Dit zijn dé KPI's waarop je als recruiter nu het allerbest kunt sturen

Veel aandacht voor kengetallen de afgelopen tijd. En daaruit blijkt dat veel oude, bekende KPI’s behoorlijk hebben afgedaan. En dat dit wel eens dé KPI’s kunnen zijn waarop je nu het best kunt sturen als recruiter.

Peter Boerman Op 10 november 2020 Gem. leestijd 3 min901x gelezen
Deel dit artikel:
Dit zijn dé KPI's waarop je als recruiter nu het allerbest kunt sturen

Is het toeval? Een samenloop van omstandigheden? Of is er toch meer aan de hand? Feit is dat in veel hoeken de laatste tijd ineens weer veel aandacht ontstond voor de kengetallen die in recruitment worden gebruikt. En vaak klinkt daarbij ook min of meer dezelfde boodschap: de oude KPI’s kunnen beter aan de kant gezet, het is tijd voor vernieuwing. Maar waar moeten we dan zoal aan denken?

De time-to-fill en de cost-per-hire? Niet effectief en niet nuttig, zegt Kevin Wheeler.

Zo veegt Kevin Wheeler in een recente whitepaper de vloer aan met bekende KPI’s als de time-to-fill en de cost-per-hire. Niet effectief en niet nuttig, zegt hij. Het maakt van recruitment te veel een kostenpost, in plaats van een productieve afdeling. Maar zelfs de quality-of-hire kunnen we volgens hem maar beter niet proberen te meten. ‘En niet omdat ik denk dat kwaliteit niet belangrijk is. Maar wie bepaalt wat kwaliteit is, en hoe het gemeten kan worden? Dat lukt nooit op een objectieve of betekenisvolle manier, verbonden aan het recruitmentproces. Voor de kwaliteit van een kandidaat zijn persoonlijkheid, vaardigheden en motivatie belangrijk. Maar hoe wil je die ooit goed meten?’

Hoe meet je productiviteit?

Bovendien, zegt hij, als je alleen productiviteit meet, hoe kijk je dan aan tegen innovatiekracht? En hoe meet je productiviteit eigenlijk in een managementfunctie, of een andere plek waar output nauwelijks tastbaar is? En als je het al zou kunnen meten, hoe kun je het dan relateren aan de inspanning van de recruiters? ‘De bedrijfscultuur, collega’s, training, en werkomgeving zijn minstens zo belangrijk om iemand productief te krijgen.’

‘Nu wordt veelal de quality-of-hire niet gemeten, omdat dit vaak complex is.’

Ook Geert-Jan Waasdorp, directeur van de Intelligence Group, zette recent zijn vraagtekens bij het blijven hameren op de quality-of-hire, toch jarenlang als een soort Heilige Graal van recruitment beschouwd. ‘Maar nu wordt veelal de quality-of-hire niet gemeten, omdat dit vaak complex is en de definitie van kwaliteit niet eenduidig is vast te stellen.’

Nieuwe metrics!

Oké, de klassieke metrics hebben stuk voor stuk dus zo hun nadelen. Maar wat zijn dan de kengetallen waar je wél op kunt sturen? Dat moeten volgens Wheeler in  elk geval getallen zijn die valide, objectief, waardevol (over de tijd), en controleerbaar zijn. Maar nog blijken er best een heleboel cijfers te vinden die iets zeggen over de kwaliteit van de recruiters, aldus verschillende auteurs. En waar ook best op te sturen valt. Een klein overzicht van de oogst:

  • Het aantal actieve sollicitanten
  • Het aantal (of aandeel) kandidaten dat van de directe concurrentie komt
  • Vacature-effectiviteit (Percentage gekwalificeerde kandidaten)
  • Grootte en diversiteit van de talentpool
  • Ratio van de geaccepteerde aanbiedingen

En speciaal voor de vacaturehouder:

