Wie een werkenbij-site wil ontwikkelen, komt onvermijdelijk voor de vraag te staan: moet je aan de slag met de bijgeleverde website vanuit je ATS, of toch liever ergens los iets ontwikkelen? Volgens Jeroen Romeijnders, directeur en strateeg bij de Dordrechtse digital agency Elephant, is het antwoord op die vraag duidelijk: kies het liefst voor een losse website, die je via een API koppelt aan je ATS-systeem. Hij noemt daarvoor 5 redenen:
#1: Weg met overbodig of dubbel werk
‘Als je een losse website bouwt, en daarnaast een ATS hebt, maar daartussen geen verbinding is, zal er steeds extra werk zijn. In het ATS moet je dan sollicitanten invoeren via formulieren en een vacature is dan als losse entiteit vermeld in beide systemen. Met een koppeling zorg je dus dat je ruimschoots minder werk hebt.’
#2: Eenvoudig werken vanuit het eigen systeem
‘Marketeers en communicatiemensen kunnen de website dan beheren vanuit het CMS. En recruiters kunnen het ATS gebruiken waar het voor bedoeld is: de vacaturestroom beheren. De marketingafdeling heeft de vrijheid om pagina’s te maken met de nieuwste technieken en mogelijkheden van een (open source) CMS, zoals WordPress. Alles naar eigen inzicht en met de kennis die al in huis is.’
‘De zorgen dat recruiters dingen verpesten op de website zijn dan verleden tijd.’
‘De zorgen dat recruiters dingen verpesten op de website zijn dan verleden tijd. Ze zullen er simpelweg niet in werken. De HR-afdeling kan zelf wel vacatures publiceren, gewoon via het ATS. De koppeling zorgt vervolgens ervoor dat deze vacature automatisch op de website staat in het design dat in samenwerking met marketingafdeling is bedacht. Zo werkt iedereen vertrouwd in de eigen bekende systemen. Dat klinkt toch als de ideale wereld?’
#3: Gebruik ieders specialisme
‘De hoogste kwaliteit producten vind je niet in de supermarkt en je koopt geen vlees bij de bakker. Nee, elke expert zijn eigen vak. Een leverancier van ATS-systemen is bezig met het maken van de beste software voor recruiters. De UX-designer van een digitaal bureau denkt juist mee over de perfecte inrichting van de website. Waarbij de unieke candidate journey van jouw organisatie voorop staat. Laat dus niet je bureau een ATS bouwen en vraag je ATS-leverancier ook niet je website te creëren. Maar verbind de IT-kracht van deze partijen via een koppeling.’
#4: Flexibiliteit om te wisselen
‘Belangrijk voordeel van een aparte werkenbij-site is de flexibiliteit. Wissel je van ATS-leverancier, dan is dat niet direct het einde van je website. Het ATS en de website zijn namelijk gescheiden. Zo’n ATS-wissel komt ook vaker voor dan je denkt. Vooral bij organisaties die snel hard groeien. Dan blijkt het huidige systeem bijvoorbeeld niet meer helemaal te passen bij wat er nodig is. Dan ben je blij als de website en het ATS niet bij dezelfde partij liggen, en je de huidige werkenbij-site gewoon aan je nieuwe ATS kunt koppelen.’
#5: Geen concessies
‘Door ATS en CMS apart van elkaar te ontwikkelen, met alleen een koppeling ertussen, kun je jouw werkenbij-site helemaal afstemmen op jouw doelgroep en situatie. Geen standaard blokken of lay-out. Nul beperkingen, je maakt de website precies zoals jij die nodig hebt. Zo creëer je onderscheidend vermogen om meer juiste kandidaten aan te spreken. Jouw verhaal komt beter tot zijn recht, is meer ingericht op je doelgroep en je valt meer op door een eigen uitstraling gebaseerd op jouw branding. Zonder concessies.’
Maar hoe doe je dat dan?
