Gem. leestijd 4 min  111x gelezen

Hoe Haan Personeelsdiensten afstapte van printjes en excelletjes

Toen het in 2018 visite kreeg van de Belastingdienst en de SNCU, besloot Haan Personeelsdiensten dat het zo niet langer kon. De printjes en excelletjes móesten nu de deur uit. Maar hoe kies én implementeer je dan een goed automatiseringssysteem?

Hoe Haan Personeelsdiensten afstapte van printjes en excelletjes

Als je het pand van Haan Personeelsdiensten in Nieuwe Pekela ziet staan, zou je zo aan een film van Wes Anderson kunnen denken. Maar ook in het open landschap van Groningen wordt gewoon volop vraag naar en aanbod van talent aan elkaar gekoppeld. En ja, dan doe je dat dus net iets eerder dan in de Randstad vanuit een pand dat uit een filmdecor lijkt weggeslopen.

‘We zijn misschien klein qua intern team, maar we maken een grote impact.’

Het familiebedrijf dat Bart Haan hier samen met zijn ouders runt, is in deze regio al bijna een kwart eeuw een belangrijke speler in de uitzendbranche. Vacatures op de homepage hebben standplaatsen als Winschoten, Hoogeveen, Meppel, Ter Apel, Zuidbroek en Stadskanaal. Opgericht in 2001, heeft dit bedrijf zich sindsdien gespecialiseerd in uitzenden en backoffice dienstverlening. Met een hecht team van 4 interne medewerkers helpen ze dagelijks zo’n 280 mensen aan werk bij diverse opdrachtgevers, vaak in de buitenlucht. ‘We zijn misschien klein qua intern team, maar we maken een grote impact’, aldus Bart Haan.

‘Alles wat voorbij komt’

Het bedrijf kenmerkt zich door een persoonlijke aanpak en flexibiliteit, vertelt hij. ‘We doen eigenlijk alles wat voorbij komt. Als er uren binnenkomen, verwerk ik die. Als er iemand solliciteert, pak ik dat ook op. We geven onszelf geen mooie titels, we doen gewoon wat er nodig is.’ Het bedrijf richt zich vooral op productiewerk, grondwerkers en stratenmakers. Maar op de site staan ook gewoon vacatures voor een snackbarmedewerker, een pannenlegger en een minikraanmachinist.

‘Bij die controle moesten we met kunst-en-vliegwerk alles op orde krijgen. Dat was echt een hoop gedoe.’

Hoewel deze hands-on mentaliteit het bureau ver heeft gebracht, liepen ze in 2015 wel tegen een flinke uitdaging aan, merkt Bart Haan op. ‘Er veranderde destijds veel in de regelgeving voor uitzendbureaus. We merkten dat onze processen niet meer voldeden aan de nieuwe eisen.’ De ernst van de situatie werd pas echt duidelijk in 2018, toen het te maken kreeg met een controle van de Belastingdienst en een SNCU-steekproef. ‘We werkten nog met losse Word-bestanden en Excel-sheets. Alles ging destijds nog handmatig. Bij die controle moesten we met kunst-en-vliegwerk alles op orde krijgen. Dat was echt een hoop gedoe.’

Wake-up call

Het bezoek was een wake-up call. ‘Ik kwam toen erachter dat dingen anders geregeld waren dan wat mij aangeleerd was. Ik ben toen gaan uitzoeken hoe het echt zat.’ Het werd Bart Haan duidelijk dat het bedrijf zijn processen moest gaan automatiseren om efficiënter te kunnen werken en vooral ook om compliant te blijven met alle bestaande wet- en regelgeving. ‘We hadden behoefte aan een systeem dat álles kon stroomlijnen: van het moment dat iemand solliciteert tot aan het getekende contract en de plaatsing.’

‘We hadden behoefte aan een systeem dat álles kon stroomlijnen: van het moment dat iemand solliciteert tot aan de plaatsing.’

