Honderden mensen werven, sneller dan ooit tevoren, zonder verlies aan kwaliteit. Een lastige opgave, maar het lukte het recruitmentteam van het CAK.
Op ere.net vertelt recruitmentmanager Eric Houwen erover. En nu ook hier tegen Werf&. ‘In januari 2015 kregen we bij het CAK te maken met veel nieuwe wetgeving. Dat zou veel gaan betekenen voor onze organisatie, met name voor ons klantencontactcentrum, voorzagen we. Daarom stonden we voor de opgave om 300 fulltime medewerkers te werven, in slechts 5 weken.’
Niet de enige uitdaging
En veel mensen werven in korte tijd was dan nog niet eens de enige uitdaging, vertelt Houwen. ‘We konden de 300 mensen een aanstelling geven van maximaal 8 weken. Bovendien moesten ze nog wel getraind worden, en kwamen ze zo’n 60 kilometer van de bestaande locatie te werken. Daarnaast moest ook nog eens een vrijwel volledig nieuw recruitmentteam deze klus klaren (7 van de 10 mensen waren net begonnen), in ook nog eens een voor ons onbekende arbeidsmarktregio.’
Ga er maar aan staan
Je zou zo zeggen: ga er maar aan staan. ‘Het aantal van 300 te werven mensen in zo’n korte tijd, dat hadden wij als CAK niet eerder meegemaakt. En dan wilden we ook nog eens geen concessies doen aan kwaliteit.’ Daarom bleef het bestaande proces (zie beeld onder) gehandhaafd, al kwam er alleen wat meer druk op het tijdsproces te staan. Maar, zegt Houwen: ‘Dit zijn natuurlijk toch de uitdagingen waar je het voor doet als je recruiter wordt.’
Meteen gestart, wel 3 zorgen
Op dinsdag 13 januari kreeg het team van Houwen de definitieve ‘go’ voor de werving. Meteen startte de campagne. Ook werd de nieuwe locatie in orde gebracht. ‘Ik had eigenlijk drie zorgen’, blikt Houwen terug. ‘Zouden we het juiste aantal kandidaten binnen kunnen krijgen, gezien de termijn van 8 weken en de onbekende arbeidsmarkt waarin we campagne voerden? Zouden de kandidaten gemotiveerd genoeg zijn om drie keer in het proces langs te komen voor een project als dit? En hoe zou een grotendeels met het CAK onbekend recruitmentteam omgaan met deze uitdaging en de directe productiviteit die van ze gevraagd werd?’
Conversieratio
Gebaseerd op de ervaringen van een paar eerdere (kleinere) projecten rekenden ze bij het CAK uit dat zo’n 2.400 kandidaten nodig zouden zijn om de 300 plekken te vullen. Dat leverde dus de volgende verwachte funnel op:
Slechts 300 kandidaten
Helaas zat het begin niet mee, vertelt Houwen. De campagne was meteen full-swing losgegaan, maar 5 dagen later waren er slechts 300 sollicitanten. ‘En dat terwijl we bijna elk jobboard hadden betrokken, een grote AdWords-campagne hadden ingezet, en ook via Indeed alles deden wat mogelijk was. Ook onze collega’s die nu al op het callcenter werkten, hadden we betrokken, door te vragen of ze de vacature wilden delen en mensen wilden aandragen.’
Snelheid gevraagd!
Snelheid was dus gevraagd, ‘want we hadden slechts 4 weken voor de eerste 180 medewerkers, en nog een week voor de volgende 120. De trainingen stonden immers al gepland’. (zie schema)
Pipeline van hoge kwaliteit
En hoewel de traffic toenam in de weken die volgden, waren er nog wel meer kandidaten nodig. Veel meer, aldus Houwen. ‘Op een gegeven moment kwam ik op het idee om YoungCapital, het vroegere StudentenWerk, te bellen’, zegt hij. ‘Zij wilden wel helpen met mailings en banners op hun website. Dit gaf een enorme boost aan de campagne: zij wisten de juiste doelgroep te bereiken, met name universiteitsstudenten, en dat leverde een pipeline van hoge kwaliteit op.’