Maar hoe doe je dat dan, zo’n koppeling maken tussen website en ATS? ‘Het staat of valt bij een goede API (Application Programming Interface) aan de ATS- en aan de websitekant’, aldus Romeijnders. Ook voor zo’n koppeling heeft hij weer 5 stappen:
#1: Goede en volledige documentatie
‘Een goede en duidelijke algemene API-documentatie is de basis. Geen documentatie ontstaan vanuit een specifieke case, maar volledige en toegankelijke documenten. Bovenal met een gestructureerde opzet, voor goed overzicht. Zonder goede documentatie krijg je gegarandeerd problemen. Want niets is zo vervelend als tijdens het ontwikkelen te ontdekken dat de juiste handleiding er niet is.’
#2: Breng de informatievoorziening in kaart
‘Welke informatie wil je ophalen uit het ATS en is dat mogelijk binnen de API-koppeling? Als je het ontwerp en de structuur van de werkenbij-site maakt is het belangrijk deze goed met technische datastructuur te matchen. Is alles wat je wilt echt mogelijk? Welke informatie moet getoond worden en waar uit de backoffice komt deze informatie vandaan? Is deze informatie wel aanwezig? Zo nee, kunnen we dat dan regelen? Als data er niet zijn, kun je het niet tevoorschijn toveren. Is er een 100% match met alles wat het design toont en de mogelijkheid om deze informatie op te halen. Dan ben je good to go.’
‘Als data er niet zijn, kun je het niet tevoorschijn toveren.’
‘Het proces van solliciteren is natuurlijk net zo belangrijk. Komt er reactie van een kandidaat, welke data moeten er dan naar het ATS-systeem geschoten worden? En welke van de 2 systemen, het ATS of het CMS, moet de automatische mails versturen na een sollicitatie? Zijn alle datastromen in kaart en duidelijk? Dan door naar de volgende stap.’
#3: Heeft de ATS-leverancier een sterk team?
‘Onderzoek hoe de support en development-afdelingen van de ATS leverancier in elkaar zitten. Check of ze telefonisch bereikbaar zijn, vraag naar reactiesnelheid en bekijk of ze een helpcenter hebben. Je krijgt tijdens het ontwikkelen van een koppeling veel contact met de ATS-partij. Als ze dus langzaam of slecht reageren is dat een grote rode vlag.’
#4: Check de project setup
‘Hoe zijn de verantwoordelijkheden verdeeld? Wie leidt het project en wie zijn alle contactpersonen? Denk goed na over de projectinrichting, zoals planning, verantwoordelijkheid en het definiëren van de verschillende fases. Breng de oplevermomenten, testmomenten en uiteindelijke manier van live gang goed in kaart. En last but not least: bepaal wie eindverantwoordelijk is voor het onderhoud en support van de koppeling.’
#5: Is het API format de juiste?
‘Check ten slotte of het ATS-systeem een goede API-koppeling heeft in een schaalbaar format. Bijvoorbeeld een REST API of GraphQL, dat zijn handige formats. Bij een SOAP-format of als zaken via FTP-servers aangeboden worden zit je eerder aan de verkeerde kant van de streep. Is het goede format aanwezig? Kijk dan goed of ze zich houden aan het protocol en dat het volledig klopt met hun eigen documentatie.’
Over Jeroen Romeijnders
Jeroen Romeijnders zorgt binnen Elephant onder meer voor alle klantcontacten. Hij is ook gek op fietsen, maar volgens zijn teamgenoten is het verdacht stil op Strava. Kan er ook mee te maken hebben dat hij sinds kort vader is. Elephant is onder meer verantwoordelijk voor het recruitmentplatform van twee Rotterdamse studieverenigingen met enerzijds een vacaturesite, en anderzijds de jaarlijkse ER Days. Ook bijvoorbeeld Globen en de STAR Group haalden hier hun (WordPress-)recruitmentsite vandaan, gekoppeld aan Bullhorn.
