Het hele ‘employee handbook‘ live zetten gebeurde al wel eerder. Veel bekende (vooral tech-)organisaties deden het de afgelopen jaren, zoals Hubspot (via SlideShare), Netflix (via pdf) en Facebook (mooi uitgevoerd, op papier). In Nederland kenden we het al van bijvoorbeeld internettelefoniebedrijf Voys en ‘digitale nieuwskiosk’ Blendle. En daar komt binnenkort nog een voorbeeld bij, als MatcHR zijn employee handbook met de buitenwereld gaat delen.
‘We blijven natuurlijk leren. En daarom zullen we ook het document blijven aanpassen.’
Het handboek moet ‘een levend document’ worden, aldus de Nederlander Adriaan Kolff, de oprichter van het “volledig remote recruitment outsourcing bedrijf”, dat zich richt op het recruiten van techtalent uit de hele wereld. ‘Het boek bevat alles dat we tot nog toe geleerd hebben. Maar we blijven natuurlijk leren. En daarom zullen we ook het document blijven aanpassen.’ Met het vrijgeven van het boek wil hij niet alleen een stukje employer branding voor zijn bedrijf neerzetten, maar ook vooral anderen inspireren. ‘Omdat we zonder de hulp en kennis van anderen nooit zouden zijn waar we nu zijn.’
7 opvallende inzichten
Bij Werf& kregen we deze week al een inkijkje in het handboek, dat vanaf volgende week officieel openbaar wordt. Wat nemen we daaruit zoal mee, vooral wat betreft werving en selectie? Een klein overzicht:
#1. Maak scorecards in Loxo
Zomaar sollicitatiegesprekken inplannen, en dan vervolgens ‘op gevoel’ een kandidaat kiezen? Dat is er bij MatcHR niet bij. Bij elke stap in het proces worden aantekeningen en scorecards gemaakt, en die worden allemaal bijgehouden, in een ‘A.I. recruitment automation software’-systeem dat Loxo heet. ‘Die scorecards helpen ons om een objectieve beoordeling te maken’, aldus Kolff, ‘en een evaluatie te doen op de punten waar meningen uiteenlopen. Hierdoor kunnen we ook reflecteren op onze eigen assessmentvaardigheden.’
#2. Gebruik scripts en rode vlaggen
In het employee handbook valt op hoeveel scripts er te vinden zijn. Van het eerste introductiegesprek tot het diepte-interview, en van de job samples tot de referentiechecks: MatcHR zweert bij vaste templates en vaste vragenlijsten. En die vragen gaan soms al best diep. Zo worden kandidaten al bij de introductie vragen voorgelegd als: ‘Hoe word je prestatie gemeten? En hoe presteer je?’. En ‘Als je je volgende stap evalueert, wat is dan belangrijk voor je?’
Hou je als kandidaat je vakliteratuur niet bij? Dan zit een tweede gesprek er waarschijnlijk niet in.
Ook worden bij het introductiegesprek al meteen enkele ‘rode vlaggen’ gedefinieerd. Hou je als kandidaat je vakliteratuur niet bij? Of kun je niet goed uitleggen hoe je dat doet en wat je dan precies leest? Dan zit een tweede gesprek er waarschijnlijk niet in. (Pro-tip: Werf& noemen geeft bijna een garantie dat zo’n vervolg er wél komt). Ook een rode vlag die hier genoemd wordt: als iemand niet echt graag remote lijkt te willen werken.
#3. ‘80% is genoeg’
Een goede cultural fit is belangrijk. Een goede kandidaat kiezen ook. Maar het is onmogelijk alles te weten van een kandidaat, gebaseerd op een cv, een opdracht en een sollicitatiegesprek, aldus Kolff. ‘Als je dus 80% zeker bent van iemand, is dat ook zeker een goede score.’ En blijf je toch twijfelen? Of kom je er niet helemaal uit met je collega’s? Vraag dan een derde partij erbij, raadt hij aan. Niet zozeer om de knoop door te hakken, maar vooral om de discussie in goede banen te leiden.
