Wat het oplevert als je vooraf vastlegt wat écht telt voor het succes van een vacature

Wat als je niet langer de vacature centraal stelt, maar het succes van de kandidaat? Een drieluik uit de praktijk. Vandaag: het boek. ‘Nog een heel werkje, hoor. Maar als je het vastlegt, creëer je wel commitment.’

Peter Boerman Op 07 januari 2021 Gem. leestijd 3 min601x gelezen
Deel dit artikel:
Wat het oplevert als je vooraf vastlegt wat écht telt voor het succes van een vacature

Is het contract eenmaal getekend? Dan zit voor de meeste werving- en selectiebureaus het werk erop. De factuur kan verstuurd. Maar toch gaat het daarna vaak mis, blijkt in de praktijk. Van de geplaatste kandidaten gaat 65 procent binnen drie maanden alweer op zoek naar iets anders. En zeker 50 procent van de opdrachtgevers blijkt achteraf toch helemaal niet zo blij met de kandidaat. Niet bepaald een succes dus.

‘Het lukt niet om elke keer een betere kandidaat te vinden. Daar zit de oplossing niet.’

paul bettonviel velde
Paul Bettonviel

Het leidt tot eindeloze frustratie en ‘tonnen aan geldverkwisting’, weten Paul Bettonviel en Peter van Geel, beiden verbonden aan bureau Velde. ‘Tot nu toe denken opdrachtgevers dan vaak: “de kandidaat was gewoon niet goed genoeg. Als er nou een betere kandidaat komt, dan is het probleem opgelost.” Maar we weten inmiddels: er kómt geen betere kandidaat. We doen dit werk al 30 jaar. En we merken: het lukt niet om elke keer een betere kandidaat te vinden. Daar zit de oplossing niet.’

Geen loterij

Veel organisaties berusten in de toestand dat werving en selectie een soort loterij is, ziet Bettonviel. ‘Ze zeggen: het is niet anders, het is altijd zo geweest. Maar ik ben er oprecht van overtuigd dat het wel echt beter kan.’ In het eerste deel van dit drieluik werd al een deel van de oplossing onthuld: de ‘opdracht’ waarop een organisatie en een kandidaat elkaar kunnen vinden. Vandaag over het tweede deel: het boek met afspraken.

‘Waar wil je als organisatie over 1 jaar staan? En wat wordt dan de opdracht van de kandidaat?’

Want verwachtingen managen, dat is volgens beiden cruciaal als je wilt dat een kandidaat bij een opdrachtgever succesvol wordt. En dat gaat veel verder dan alleen een arbeidscontract, zegt Bettonviel. ‘In onze vacatures schrijven we al op: wat wil je dat na 1 jaar bereikt is? En wat wil je dat over 2 jaar bereikt is? Dat is het startpunt van een succesvolle werkrelatie. Dat hele verhaal leggen we vervolgens zoveel mogelijk vast in een boek. Daarin schrijven we zoveel mogelijk doelen op, en de tussenstappen die erbij horen. Wat los je op in de wereld? Waar wil je als organisatie over 1 jaar staan? En wat wordt dan de opdracht van de kandidaat?’

De helft van de dienstverlening

Bij bureau Velde werken ze nu een aantal maanden met deze methode. Zeker al met 30 opdrachtgevers zijn ze op deze manier aan de slag. ‘De eerste boeken zijn in productie’, aldus Van Geel. ‘Nog een heel werkje, hoor. Maar we denken wel: als je het vastlegt, dan creëer je ook commitment.’

Eigenlijk zit bij de plaatsing van een kandidaat pas de helft van de dienstverlening erop voor een werving en selectiebureau, vindt Bettonviel. ‘Wij zeggen: onze dienstverlening duurt tot een jaar na indiensttreding. En als de opdrachtgever wil zelfs twee jaar. Het loopt in de praktijk namelijk altijd anders dan je vooraf dacht. De praktijk is grillig. Stel: iemand begon eind vorig jaar. En plots breekt corona uit. Dan heb je prachtige afspraken gemaakt met elkaar? Maar wat doe je dan?’

