern en intuïtief user interface framework, alle mogelijkheden om procesautomatisering en custom app-ontwikkeling toe te voegen in no-code of pro-code, 3 immense releases per jaar.
Dé ideale cloudmix voor Staffing en Recruitment? Die is écht wel organisatiespecifiek. Start jouw verkenning naar een nieuw ATS (op Salesforce?) dus altijd vanuit de eigen organisatie. Wat onderscheidt je van jouw concurrenten; wat is je value proposition? Via welke processen ga je die waarde realiseren? Zet die processen op papier, schrijf user stories en koppel er technische requirements aan vast. Prioriteer die (via de MoSCoW-methode) en doe je uitvraag van de markt op basis van jouw prioriteiten. Maak samen met jouw leveranciers en in-/extern projectteam een projectplan en besef dat bouwen op Salesforce een iteratief proces is.
Meer weten?
Dit verhaal is geschreven door Karel Vergauwen (Bonsai Skills). Vrijblijvend van gedachten wisselen over de Staffing & Recruitment Salesforce-mix die bij jouw organisatie past? Neem contact op.