Geen klachten
Tijdens het proces werd nauwgezet gemonitord of er kandidaten waren die er moeite mee hadden om drie keer langs te komen voor zo’n kort project. Maar zulke klachten kwamen er gelukkig niet, vertelt Houwen, ‘misschien door de relatief hoge werkloosheid in de regio, of door het relatief hoge uurloon dat we te bieden hadden.’
Nauwelijks dropout
Er zaten bovendien 3 weken tussen de eerste aannames en de start van de training. Dat zou tot nog wat uitval kunnen leiden, had Houwen verwacht, maar ook dat viel mee. ‘Van de 60 aangenomen mensen startten er ook 59 op de eerste trainingsdag op 16 februari.’ De meevallers, samen met de hoge betrokkenheid die de kandidaten toonden, zorgde ervoor dat ‘slechts’ 1.851 sollicitanten hoefden te worden geworven om uiteindelijk 300 goede fulltimers over te houden. Omdat ze ook nog eens een gemiddeld langere werkweek konden maken dan verwacht, bleken zelfs 288 wervingen daarvoor voldoende.
Succesfactoren
Hoe kwam dit succes nou tot stand? ‘Het belangrijkste is een team van steengoede recruiters’, aldus Houwen. ‘Bovendien betaalt de ervaring die mijn team met dit type werving heeft opgedaan de afgelopen jaren zich hier uit’. Verder houdt hij het op een combinatie van factoren. Zoals: de dagelijkse kick-off meetings, waar alle best practices uitgewisseld werden en eventuele aanpassingen in processen werden besproken, de twee recruiters die ter plekke een onmisbare link met de CAK organisatie vormden en de overige teamleden die de gaten op het hoofdkantoor dichtliepen.
Uitstekende kandidaten
‘De feedback die we kregen van zowel de trainers als onze teamleiders was dat we uitstekende kandidaten hadden gevonden. Ze hebben in de eerste week alleen al 37.000 telefoontjes afgehandeld, met een bereikbaarheidsscore van 97 procent, wat – zo is me verteld – echt geweldig hoog is.’ Dit project, zegt hij ‘heeft ervoor gezorgd dat onze klanten goed bediend zijn. Daar is het uiteindelijk allemaal om begonnen.’ En wat hij ook nog belangrijk vindt om te melden: ‘Bovendien heeft het voorkomen dat we het 8-uur-journaal hebben gehaald…’
De leerpunten op een rij
Houwen noemt 5 dingen die hij heeft geleerd in dit proces:
- Kwalitatief goede werving gecombineerd met snelheid is mogelijk
- Ervaren recruiters in het projectteam zijn essentieel voor de administratieve zorgvuldigheid en voor een goede aanhechting met de organisatie
- Een gerichte mailing is een zeer sterk instrument voor een project als dit
- Werkzoekenden in de regio Amsterdam zijn zéér gemotiveerd
- Senior recruiters aantrekken helpt om een project als dit snel van de grond te krijgen.
Dit verhaal is bewerkt met instemming van zowel ere.net als Eric Houwen. Later deze maand op deze site een interview met Houwen over de verandering die de werving van het CAK doormaakt, van post en pray naar doelgroepdenken en data driven, inclusief het creëren van nieuwe rollen, en de nieuwe Employer Branding-strategie die later dit jaar moet worden ingevoerd.
Over het CAK
Het CAK is een publieke dienstverlener en voert regelingen uit voor de overheid, zoals de eigen bijdrageregelingen voor zorg en ondersteuning vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) en de wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Het CAK draagt daarbij zorg voor de zorgvuldige administratie, financiële afwikkeling en de toegankelijke en begrijpelijke voorlichting. Meer informatie: www.hetcak.nl.
Hoor Houwen spreken bij Recruiters United
Eric Houwen spreekt op 30 juni 2015 ook bij Recruiters United, alwaar hij bestuurslid is. Hij opent dan in het Erasmus Centre voor Entrepreneurship een bijeenkomst die wordt verzorgd door Recruiters United, in samenwerking met Sterksen, Compagnon en de Intelligence Group. Thema is de RPO-markt in Nederland, aangevuld met de laatste (inter)nationale trends, ontwikkelingen en feiten op gebied van recruitment. Dus komt allen…!
