Tot voor kort had de centrale recruitment-afdeling van GAMMA en Karwei er nog zijn handen vol aan. Zo’n 1.000 sollicitaties kwamen er elke week binnen, voor alle bijna 400 bouwmarkten in Nederland en België. En al die cv’s werden handmatig bekeken, voordat ze werden doorgestuurd naar de hiring managers. Met als gevolg dat de doorlooptijd aanzienlijk toenam. Niet gek dus dat ze ook nu nog steeds een extra recruiter zoeken.
De recruiters bekeken alle cv’s handmatig, alvorens ze door te sturen naar de vacaturehouders.
Maar gelukkig is er voor al dat werk ook andere verlichting gekomen. Intergamma, het moederbedrijf van GAMMA en Karwei, heeft het sollicitatieproces namelijk recent behoorlijk geautomatiseerd, middels een koppeling met WhatsApp. ‘Ons recruitmentteam bestaat maar uit 1,5 fte’, vertelt Manager Resourcing & Development Boris Driessen. ‘Daarom is een efficiënte verwerking van het grote aantal sollicitaties extra belangrijk voor ons. We hebben dan ook liever meer kwalitatieve sollicitaties dan dat we alles op alles zetten om meer kandidaten te leveren.’
Verdiepingsvragen
Driessen kwam vorig jaar in contact met Joboti-co-founder Luuk van Neerven. Daaruit kwam een automatische voorselectie van kandidaten tot stand, via een zogenoemde WhatsApp-integratie. Daarbij solliciteert de kandidaat via een formulier op de website van één van de GAMMA- of Karwei-locaties. Vervolgens komt hij of zij binnen in het Carerix-platform, waarna de kandidaat automatisch een whatsappje ontvangt met een aantal verdiepingsvragen. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn over het aantal beschikbare uren, de reistijd of beschikbaarheid in het weekend. De antwoorden kunnen recruiters en hiring managers vervolgens makkelijk terugvinden in Carerix, waarna ze op basis hiervan een eerste selectie kunnen maken.
‘De desbetreffende recruiter ziet meteen wie beschikbaar en geschikt is voor de functie’.
‘Het grote voordeel hiervan is dat bij interesse van een kandidaat, de status van deze kandidaat direct wordt geüpdatet in de Carerix-applicatie’, aldus Van Neerven. ‘Hierdoor ziet de desbetreffende recruiter meteen wie beschikbaar en geschikt is voor de functie, en kan de recruiter direct contact leggen met beschikbare kandidaten.
De voordelen van WhatsApp
Een zo makkelijk mogelijke manier van solliciteren, dat is waar Intergamma naar streeft. Door de voorselectie helemaal via WhatsApp te laten plaatsvinden, verlagen GAMMA en Karwei de drempel tot solliciteren en verhogen ze tegelijk het aantal kwalitatieve sollicitaties. ‘De openingsratio van een WhatsApp-bericht is groot, 80% van alle geadresseerden heeft binnen het uur al gereageerd. Dit zijn responstijden die je met een mail niet vaak ziet’, vertelt Van Neerven.
‘De openingsratio van een whatsapp is groot; 80% heeft binnen het uur al gereageerd.’
Het echte contact tussen mensen is en blijft natuurlijk het belangrijkste én leukste in het werk als recruiter. De koppeling met WhatsApp vervangt dan ook niet het persoonlijke contact, maar neemt de voorselectie van het proces uit handen, benadrukt hij. ‘Hierdoor hoeft de recruiter zich alleen nog maar te focussen op kandidaten die daadwerkelijk interesse hebben en die aansluiten op de openstaande vacature.’
De resultaten en verdere stappen
‘We maken nu ongeveer drie maanden op deze manier gebruik van WhatsApp’, aldus Driessen. ‘Wat het ons precies oplevert, is nog lastig te meten. Maar het lijkt er nu al wel sterk op dat het aantal doorgestuurde kandidaten omlaag is gegaan. Oftewel: we hoeven minder kandidaten door te sturen om de vacature gesloten te krijgen. Eigenlijk maken we de trechter wat smaller en filteren we er zo al vroeg veel ongeschikte kandidaten uit’.
‘We hoeven minder kandidaten door te sturen om de vacature gesloten te krijgen.’
Nu Intergamma dankzij geautomatiseerde content het recruitmentproces heeft geoptimaliseerd, kunnen zij verder werken aan de ambitie om de beste omnichannel retailer van de Benelux te worden, voegt Driessen toe. ‘Samen met Carerix zijn we continu bezig om processen te verbeteren. We doen dit altijd per project en stap voor stap. Zo kunnen we alle tijd nemen voor een goede voorbereiding en weten we precies wat nodig is voor onze organisatie.’
Ook automatiseren met WhatsApp?
Nieuwsgierig geworden naar hoe je jouw recruitmentproces kunt automatiseren met WhatsApp? Bekijk dan een recent webinar terug van Joboti en Carerix:
Dit verhaal verscheen eerder bij softwareaanbieder Carerix, geschreven door content marketeer Talissa Veira.