#4. Snelheid is cruciaal
Snelheid is cruciaal in elk werving- en selectieproces, stelt Kolff. En dat is ook te zien in de ‘regels’ die MatcHR zichzelf oplegt. Elk volgend interview moet hier namelijk maximaal 48 uur volgen op het voorgaande. En ook voor alle fases in het proces staan vastomlijnde tijden. Zoals: 30 tot 45 minuten voor het eerste kennismakingsgesprek, een uur voor het daaropvolgende diepte-interview, en 3 uur voor de opdracht die sourcers-in-spe krijgen voorgelegd, waarbij ze daadwerkelijk moeten sourcen voor een vacature.
#5. Doe 2 referentiechecks
Voegen referentiechecks iets toe aan een recruitmentproces? Maken ze de selectie werkelijk beter? Daarover is altijd veel discussie. Vaak wordt gedacht dat ze alleen maar bedoeld zijn als ‘laatste vinkje’, om de keuze voor een bepaalde kandidaat nog eens bevestigd te zien. Maar volgens Adriaan Kolff hebben ze wel degelijk hun meerwaarde. ‘We hebben meerdere “zekere” kandidaten afgewezen omdat hun referenties niet overtuigend waren, of zelfs negatief. Iets dat we zelf niet eruit gehaald hadden, ondanks alle interviews en job samples.’ Niet gek om er dus bij elke kandidaat tijd aan te besteden, adviseert hij.
‘Leg altijd uit wat je organisatie doet. Je kunt immers ook zomaar een potentiële lead aan de lijn hebben!’
Maar ook hier weer: doe het dan vooral aan de hand van vaste vragen. Dan heb je er volgens hem namelijk het meest aan. Denk aan vragen als: ‘De kandidaat heeft me verteld over een bepaalde prestatie. Kun je je dat nog herinneren? En wat was de rol van de kandidaat in de uitkomst?’ Of: ‘In welke aspecten van de rol blonk de kandidaat uit? En waar kwam hij of zij juist tekort?’ Ook altijd belangrijk in de referentiechecks, stelt Kolff: leg kort uit wat je organisatie doet. ‘Je kunt immers ook zomaar een potentiële lead aan de lijn hebben!’
#6. Vraag het eerst de junior
Extraverte medewerkers, zeker die met een flinke staat van dienst, hebben de neiging een discussie te domineren. ‘En senioriteit is belangrijk, natuurlijk’, aldus Kolff. ‘Maar het is belangrijk om ieders mening voldoende mee te wegen.’ Stel elkaar dan ook vragen, als je het gevoel hebt dat niet iedereen zich uitspreekt, adviseert hij. ‘En in zijn algemeenheid: zorg dat de meest junior persoon altijd zijn of haar mening eerst geeft.’
#7. Communiceren doe je nooit te veel
Behalve ondernemer is Kolff ook duursporter. Zo voltooide hij een volledige Ironman, in 2018, liep hij 24 uur achter elkaar voor het goede doel, en traint hij nu voor een ultramarathon. ‘Daaruit leerde ik dat alles mogelijk is, zolang je er maar in gelooft.’ Op Medium schrijft hij regelmatig over de lessen die hij in zijn bedrijf opdoet, onder meer over automatisering in sourcing en recruitment. Ook vertelde hij online al openhartig over hoe hij door corona vorig jaar in één week de helft van het personeel moest ontslaan (en hoe zij volgens hem weer een nieuwe baan konden vinden, wat hen vervolgens binnen 4 weken ook lukte…).
‘Alles is mogelijk, zolang je er maar in gelooft.’
Communiceren doe je eigenlijk nooit te veel, is dan ook een van zijn adviezen. Zeker wanneer je volledig remote werkt, zoals MatcHR. ‘Overcommuniceren is cruciaal’, zo valt te lezen in het handboek. ‘Ga er niet zomaar vanuit dat iemand jouw boodschap begrepen heeft. Maar zorg ervoor dat je zeker weet dat jullie hetzelfde bedoelen. En kom je ergens mee vast te zitten, ga dan niet wachten, maar vraag het gewoon! Liefst door te bellen of te zoomen. Want je zult er versteld van staan hoe vaak een e-mail verkeerd wordt geïnterpreteerd door de ontvanger.’
Lees hier het hele Employee Handbook van MatcHR
