21 dingen die je moet weten als je een kandidaat wil mailen

Kandidaten komen in deze arbeidsmarkt steeds minder vanzelf binnenvliegen, je zult ze vaker zélf moeten benaderen. Maar hoe doe je dat het beste? 21 lessen om in de gaten te houden.

Peter Boerman Op 04 september 2019 Gem. leestijd 3 min777x gelezen
Deel dit artikel:
21 dingen die je moet weten als je een kandidaat wil mailen

De tijd van post & pray is passé. Minder dan de helft van alle aanwervingen komt tegenwoordig nog maar binnen via een sollicitatie, zo blijkt. En de rest? Die komt óf via een bureau, óf via een referral, óf via een actieve benadering.

Liefst 1 op de 3 nieuwe medewerkers komt binnen na een direct mailtje van een recruiter.

En de actieve benadering – of: sourcing – wint daarbij aan belang. Liefst 1 op de 3 nieuwe medewerkers komt gemiddeld al binnen na een direct mailtje of telefoontje van een recruiter. De vraag is alleen: hoe stel je zo’n mailtje op dat hij niet direct in de prullenbak terechtkomt? Hoe benader je iemand die je nog eigenlijk niet kent, en die ook jou niet kent?

Recent onderzoek

Bij Gem, een start-up die is opgericht door twee voormalig medewerkers van Facebook en Dropbox, hebben ze daar recent onderzoek naar gedaan. We halen er 21 van de meest opvallende bevindingen uit.

#1. Ze worden 2 keer zo snel aangenomen

Een kandidaat die wordt gesourced heeft een twee keer zo grote kans om te worden aangenomen als een kandidaat die zelf actief solliciteert op een vacature.

#2. 80% is passief of latent

Door mensen zelf te benaderen, snij je een heel andere doelgroep aan dan als je een vacature plaatst en hoopt op reacties. Het blijkt dat van de totale beroepsbevolking zo’n 80 procent is te omschrijven als ‘latent’ of ‘passief’ werkzoekend. Dat wil zeggen: ze staan open voor iets nieuws, maar zijn er niet actief naar op zoek.

#3. 90% wil het liefst mailen

Van de kandidaten geeft 90% de voorkeur aan mailen, boven bellen of een InMail, als ze over nieuwe carrièrekansen te horen krijgen.

#4. Ruim 2 op de 3 noemt sourcing prioriteit

Van de werkgevers noemt 68% kandidaten direct sourcen momenteel een ‘topprioriteit voor recruitment’.

#5. Kandidaat krijgt 121 mails per dag

Een interessante kandidaat krijgt gemiddeld 121 mails per dag, 15 per werkuur, 1 per 4 minuten. Dit laat de noodzaak zien om daarin op te vallen.

#6. Hoe meer mails, hoe minder groei in antwoordratio

Kandidaten vaker een mailtje sturen heeft zeker zin. Hoe vaker je ze benadert, hoe hoger de respons. Stuur je 1 e-mail, dan is de reply rate gemiddeld 15 procent. Bij 2 keer mailen stijgt dat al naar 26 procent, bij 3 keer naar 31 procent, en na 4 mailtjes is de antwoordratio maar liefst 35 procent. Gemiddeld. De ratio stijgt dus bij elke extra mail, al neemt het effect wel steeds meer af, omdat de groei in respons afvlakt.

#7. 4 keer mailen is de max

Moet je een interessante kandidaat dus continu achter de broek aan blijven zitten en blijven mailen, totdat hij of zij eindelijk reageert? Nee, zo is het ook weer niet. Na 4 keer mailen nam het aantal reacties nog wel toe, maar werd het aantal antwoorden in de categorie ‘niet-geïnteresseerd’ groter dan het aantal geïnteresseerden. Daarna werd dus meer schade aan employer brand gedaan dan dat het opleverde. Vandaar de stelregel: 4 keer mailen is de max.

#8. Bijna nooit follow-up

Momenteel geven de meeste recruiters zelden een follow-up aan een eerste benadering. Als er géén reactie op komt, of een afwijzing, laten ze het er meestal bij zitten. Ze willen niet agressief overkomen, hebben geen tijd voor opvolging, of houden niet van afwijzing, zo wordt dan meestal gezegd. Terwijl vaker mailen dus wel vaker resultaat blijkt op te leveren.

#9. Mailtjes zijn een kort leven beschoren

De meeste mailtjes zijn maar een kort leven beschoren. Sterker nog: kandidaten zijn gemiddeld meer geneigd om op je meest recente mail te antwoorden dan op je initiële mailtje.

