Veel organisaties hebben de afgelopen tijd Microsoft 365 geïmplementeerd. Een overgang die soms heel wat meer voeten in de aarde heeft dan je vooraf misschien dacht. Functierollen en bedrijfsprocessen moeten opnieuw worden gedefinieerd, wat soms kan leiden tot onrust, ontevredenheid en stress bij werknemers. Om dit te voorkomen, moet je medewerkers opleiden en de risico’s minimaliseren. Kortom: je hebt een effectieve Microsoft 365-adoptiestrategie nodig. Maar hoe pak je dat aan?
De 5 redenen voor een Microsoft 365-adoptiestrategie
Eerst maar even de vraag beantwoorden waarom je zo’n effectieve Microsoft 365- (of Office 365-)adoptiestrategie precies nodig hebt. En dat is om de volgende 5 redenen:
#1. Minimaliseer de verwarring van een nieuw systeem
Verandering, daar zit lang niet iedereen altijd op te wachten. De introductie van nieuwe technologie in een organisatie leidt daardoor vaak tot meerdere uitdagingen. Een adoptiestrategie voor Microsoft 365 gaat verder dan alleen een technische implementatie, door ook ervoor te zorgen dat werknemers de verschillende onderdelen van het pakket herkennen en de waarde hiervan begrijpen.
#2. Laat medewerkers profiteren van nieuwe functies
Als werknemers alleen Mircosoft 365 voor e-mail of voor sollicitatiegesprekken gebruiken, loopt de organisatie belangrijke functies mis die de productiviteit kunnen verhogen en de waarde van de investering kunnen vergroten. Een succesvolle adoptiestrategie stelt werknemers in staat om alle tools die het systeem biedt te integreren in hun dagelijkse workflows, werkgewoonten en processen.
#3. Maximaliseer het rendement op de investering
Als je de goede strategie toepast om Microsoft 365-implementatie te stimuleren, liggen er vele besparingen in het verschiet. Volgens een McKinsey-onderzoek zagen bedrijven die zulke strategieën gebruikten een ROI van 143% (versus 35% voor bedrijven die dit niet gebruikten). Door een plan op te stellen om andere Microsoft 365-functies te gebruiken, kun je mogelijkheden ontdekken om bestaande abonnementen te consolideren of op te zeggen.
‘Zorg dat personeel zich gewaardeerd en gehoord voelt.’
#4. Verminder onnodig werk voor IT-personeel
Een grondige adoptiestrategie kan het aantal helpdeskverzoeken verminderen, net als het extra werk voor personeel tijdens de uitrol van Microsoft 365.
#5. Zorg dat het personeel zich gewaardeerd en gehoord voelt
Investeren in werknemers, bijvoorbeeld door opleidingen, toont zijn waarde aan. Dit kan het verloop verminderen en de werktevredenheid verhogen. Een sterke Microsoft 365-training versnelt de acceptatie en de zogeheten buy-in door het personeel.
De 4 cruciale stappen in een Microsoft 365-adoptiestrategie
Om de volledige voordelen van Microsoft 365 te benutten, moet je verder kijken dan alleen de technische vereisten. Het gaat erom de migratiedoelen aan te pakken. Welke 4 stappen zijn daarbij cruciaal?
Stap #1. Definieer de zakelijke doelen
Een Office 365-migratie is een technisch complex project. Het is een grote investering die de hele bedrijfsvoering kan veranderen. Om de migratie te rechtvaardigen, moet je eerst de bedrijfsdoelen definiëren, zodat je deze aan de werknemers kunt communiceren.
Stap #2. Identificeer de bedrijfsscenario’s
Bedrijfsscenario’s gaan nog een stap verder en vertalen de bedrijfsdoelen naar specifieke use-cases voor verschillende Microsoft 365-functies. Deze illustreren hoe elk onderdeel van Microsoft 365 de organisatie dichterbij de bredere bedrijfsdoelen brengt. Bedrijfsscenario’s variëren sterk, afhankelijk van je branche en activiteiten. De scenario’s kunnen uit allerlei onderdelen bestaan, van samenwerken en documenten delen tot apparaten updaten en financiële processen automatiseren.
Door bedrijfsscenario’s te identificeren, is het bijvoorbeeld makkelijker om:
* Zakelijke uitdagingen te begrijpen en aan te pakken
Bedrijfsscenario’s overbruggen de kloof tussen de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt en de blokkades van een team om hun werkprocessen te verbeteren.