  • Feedbacktijd naar de kandidaat
  • Percentage ‘voldaan aan de gevraagde functie-eisen’
  • Aantal geïnterviewde kandidaten per aanname

Verder nog:

  • Minuten benodigd voor een sollicitatie
  • Aantal sollicitanten dat afhaakt tijdens sollicitatie
  • Kandidaat-oordeel over sollicitatieproces
  • Kandidaat-oordeel over totale werving- en selectieproces
  • Tijd tot eerste feedback
  • Tijd voor eerste beslissing
  • Aantal gekwalificeerde kandidaten beschikbaar bij ontstaan vacature

‘Dit zijn allemaal kengetallen die recruiters en vacaturehouders kunnen controleren en beïnvloeden’, aldus Wheeler. ‘Natuurlijk, het zijn maar suggesties, en ze verdienen allemaal nog uitwerking. Maar ze gaan in elk geval voorbij de warrige discussie over kosten, die niets zeggen over kwaliteit, en het moeilijke debat over kwaliteit, dat altijd subjectief is. Ik hoop daarmee dus discussie te hebben opgeroepen.’

Nog meer nieuwe metrics!

Ook Waasdorp pleit ervoor verder te kijken dan we tot nu toe gewend zijn. Sinds 2007 meet ‘zijn’ Intelligence Group al de Recruitment Kengetallen in Nederland. Maar dat kan binnenkort wel eens afgelopen zijn, zegt hij. ‘Naar alle waarschijnlijkheid wordt in 2021 het laatste Recruitment Kengetallen-rapport geschreven dat over deze KPI’s gaat.’

‘Er zijn nieuwe KPI’s die hetzelfde doel meten, alleen beter. Effectiever, relevanter en makkelijker meetbaar ook.’

En niet omdat hij het niet meer wil onderzoeken. Maar ‘er zijn nieuwe KPI’s die hetzelfde beoogde doel meten, alleen beter. Effectiever, relevanter en makkelijker meetbaar ook.’ Hij baseert zich daarbij onder meer op het boek Hiring Succes van Smart Recruiters-oprichter Jerome Ternynck. Zo verkiest hij Hiring Budget boven de cost-per-hire, Hiring Velocity boven de time-to-hire, en de Net Hiring Score boven de quality-of-hire.

Een 9 of 10 is een goede hire

De verschillen? ‘Met deze nieuwe kengetallen kun je sturen op een percentage van de loonsom afhankelijk van hoe moeilijk iemand te werven is, en kun je sturen op het percentage van de vacatures dat op tijd is ingevuld. Daarnaast is de Net Hiring Score (naar analogie van de NPS-score) veel makkelijker vast te stellen dan quality-of-hire. Je vraagt gewoon een x-aantal dagen na de start van de werknemer aan zowel de hiring manager als werknemer zelf of ze matchen in de rol waarvoor ze zijn aangenomen. Scoren ze beiden een 9 of 10, dan heb je een goede hire gemaakt.’

‘Weet je tijdig de juiste mensen aan te leveren, heb je serieuze impact op het succes van de organisatie.’

Ook ‘Hiring Velocity’ is makkelijker te meten dan de time-to-fill, zegt hij. ‘Het is eenvoudigweg het percentage van de vacatures dat op tijd is ingevuld. Waarbij de definitie van ‘op tijd’ per vacature, doelgroep of periode kan verschillen. Dat kun je – desgewenst – bij elke vacature-intake opnieuw vaststellen. Vervolgens is de KPI heel makkelijk te constateren: “binnen de gestelde termijn gerealiseerd? Ja/Nee”. Op het moment dat je als recruitment in staat bent om tijdig de juiste mensen aan te leveren, heb je serieuze impact op het succes van de organisatie.’

En nog meer nieuwe metrics!

