Screening neemt over de hele wereld steeds meer toe. Zo screent in Amerika 90% van de bedrijven hun kandidaten. De markt daar is meer gericht op aansprakelijkheid en bovendien is het aantal registers makkelijker toegankelijk, waardoor je bijvoorbeeld strafrechtelijke gegevens beter kunt opduiken. Ook in India en China groeit de screeningsmarkt, onder andere door het veelvuldige gebruik van neppe diploma’s aldaar. In Nederland is er tevens sprake van een toename, weet Harm Voogt, en dat heeft de volgende oorzaken:
- Verplichting vanuit de overheid: zoals bij de financiële, zorg- of logistieke sector (denk aan luchtvracht)
- Beleid vanuit risicomanagement
- Het reeds verwerken van diverse gegevens wat iedereen eigenlijk al doet, zoals het vragen om een identiteitsbewijs en het bellen van referenties
De voordelen van screening
Screening is bij weinig recruiters het favoriete onderdeel van het recruitmentproces en kan bovendien lastig zijn. Toch kan het zeker wel iets opleveren. De quality of hire gaat namelijk omhoog, omdat het een preventieve werking heeft. Als een werkgever duidelijk aangeeft dat er gescreend wordt voor een rol, dan neemt de integriteit van de mensen die solliciteren toe. Bovendien blijven gescreende mensen gemiddeld genomen langer ergens werken en is er minder verloop. Het is de basis van integere teams, waardoor je als bedrijf uiteindelijk beter presteert.
Door screening neemt de integriteit van je kandidaten toe.
Toch is screening dus nog zelden een vast onderdeel van het recruitmentproces. We willen het geregeld hebben, maar de bewustwording dat het ook echt iets oplevert, blijft nog achterwege. Terwijl het wel iets betekent voor de ervaring van de kandidaat, want die gaat door de screening heen, of het nu linksom of rechtsom is.
Screening als candidate experience
Je kunt screening ook als een moment van communicatie gebruiken, legt Voogt uit. In het begin, als mensen net aangenomen worden, zijn ze blij. Maar vaak is er sprake van een maand opzegtermijn en valt er dan bij hun nieuwe werkgever juist een stilte. Dat is niet handig, want juist die ene maand is een belangrijk moment voor het onboardingproces. Er moeten bepaalde zaken geregeld worden, zoals het contract, het bellen van referenties, diploma’s opvragen. Ook de kandidaat ervaart dat als lastig, want die moet op zoek gaan naar allerlei data. Soms komt hij daardoor in een black box terecht: wat heb ik nodig, wat moet ik opleveren? Dit kan een dissatisfier zijn voor mensen die in dienst komen.
Quick wins
Gelukkig zijn er een aantal quick wins, aldus Voogt:
1. Communicatie
Vanwege de informatieplicht door de AVG moet je kunnen aangeven welke gegevens je gaat verwerken als de screening langs komt. Maar het is ook fijn voor de kandidaat als hij weet dat er een screening komt en waarom hij wat moet inleveren. Communicatie gaat ook intern: een lijnmanager moet weten wat hij kan verwachten als hij met tempo mensen wil aannemen, maar de recruiter nog bezig is met processen rondom screening.
Houd rekening met de AVG als het gaat om het opvragen van gegevens bij de kandidaat.
2. Proportionaliteit
Je wil voor bepaalde functies bepaalde dingen screenen en sommige functies moeten zwaarder gescreend worden. Het gebeurt wel eens dat er te veel dingen worden gevraagd of dat er dubbel om iets verzocht wordt. Zoals dat de kandidaat een diploma moet meenemen, maar daarna ook nog moet opsturen. Dit kan onnodige irritatie opleveren. Het is goed om te bedenken: heb je een gerechtvaardigd belang als werkgever? Dat is belangrijk, want er is sprake van verschil in machtsverhouding. Toestemming moet altijd in vrije wil gegeven worden, maar dat kan niet bij de kandidaat, want die zal altijd ‘ja’ zeggen.
3. Digitalisering
Uiteindelijk kun je zelf veel oplossen door het digitaal af te handelen. Zo is er een online diplomaregister in Nederland, waarmee je een gewaarmerkt kopie kunt downloaden vanuit DigiD. De doorlooptijd neemt daardoor af en je hebt geen last van het papieren proces. De AVG speelt wel een belangrijke rol. In de fase dat iemand gescreend wordt, is hij nog een medewerker van de organisatie en zijn er dus andere regels van toepassing. Veiligheid speelt een rol: data versturen via e-mail is dus niet heel handig.
Screening is dus belangrijker dan je wellicht verwacht had. Als recruiter kun je er eigenlijk niet omheen en kun je bovendien een verschil maken in de candidate experience.