Haan Personeelsdiensten ging vervolgens zeker niet over één nacht ijs in de zoektocht naar een geschikte softwareoplossing. ‘We hebben demo’s gehad van drie pakketten’, herinnert Bart zich. ‘We hebben zelfs kort overwogen om de verloning uit te besteden. Maar dat viel af: we wilden flexibel blijven en alles zelf doen.’ De keuze viel uiteindelijk op Tigris, vertelt hij. ‘Hun software zag er gewoon vernieuwend uit. Je kon koppelen met je contacten, het had handige dashboards en het proces van inschrijving tot plaatsing was veel efficiënter. Er zat volgens mij wel 40 clicks verschil tussen Tigris en Easyflex. Dat gaf voor mij de doorslag.’

Niet meer uitprinten

De implementatie van Tigris heeft de processen bij Haan Personeelsdiensten sindsdien behoorlijk gestroomlijnd, legt Bart uit. ‘Vroeger moesten we alles uitprinten, handmatig invullen en weer inscannen. Nu hebben we alles digitaal in één systeem. Laatst hadden we weer een controle, zoals ook in 2018. Maar deze keer hadden we alle benodigde documenten direct beschikbaar. Wat vroeger dagen kostte, doen we nu in een kwart van de tijd. Bij een recente SNCU-steekproef hadden we 425 bestanden nodig. Stel je voor dat je die allemaal moet inscannen en organiseren… Nu staat alles netjes in het systeem.’

‘Wat vroeger dagen kostte, doen we nu in een kwart van de tijd.’

Dat scheelt behoorlijk, vertelt hij. ‘We kunnen nu met hetzelfde team 280 mensen dagelijks aan het werk helpen, terwijl dat er vroeger maximaal 100 waren. Zonder het systeem van Tigris hadden we zeker 3 of 4 extra mensen nodig gehad om dit werk voor zoveel mensen te doen.’ Van een gestroomlijnd sollicitatieproces, waarbij het systeem automatisch het cv inleest en een voorstelprofiel voor klanten maakt, tot digitale urenregistratie via een app, en automatische verwerking van loonstroken en digitale contracten; het zit er allemaal in. ‘Je hebt gewoon één plek waar vanuit je alles beheert.’

Inzicht en leermomenten

Die integraliteit is voor hem ook meteen het grootste voordeel van zijn nieuwe werkwijze, benadrukt hij. ‘Dat is echt het makkelijkste, dat je niet allemaal verschillende programma’s naast elkaar hoeft te draaien.’ Plus dat dashboards nu ook overal realtime inzicht in geven, van financiële cijfers tot openstaande contracten en vacatures. Met zijn achtergrond in de Bedrijfseconomie aan de Groningse Hanzehogeschool is dat voor Bart Haan ook zeker een pluspunt.

‘Dat is echt het makkelijkste, dat je niet allemaal verschillende programma’s naast elkaar hoeft te draaien.’

Maar de implementatie ging niet zonder slag of staat, blikt hij terug. Zoals het inrichten van tariefbundels. ‘Dat werkt net weer anders in elk systeem. Denk daar goed over na en werk het uit, zou mijn advies zijn. Wij hadden dat in het begin niet goed gedaan, en dan heb je heel veel werk om het achteraf te corrigeren.’ Desondanks is hij wel zeer enthousiast over de samenwerking met Tigris. ‘Ze hebben echt een stabiel product neergezet en ontwikkelen zich goed. Ze hebben voor ons ook iets gemaakt op het gebied van urenontrafeling. Dat is echt handig, vooral in de zorg waar je met onregelmatigheidstoeslagen te maken hebt.’

‘Weet dat het loont’

Heeft hij nog tips voor andere bureaus die voor zo’n automatiseringsslag staan? ‘Denk dus goed na over hoe je je tariefbundels inricht. Dat is cruciaal voor een soepele werking van het systeem’, zegt hij. ‘En zoek contact met andere Tigris-gebruikers. Vraag naar hun ervaringen en tips. Maak ook gebruik van de klantenbijeenkomsten die Tigris organiseert. Het is waardevol om ervaringen uit te wisselen met andere gebruikers.’ Ook raadt hij bedrijven aan zich voor te bereiden op een best intensieve implementatieperiode. ‘Maar weet dat het loont’, besluit hij.

Lees ook

  • Leave behind a comment

Onze partners Bekijk alle partners