Het artikel gaat hieronder verder.
In veel organisaties zijn het nog altijd de hiring managers die als eerste de beslissing nemen welke kandidaten ze uitnodigen voor een sollicitatiegesprek, en later welke sollicitant de baan krijgt. Maar zijn zij daarvoor eigenlijk wel de meest aangewezen personen? En wat als deze verantwoordelijkheid voor de eerste selectie wie er op gesprek mag komen nou eens komt te liggen bij de HR-afdeling? Krijg je dan andere, misschien wel betere keuzes? Nieuw onderzoek van twee aan Nederlandse universiteiten verbonden wetenschappers lijkt wel die kant op te wijzen.
Beslist niet de hiring manager maar HR, dan krijg je een meer consistente beoordeling, zo blijkt.
Almasa Sarabi (Universiteit van Amsterdam) en Nico Lehmann (Erasmus Universiteit Rotterdam) schreven er recent over in Harvard Business Review en het ook hoog aangeschreven Administrative Science Quarterly. De twee deden onderzoek bij een niet nader genoemd ‘toonaangevend multinationaal techbedrijf’, waar ze ontdekten dat het overdragen aan de selectiebevoegdheid naar HR niet alleen een aantal onbedoelde vooroordelen verminderde, waardoor bijvoorbeeld uiteindelijk meer vrouwen werden aangenomen, maar ook een objectievere en consistentere beoordeling tot stand kwam.
Keuze uit 7
Het bedrijf in kwestie voerde in 2018 een wijziging in de wervingsprocedure door. In het oude systeem stuurde HR alle sollicitaties door naar een lijnmanager, die vervolgens de eerste selectie deed en daarna de sollicitatiegesprekken met de uitgekozen kandidaten voerde. In de nieuwe procedure gaven de managers eerst de functie-eisen door aan HR, waarna HR vervolgens 7 kandidaten selecteerde die nog wel bij de manager op gesprek mochten komen. De managers behielden dus wel het recht van de uiteindelijke beslissing, ze kregen alleen een kleinere pool voorgelegd.
‘We konden de data van 8.750 aanwervingen in 2 jaar en verspreid over meer dan 60 landen analyseren.’
Het bedrijf maakte deze overstap overigens vooral om onnodige vertragingen in de wervingsprocedure te verminderen die topkandidaten zouden kunnen afschrikken. En voor de onderzoekers een unieke kans: de verandering werd niet in één keer doorgevoerd, maar juist in 7 fasen, in al hun vestigingen over de hele wereld verspreid. ‘Dat gaf ons de unieke mogelijkheid om de resultaten vóór en na de veranderingen in het wervingsproces te vergelijken’, stellen ze. ‘Zo konden we de gegevens van 8.750 externe aanwervingen gedurende 2 jaar en verspreid over meer dan 60 landen analyseren.’
9,2% meer vrouwen
Opmerkelijkste uitkomst was dat de selectie door HR-professionals leidde tot een gemiddelde toename van 9,2% van het aantal vrouwelijke hires. ‘We ontdekten bovendien dat dit effect het meest uitgesproken was in landen met striktere opvattingen over welke beroepen vrouwen konden uitoefenen, volgens de Gender Social Norms Index van de VN.’
‘Bij striktere man/vrouw-opvattingen had het meer effect als HR de eerste selectie deed.’
Waarom dit zo was? Om die vraag te beantwoorden, deden de onderzoekers ook nog een bedrijfsbrede enquête en hielden ze semi-gestructureerde interviews met zowel managers als HR-professionals. ‘Daarbij vonden we het sterkste bewijs voor het idee dat de verschillen in aannames deels te wijten waren aan tijdsdruk bij de lijnmanagers. Die druk dwong hen vaak om te vertrouwen op subjectieve gegevens – waaronder aanbevelingen van collega’s en aannames over wie het best bij een functie paste – om snel te beslissen, zodat ze weer aan het werk konden. Dit bestendigde waarschijnlijk de overwegend mannelijke status quo van het bedrijf.’
Belangrijk of afleiding?
De HR-professionals hechtten daarentegen meer waarde aan objectieve gegevens over kandidaten en keek nauwkeuriger of zij voldeden aan de functiebeschrijving en -eisen van managers. Uit enquêtes bleek ook dat de HR-medewerkers het aannemen van personeel eerder beschouwden als een belangrijk onderdeel van hun werk, terwijl managers het eerder zagen als een afleiding van hun dagelijkse werk.
Managers bleken over het algemeen best blij met de grotere rol van HR.
Opvallend: de onderzoekers vroegen de lijnmanagers ook wat ze vonden van de kandidaten die HR had geselecteerd en de algehele rol die HR volgens hen speelde in het nieuwe proces. Vóór de interventie gaf 60% van de managers aan tevreden te zijn met de rol van HR bij de aanname. Na de interventie steeg dat naar 82%. ‘Ons onderzoek levert sterk bewijs dat HR-professionals een objectievere en consistentere beoordeling kunnen bieden, wat bijdraagt aan een rechtvaardiger wervingsproces voor sollicitanten’, concluderen Lehmann en Sarabi dan ook.
Ondersteunend instrument
En hoewel ze het niet als zodanig hebben onderzocht, denken ze dat de studie ook implicaties kan hebben over hoe je A.I. bij werving zou kunnen toepassen. ‘Het trainen van A.I. om sollicitaties te beoordelen op basis van duidelijke en objectieve datapunten (zoals aantal jaren in een functie en opleidingsniveau) zou kunnen helpen om de afhankelijkheid van stereotypen te verminderen bij het bepalen wie het meest geschikt is voor een functie.’
‘Het trainen van A.I. zou kunnen helpen om de afhankelijkheid van stereotypen te verminderen.’
Shortlisting simpelweg overzetten naar A.I. zal echter niet automatisch vooringenomenheid voorkomen, stellen ze. ‘Sterker nog, veel A.I.-tools die bij werving worden gebruikt, worden ervan beschuldigd vooringenomenheid bij werving juist in stand te houden. Een slimmere aanpak is om A.I. te beschouwen als een ondersteunend instrument, aangestuurd door goed opgeleide en goed gemotiveerde HR-professionals en lijnmanagers die A.I. kunnen aanvullen met hun grotere vermogen tot nuance en context.’