#10. Follow-up na 2 tot 7 dagen

De meeste sourcers wachten gemiddeld 2 tot 7 dagen voordat ze een eventuele follow-up sturen op een eerste mail. Het gemiddelde is een ‘keten’ van 6 dagen na de eerste de tweede mail, dan na 6 dagen de derde, en dan na 3 dagen de vierde. Dus bijvoorbeeld: op woensdag de eerste, op dinsdag de tweede, op maandag de derde, en dan op donderdag de vierde mail. Afgeraden wordt om precies 7 dagen te wachten. De kans is dan immers groot dat juist die dag voor de kandidaat een kwestie een heel drukke is.

‘Zes dagen is een soort magisch getal’, zegt bijvoorbeeld Mike Moriarty, Head of Engineering Recruiting bij Dropbox. ‘Het betekent dat we altijd iemand op een andere dag van de week benaderen, wat de kansen vergroot dat we een reactie krijgen, maar dat we tegelijk mensen genoeg ademruimte geven om het aanbod serieus te overwegen.’

#11. Gepersonaliseerde mail krijgt 2 keer zoveel respons

Een mailtje waarin je de kandidaat met zijn of haar voornaam aanspreekt, krijgt gemiddeld twee keer zoveel respons als een mail zonder naam. Dit is overigens ook makkelijk te automatiseren.

#12. Gedeelde connecties leveren vertrouwen

Een persoonlijke benadering is het beste om een kandidaat te overtuigen. Wat ook heel goed blijkt te werken is gemeenschappelijke connecties noemen. Doe je dat meteen in de onderwerpregel (“Beste X, deze mail dank je aan Y”), dan levert dat extra respons op. Het wekt vertrouwen bij de ontvanger, de passieve kandidaat die juist op zoek is naar zekerheid in jouw aanbod. Een gezamenlijke connectie zorgt psychologisch gezien voor zulke zekerheid.

#13. Vermijd de spam

Als je jouw ideale kandidaat een mailtje stuurt, wil je voorkomen dat die in de spam belandt. Een vraag stellen in de onderwerpregel mag, maar vermijd daarvoor wel alle CAPS LOCK, en wees zeer zuinig met uitroeptekens (!!!), of eurotekens (€€). Ook een kopzin als ‘Snel geld verdienen?’ kun je misschien beter achterwege laten.

#14. Maximaal 50 tekens

Wat er precies in staat is belangrijker dan de lengte van je onderwerpregel. Maar je wilt ook niet dat je zin wordt afgebroken op een mobiel device. En gemiddeld wordt 46 tot 59 procent van alle mails mobiel gelezen. Daarom is een lengte van maximaal 50 tekens voor de onderwerpregel van je mail wel een mooie graadmeter. De meest effectieve lengte blijkt tussen de 32 en 49 karakters lang te zijn.

#15. Meeste mails gelezen binnen 1,5 uur

Meer dan 50 procent van alle gesourcete kandidaten opent een aan hem of haar gerichte mail binnen 1,5 uur na verzending. Dat onderstreept het belang van weten wanneer je doelgroep goed bereikbaar is. Voor technici blijkt opvallend genoeg het weekend overigens het beste moment van verzending: op zaterdag en zondag verstuurde mailtjes hadden een 10 procent hoger openingspercentage. Mails die niet binnen 1,5 uur gelezen worden, hebben overigens de meeste kans om helemáál niet meer gelezen te worden.

mailen gem

#16. Hoe lang? Maakt weinig uit…

Hoe lang mag dan de tekst van de mail zelf zijn? Dat maakt nauwelijks uit, zo blijkt uit de data. Oftewel: ‘Er is geen correlatie tussen de lengte van de boodschap en de antwoordratio’. Niettemin was het merendeel van de onderzochte mails tussen de 90 en 220 woorden (waarbij sourcers vaak via linkjes kandidaten doorverwijzen naar bijvoorbeeld informatie over de bedrijfscultuur). Andere onderzoeken kwamen tot mailtjes van gemiddeld 50 tot 125 woorden, waarbij de respons het hoogst is.

#17. Personalisering werkt

Hoe persoonlijker de boodschap, hoe hoger de respons. Dat geldt voor de onderwerpregel, maar net zo goed voor de body-tekst. Een studie naar 8.000 mails van sourcers wees uit dat mailen met een persoonlijke boodschap niet alleen veel meer engagement en een hogere openingsratio oplevert, maar ook veel minder directe afwijzingen. Maar dan moet het wel échte personalisatie zijn; als je je mails maar een klein beetje personaliseert (dus bijvoorbeeld alleen een voornaam invoert), leidt het gemiddeld tot bijna evenveel afwijzingen als dat je helemaal anoniem zou mailen. Maar als je 1 of 2 dingen invoert die uniek zijn voor de geadresseerde, dan stijgt de positieve respons aanzienlijk.

persoonlijk mailen

#18. De waarom van de mail is héél belangrijk

En wat willen ze dan lezen? Dat lijkt misschien logisch, maar toch goed om te weten. In de eerste plaats gaat het om het perspectief dat je hen te bieden hebt. Dat wordt gevolgd door de omvang van het takenpakket, en hoe een gemiddelde dag eruitziet. Kandidaten willen meestal iets lezen over je cultuur (66%), maar ook over je arbeidsvoorwaarden (54%) en je missie (50%). Allerbelangrijkste is: waaróm je hen benadert, en welke verantwoordelijkheid de rol die je in de aanbieding hebt met zich meebrengt.