Zijn dat dan dé nieuwe metrics en KPI’s om rekening mee te houden? Nou, we hebben bijvoorbeeld ook nog LeadFuze, dat recent een overzicht maakte. Zij kwamen weer met enkele andere kengetallen om in elk geval bij te houden:

> Het aantal sollicitanten per vacature

Een maatstaf voor de populariteit van de functie, of voor jou als werkgever. Liefst nog uit te splitsen naar: aantal (of aandeel) gekwalificeerde kandidaten per vacature. Dit is trouwens een metrics die dankzij ATS’en en recruitment- en jobmarketing inmiddels heel veel gemeten wordt. Al blijft het moeilijk om er ook op te sturen. Want hoe fijn het misschien ook is om in de belangstelling te staan, veel (gekwalificeerde) kandidaten moeten afwijzen is natuurlijk minder leuk. En wanneer bepaal je precies dat je ‘genoeg’ sollicitanten hebt voor één vacature?

TA recruiting kpi's

Bron: TalentLyft

> Verloop in het eerste jaar

Geen heel nieuwe maatstaf, wel een mooie indicator van de kwaliteit van je proces: hoeveel van je vers geworven krachten haken toch nog af in het eerste jaar nadat ze zijn begonnen? Hoe goed ze misschien ook waren, zulke hires kosten altijd veel geld, met relatief weinig opbrengst daartegenover. Het totale verloop meten is niet altijd zinvol, zeker niet om de kwaliteit van je recruitment vast te stellen. Het totale verloop in het eerste jaar zegt dan een stuk meer. Een goed exitgesprek levert dan meestal ook weer genoeg stof op tot verbetering, bijvoorbeeld in de functiebeschrijving of in de gewekte verwachtingen.

> Tevredenheid over onboarding

Een andere maatstaf om de kwaliteit van je recruitment te meten is door de nieuwe hire direct na de onboarding te vragen hoe het gaat. Waren de eerste 100 dagen positief? Was de onboarding voldoende? Hoe kijkt hij of zij terug op het recruitmentproces? Het is een stap die veel organisaties overslaan, maar tegelijk is het allesbepalend voor het succes van een medewerker. En dus ook voor jou als recruiter: het bepaalt of je snel wéér aan de slag moet of niet.

talent acquisition kpi's KPI's

Bron: TalentLyft

Er is nog veel te meten

De vele aandacht voor de KPI’s laat opnieuw zien: recruitment is steeds meer een datagedreven vak aan het worden. Maar om welke data het dan precies gaat? Dat is nog steeds niet helemaal duidelijk. Al helpt het natuurlijk wel om het er dan over te hebben.

Voor elke euro salaris van nieuwe werknemers, is 13,9 cent uitgegeven aan activiteiten om dat talent binnen te krijgen.

En om af te sluiten dan nog maar eens twee wereldwijde kengetallen, zomaar, ter overdenking. De eerste is dat een openstaande vacature een organisatie gemiddeld 500 euro per dag kost. En de tweede is dat voor elke euro die wordt uitgegeven aan salarissen van eerstejaars werknemers, gemiddeld 13,9 cent is uitgegeven aan activiteiten om dat talent binnen te krijgen. En zeg eens zelf: hoe is dat in jouw organisatie?

Lees ook

Deel dit artikel:
Peter Boerman

Peter Boerman

Hoofdredacteur bij Werf&
Hij heeft eigenlijk nog nooit een vacature uitgezet. En meer sollicitatiegesprekken gevoerd als kandidaat dan als recruiter of werkgever. Toch schrijft Peter Boerman alweer een jaar of 10 over weinig anders dan over de wondere wereld van werving en selectie, in al zijn facetten
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners

Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie
BRANDMANNEN           Recruitment Marketing
Brockmeyer
Bullhorn
Compagnon
DPG Recruitment
Indeed
Intelligence Group
Monsterboard
Mysolution
Otys Recruiting Technology
Recruitment Accelerator
Talmark
ToTalent.eu
WBNRS