Hoewel er best veel aandacht voor is, blijven sollicitatiegesprekken vaak de zwakke schakel in de meeste sollicitatieprocedures. Hiring managers zijn er zelden (goed) in getraind, en hebben er ook weinig ervaring in, en proberen vaak vooral de sfeer goed te houden, in plaats van dat ze de gesprekken gebruiken voor een serieuze selectie. Bovendien ‘wint’ meestal degene die het best is in het voeren van zulke gesprekken, en niet noodzakelijkerwijs de beste kandidaat voor de functie. Google heeft zelfs ooit ontdekt dat sollicitatiegesprekken zelfs een lagere voorspellende waarde hebben dan een muntje opgooien.
‘Sollicitatiegesprekken zijn de meest gebruikte methode om kandidaten te beoordelen, maar ook de meest gebrekkige.’
Maar ondanks deze flaws is een sollicitatiegesprek nog steeds onderdeel van vrijwel elke sollicitatieprocedure. En nog zoiets opvallends: ondanks alle belangstelling voor A.I. is dit onderdeel van recruitment wat technologie betreft nog steeds vrijwel onontgonnen terrein. Iets waar ook recruitmentgoeroe Dr. John Sullivan zich over verbaast. ‘Sollicitatiegesprekken zijn de meest gebruikte methode om kandidaten te beoordelen, maar tegelijkertijd ook de meest gebrekkige’, constateert hij. En daarom noemt hij het ‘van essentieel belang’ om deze gesprekken beter te gaan documenteren.
Continue verbetering
Wil je van je recruitment een proces van continue verbetering maken, dan is goede documentatie van sollicitatiegesprekken volgens hem gewoon onontbeerlijk. ‘Zonder deze documentatie is het onmogelijk om de hoofdoorzaken van mislukte wervingen te analyseren en te corrigeren. Dit geldt vooral voor grote bedrijven, maar ook kleine bedrijven hebben hier baat bij.’ Daarbij gaat het volgens hem bijvoorbeeld om: welke vragen stel je aan elke kandidaat? En wat blijkt daarvan de voorspellende waarde? Welke vragen blijken geen impact te hebben, en kun je dus in het vervolg beter overslaan?
‘Zonder goede documentatie is het onmogelijk om de hoofdoorzaken van mislukte wervingen te analyseren.’
Daarnaast moet je ook de interviewers die deelnemen aan de sollicitatiegesprekken documenteren, raadt hij aan. ‘Dit helpt onnauwkeurige voorspellers te voorkomen en stelt je in staat om te zien welke interviewers het meest effectief zijn in het selecteren van de juiste kandidaten.’ Die kun je daarna vaker inzetten, aldus Dr. John Sullivan. ‘Zowel statistische correlaties als AI zijn niet effectief zonder gegevens te documenteren over welke specifieke factoren nauwkeurig de prestaties van de nieuwe medewerker op het werk voorspelden.’
Video-opnames: nuttig
Een sollicitatiegesprek opnemen is misschien nu nog niet zo gebruikelijk. Veel werkgevers vinden het misschien een inbreuk op hun eigen privacy en die van de kandidaat, of denken dat het ten koste gaat van de spontaniteit van het gesprek. Toch adviseert Sullivan vaker video te gebruiken. Dan kun je later de gesprekken nog eens terugkijken en analyseren. ‘Verder is het gebruik van video-opnames een nuttige tool om interviewers te motiveren zich aan de regels te houden’, zegt hij. ‘Als er later sprake is van een beschuldiging van oneerlijkheid of discriminatie, kan dit worden bewezen of ontkracht door de opname te bekijken.’
‘Het gebruik van video-opnames is een handige manier om interviewers te motiveren zich aan de regels te houden.’
Als laatste tip om het proces van sollicitatiegesprekken te verbeteren noemt hij het gebruik van scorecards. ‘Het is van belang om van elke interviewer een numerieke score te eisen. Statistische correlaties zijn meer voorspellend als iedereen de kandidaat een cijfer geeft. Het vragen van elke interviewer om de kandidaat te beoordelen op een schaal van 1 tot 100 is hierbij een goed voorbeeld.’ Dat helpt niet alleen in die ene bewuste procedure, aldus Sullivan, maar helpt ook om patronen te zien als je meerdere procedures na elkaar vergelijkt.
Let op feedback van de kandidaat
Hij raadt daarbij aan niet alleen te kijken naar de patronen in de scores van interviewers, maar ook feedback van kandidaten stelselmatig bij te houden. ‘Een goede kandidaatervaring is een belangrijk onderdeel van je externe employer brand. Documenteer zowel positieve als negatieve opmerkingen die een kandidaat doorgeeft over een interviewer en gebruik deze vervolgens om het algehele interviewproces te verbeteren.’
‘Documenteer zowel positieve als negatieve opmerkingen die een kandidaat doorgeeft over een interviewer.’
Ook adviseert hij niet alleen de sollicitatiegesprekken goed te documenteren, maar ook een continu verbeterproces in te richten als het gaat om de intake van vacatures. ‘Zorg ervoor dat hier alleen mensen aan deelnemen die nauwkeurig de beste kandidaten hiervoor kunnen scoren. Het is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk dat de hiring manager dan zelf een onnauwkeurige voorspeller blijkt van prestaties. Laat ze dan observeren tijdens het interview, maar laat ze niet deelnemen aan het scoren/kiezen van de kandidaat.’
Video is niet meer verstorend
Volgens Sullivan denken nog veel hiring managers en recruiters trouwens dat kandidaten hun gedrag veranderen zodra ze weten dat ze op video worden opgenomen. Maar dat is tegenwoordig niet meer correct, zegt hij. ‘Video is nu immers wijdverbreid in ieders leven’. En dus kan video op veel manieren het proces van solliciteren verbeteren, benadrukt hij. ‘Op video opgenomen interviews kunnen ook opnieuw worden bekeken om de eerste beoordeling van individuen te verifiëren. En als bijkomend voordeel kunnen ze ook later bekeken worden door mensen die niet bij het interview zelf aanwezig konden zijn.’
‘Video’s kunnen later ook bekeken worden door mensen die niet bij het sollicitatiegesprek aanwezig konden zijn.’
Het scheiden van het kaf van het koren door de prestaties tijdens interviews te documenteren heeft volgens hem trouwens nóg een voordeel. ‘Je zult waarschijnlijk veel meer werknemers ertoe brengen zich vrijwillig aan te melden voor sollicitatiegesprekken als ze (uit je documentatie) van tevoren weten dat ze tot de weinige nauwkeurige beoordelaars in de organisatie behoren. En daarom zal hun frequente deelname aan sollicitatiegesprekken echt een positief verschil maken bij de opbouw van een sterk team.’