#19. Gebruik ‘kans’ of ‘uitdaging’, niet: rol of functie

Een ‘baan’, een ‘positie’ of ‘functie’, dat zijn allemaal statische dingen. Waar de meeste mensen zich meer door voelen aangesproken zijn: uitdagingen of mogelijkheden. Liefst 87 procent van de millennials noemt professionle ontwikkeling immers als (zeer) belangrijk bij de keuze voor een eventuele overstap.

Denk erom: latente kandidaten zitten zelden te wachten op een horizontale overstap.

Denk ook erom: latente kandidaten zitten zelden te wachten op een horizontale transfer, ze willen een stap hoger, meer of beter. Denk aan de value proposition voor je prospect: wat spreekt hem of haar aan? Wat zal hem of haar overtuigen? Wat spreekt hem of haar minder aan in de huidige baan, maar kun jij wél bieden? Zorg dus dat je dat in je mail benoemt.

#20. Gebruik nooit een functiebeschrijving

Bekende beginnersfout: een hele functiebeschrijving in de mail plakken. Maar daar haken veel kandidaten juist op af. Het einddoel kan zijn om kandidaten binnen te krijgen voor een groter sollicitatiegesprek, maar in het begin moeten ze eerst nog verleid worden. Daarvoor volstaat een geïnteresseerd antwoord van de kandidaat, niet meteen een hele sollicitatie. Nieuwsgierigheid prikkelen staat voorop, de rest komt later. Wees dan ook zuinig met het rondstrooien van benodigde vaardigheden. Focus je liever op de kansen die je de kandidaat in kwestie biedt.

#21. Call-to-action: laat 1 woord antwoord genoeg zijn

Een goede mail sluit je natuurlijk af met een duidelijke call-to-action. Dat kan variëren van een link naar online agenda Calendly tot een link naar de vacature of werkenbij-site, maar je kunt ook meteen vragen wanneer je het best iemand kunt bellen. Volgens de onderzoekers werkt het echter het beste om de bal ook meteen klaar te leggen, met een zin als ‘Als ik niets van je hoor, zal ik proberen je donderdag rond lunchtijd te bellen. Komt een andere tijd beter uit? Laat het me dan even weten.’

‘Het werkt het beste om de bal meteen voor de kandidaat klaar te leggen.’

Daarmee sla je twee vliegen in één klap, zegt Gem. Eerst: de kandidaat weet dat je donderdag gaat bellen. Als hij of zij interesse heeft, zal hij donderdag echt wel klaar zitten voor het telefoontje. Of in één woord antwoorden: oké. En in de tweede plaats: komt donderdag niet uit, dikke kans dat je dan toch contact hebt. Zonder dat de kandidaat er zelf veel voor hoeft te doen.

sourcing sourcen mailenMeer weten?

Lees hier het hele e-book met alle bevindingen en tips. Of kom op 11 en 12 november naar de Bootcamp Sourcing van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie, ergens centraal in Nederland. Hier leer je in twee dagen alle ins en outs van het boeiende sourcingsvak en kom je alles te weten over een toegankelijke en kandidaatgerichte aanpak.

Deel dit artikel:
Peter Boerman

Peter Boerman

Managing Director bij Werf&
Hij heeft eigenlijk nog nooit een vacature uitgezet. En meer sollicitatiegesprekken gevoerd als kandidaat dan als recruiter of werkgever. Toch schrijft Peter Boerman alweer een jaar of 10 over weinig anders dan over de wondere wereld van werving en selectie, in al zijn facetten
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners

Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie
Bullhorn
Cammio
Carerix
Compagnon
EN HR solutions
HROffice
Indeed
Intelligence Group
Jobrapido
Macknificent
Maximum
Nr29
Recruiters United
RecruitNow
Saba Lumesse
Steam
Talmark
Vakmedianet

Lees elke dinsdag en donderdag de gratis Werf& Nieuwsbrief. Mis niets van wat gebeurt op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie en recruitment.

  • Ik kan me op ieder moment weer afmelden en mijn gegevens worden niet verstrekt aan derden.