* Context toe te voegen aan de training
Adoptietraining draait er niet alleen om een nieuwe technologie te leren. Bij een succesvolle acceptatie zien gebruikers hoe Microsoft 365 in hun dagelijkse werkzaamheden past. Via bedrijfsscenario’s kunnen teams de training in context plaatsen en leren zij begrijpen hoe Microsoft 365 hen zal helpen productiever te werken.
* KPI’s te identificeren om succes te meten
Met bedrijfsscenario’s kun je succes meten aan de hand van statistieken en doelen. Van hogere medewerkertevredenheid tot lagere operationele kosten voor bijvoorbeeld gegevensopslag.
Stap #3. Identificeer de belangrijkste belanghebbenden
Een stakeholder is iemand of groep in een organisatie die wordt beïnvloed door de uitkomst van een project. Stakeholders zijn belangrijke bondgenoten die het adoptieproces van Microsoft 365 ondersteunen. Om te bepalen wie die stakeholders zijn, moet je nadenken over wie Microsoft 365 gaat gebruiken. Wie treft de verandering het meest? En wie kan verandering bij anderen beïnvloeden en stimuleren? De belangrijkste stakeholders moeten een dwarsdoorsnede van de organisatie weerspiegelen.
De belangrijkste stakeholders moeten een dwarsdoorsnede van de organisatie weerspiegelen.
Leidinggevenden, projectmanagers, IT-, HR- en verkoopmedewerkers gebruiken de Microsoft 365-functies allemaal op een andere manier. Een divers team van belanghebbenden zorgt ervoor dat de Microsoft 365-adoptiestrategie alle groepen, individuen en behoeften binnen een bedrijf vertegenwoordigt. Bij een succesvolle adoptie zorgen belanghebbenden voor:
* Meer expertise
Stakeholders hebben veel kennis over de huidige processen en procedures. Ze zijn geweldige bondgenoten om de huidige bedrijfsscenario’s in kaart te brengen en te helpen hoe deze in de toekomst te verbeteren.
* Minder risico
Door stakeholders vroeg in het proces te betrekken, kunnen zij potentiële risico’s aan het licht helpen brengen. Zo kunnen de effecten hiervan verzacht worden.
* Een hoger projectsucces
Hoe meer betrokken belanghebbenden zijn, hoe meer zij de adoptiestrategie voor Microsoft 365 verdedigen en ondersteunen.
Stap #4. Maak een Microsoft 365-trainingsplan
Een trainingsplan voor eindgebruikers is de laatste stap van een succesvolle adoptiestrategie voor Microsoft 365. De meeste bedrijven beginnen met standaard producttraining, waarin gebruikers leren hoe ze Microsoft 365 kunnen gebruiken. De sleutel tot een succesvolle adoptie is echter een op scenario’s gebaseerde training. Zo’n training leert werknemers niet alleen Microsoft 365 te gebruiken, maar ook hun productiviteit te maximaliseren, op basis van de bedrijfsdoelen en scenario’s van de organisatie.
Met deze trainingsvorm koppel je de training aan de bedrijfsdoelstellingen, zodat elke trainingsactiviteit een doel heeft. Het wordt er ook efficiënter van. Sales, HR, marketing en leidinggevenden hebben allemaal verschillende rollen in een organisatie. Het zou dan tijd- en geldverspilling zijn om álle medewerkers te trainen op élke Microsoft 365-functie. Geef dan liever prioriteit aan trainingen op basis van behoeften en taakfuncties. Hiermee kun je de adoptietijd van Microsoft 365 immers versnellen.
Meer weten?
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Broad Horizon. Broad Horizon richt zich op de digitale transformatie van haar klanten en doet dit met behulp van het gehele Microsoft-platform. In hun continuous journey-aanpak gebruiken ze Data & AI, Businessapplicaties, Modern Workplace, Cloud services, managed services en hosting om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen en het aanpassingsvermogen te geven voor de veranderingen van vandaag, morgen en overmorgen.
Nieuwsgierig geworden naar wat een adoptiestrategie voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op sales@broadhorizon.nl.
Of schrijf je in voor de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van al het nieuws rondom True, Broad Horizon en de adoptie van Microsoft 365.
Inschrijven
