Door het vernieuwde onboardingprogramma ontstaat vanaf de eerste werkdag het trotse gevoel om lid te zijn van de Baker Tilly Berk tribe! Lees de hele case van Baker Tilly Berk die is ingezonden in de categorie Recruitment voor de Werf& Awards.
Case Baker Tilly Berk
Omschrijving van de case
Omdat goede kandidaten recruiten in onze markt lastig is, is het belangrijk dat we alles in het werk stellen om nieuwe collega’s te vinden én om ze vanaf dag één een warm welkom te bieden, want ”you will never get a second chance to make a first impression”. Daarom hebben wij in mei 2015 ons onboardingproces onder de loep genomen. Voorheen werd tweejaarlijks het landelijke introductieprogramma georganiseerd. Dit kon betekenen dat nieuwe collega’s soms vijf maanden moesten wachten op hun introductie. Nieuwe collega’s werden door verschillende collega’s ingewerkt, hierdoor ontbrak uniformiteit en ging veel tijd verloren. Dit moet toch anders kunnen? Jazeker! Met ons nieuwe onboardingprogramma hebben nieuwe collega’s vanaf hun eerste werkdag toegang tot alle benodigde informatie, geldt een uniform inwerktraject en wordt een eenduidige boodschap voor alle nieuwe medewerkers uitgedragen. Hoe hebben wij dit bereikt? In september 2015 hebben wij het project ‘welcome on board’ opgestart en zijn wij een samenwerkingsverband aangegaan met Appical, een organisatie die een online applicatie levert die ervoor zorgt dat medewerkers op een interactieve wijze ingewerkt worden. Hier hebben wij onze eigen draai aangegeven. Vanuit verschillende disciplines in onze organisatie zijn content, filmpjes en beeldmateriaal ingezameld en opdrachten verzonnen. De benodigde informatie die voorheen versnipperd bij de nieuwe medewerkers terecht kwam bieden wij zo in één applicatie aan. Wij vinden het belangrijk dat alle nieuwe medewerkers zich direct welkom voelen. Zo kunnen ze het beste uit zichzelf halen en zijn ze snel inzetbaar, waar de klant vervolgens ook weer van profiteert. Als aanvulling op de applicatie staat op de eerste werkdag een welkomstbox klaar met allerlei producten die nuttig zijn (zoals een jack en een thermo mok). Een leuke bevestiging dat ze lid zijn van de Baker Tilly Berk tribe. Op 2 november 2015 is de applicatie live gegaan en zijn de eerste welkomstboxen uitgedeeld.
Wat was de impact van de case?
Wij hebben heel veel positieve reacties gekregen op de tool en de welkomstbox, zowel van nieuwe als bestaande medewerkers. De welkomstbox geeft medewerkers een gevoel gelijk bij de club te horen en verhoogt het trotste gevoel dat ze deel uitmaken van onze organisatie. Het introductieprogramma hebben wij kunnen verkorten, hetgeen tijd en kosten bespaart, omdat medewerkers veel informatie zelf kunnen lezen in de tool. Hierdoor kunnen wij tijdens het introductieprogramma meer de nadruk leggen op het interactieve en verbindende gedeelte. Daarnaast zijn medewerkers sneller ingewerkt, waardoor ze sneller productief inzetbaar zijn bij onze klanten of voor de organisatie.
Van de nieuwe medewerkers krijgen wij veel positieve reacties op deze manier van inwerken, zie hieronder een reactie van een collega die door middel van de tool ingewerkt is:
“De beste tool om online nieuwe medewerkers kennis te laten maken met alle core business van Baker Tilly Berk zodat je meteen nog enthousiaster bent over waar je bent gaan werken en een praktische manier om iedereen qua organisatie & procedures wegwijs te maken. Daarnaast is het door de verschillende interactieve vragen en opdrachten echt leuk om te doen. Dit alles uiteraard ter voorbereiding op de introductiecursus! Daarnaast zorgt de welkomstbox voor een warm welkom. Je voelt je gelijk thuis bij de club en trots dat je voor deze organisatie mag werken!”
Waarom moet deze case een Werf& Award winnen?
In twee maanden tijd hebben wij het onboardingproces aangepast en gezorgd dat nieuwe medewerkers eerder, efficiënter en op een leukere manier ingewerkt worden. Enerzijds zijn medewerkers daardoor sneller productief inzetbaar voor de organisatie, anderzijds voelen medewerkers zich direct welkom bij de club. Medewerkers voelen zich vanaf het eerste moment gewaardeerd. Dat werpt zijn vruchten af, want deze nieuwe collega’s vertellen dit tegen potentiële andere collega’s en in deze competitieve markt is dit een dubbele winst: het vernieuwde onboardingprogramma heeft zowel een positief effect op het vinden van nieuwe als het binden van bestaande medewerkers! Alleen al in ons introductieprogramma zien we de efficiency hiervan terug. Het programma hebben wij aangepast met drie uren meer interactie in plaats van klassikale training. Bovendien hebben we het totale programma met twee uren kunnen inkorten. Dat levert dus op meerdere fronten efficiency op.
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
Het idee is ontstaan op de afdeling HR, die ook het project ‘welcome on board’ begeleid en opgestart heeft. De afdeling HR heeft het idee eerst geïntroduceerd bij het bestuur, omdat wij hun mening en commitment erg belangrijk vinden. Zonder draagvlak is het niet mogelijk om een dergelijke applicatie succesvol te introduceren.
Daarnaast is veel informatie uit de applicatie geschreven door de afdeling Communicatie en hebben verschillende disciplines binnen de organisatie informatie aangeleverd. Ook is de OR betrokken geweest. We hebben dus met veel bestaande collega’s gewerkt aan het binden en verwelkomen van nieuwe collega’s! Uiteraard heeft de externe leverancier Appical ons geholpen bij de implementatie van de tool en de inrichting hiervan. De nieuwe medewerkers zijn uiteindelijk de eindgebruikers. Met behulp van de feedback die wij van hen hebben ontvangen zijn inmiddels ook de eerste verbeterpunten doorgevoerd!