Plannen met een bestek

Is zo’n boek met afspraken dan ineens waardeloos geworden? Geenszins, zegt hij. Vergelijk het met een bestek bij een bouwopdracht. Als je zonder plan begint, zijn aanpassingen vaak duur en ingrijpend. Maar als je een goed bestek hebt, kun je precies zien wat de gevolgen van een bepaalde verandering zijn. ‘Als je vanuit het plan werkt, kun je anticiperen. Omdat we aan de voorkant een intensief traject met de opdrachtgever hebben gedaan, kunnen we ook gedurende het eerste jaar de vinger aan de pols houden, en de intermediairrol oppakken.’

‘Wij zijn pas geslaagd als de kandidaat na een jaar geslaagd is, niet als het contract getekend is.’

Peter van Geel

Een kandidaat gedurende een jaar veranderen? Dat is niet makkelijk. ‘Maar je kunt wel anticiperen op veranderingen, om zo samen ervoor te zorgen dat het lekker blijft lopen.’ Van Geel vult aan: ‘Wij zijn pas geslaagd als de kandidaat na een jaar geslaagd is, en niet als de handtekening onder het contract staat.’ Bettonviel: ‘Vaak ben je na een half jaar alweer vergeten wat van tevoren is afgesproken. Vandaar dat we het ook in een boek zetten. Als kandidaat verbind je jezelf zo ook aan een ambitie. Je denkt misschien dat veel partijen zo werken. Maar dat valt echt tegen.’

De aannames voorbij

Werving en selectie gebeurt vaak op aannames, weet Van Geel. Iemand heeft ergens 5 jaar gewerkt, ‘dan zal hij wel goed zijn’. Maar zo werkt het lang niet altijd, zegt hij. ‘Je weet dan niet wat hij of zij daar gedaan heeft. En wat in de ene organisatie goed werkt, hoeft dat niet ook in de andere te doen. Zo denken kan leiden tot veel teleurstellingen. Daar proberen wij op te managen, door vooraf vast te leggen waar de organisatie heen wil, en vervolgens de kandidaat daar ook bij te begeleiden.’

‘Wat in de ene organisatie goed werkt, hoeft dat niet ook in de andere te doen.’

Dat gebeurt bijvoorbeeld door in de selectiefase altijd een mini-businesscase voor te leggen, waarin de kandidaat zijn of haar kijk op de business van de opdrachtgever mag presenteren. ‘Het gaat dan meestal om kandidaten die allemaal de opdracht aan zouden kunnen. Maar iedereen doet het wel met een eigen sausje. Aan de hand van zo’n businesscase blijkt dan meestal wel duidelijk wie het beste past.’

Altijd ‘in de driehoek’

Niet alleen in de selectiefase, maar ook na een half jaar, en na een jaar, houdt Velde voortgangsgesprekken altijd ‘in de driehoek’, zoals Bettonviel het uitlegt. Dus mét de kandidaat, iemand van de opdrachtgever, en iemand van zijn bureau. Ook het boek dat wordt gemaakt, is voor zowel kandidaat als opdrachtgever exact hetzelfde. ‘voor ons zijn beide partijen gelijkwaardig’, zegt hij.

Van Geel: ‘Het hoeft ook niet altijd hoog over te zijn. Het gaat ook om gesprekken als: zijn de afspraken nagekomen? Als we bijvoorbeeld in het begin een opleiding hebben afgesproken, is die ook gevolgd? En zo nee, waarom niet? En wat kunnen we daaraan doen? We willen het niet te veel hebben over wat níet werkt. Vandaar ook die driehoeksgesprekken. Om vooruit te kijken, en te kijken waar het nog beter kan, en wat wij daarin kunnen betekenen.’

In het belang van de opdrachtgever

Het begint er al mee ‘dat we opdrachtgevers het vertrouwen willen geven dat wij in de eerste plaats in hún belang werken’, zegt Bettonviel. ‘Dat alleen al is een groot probleem in de recruitmentmarkt.’ Daarom, zegt hij, ‘proberen we altijd subtiel de communicatie op gang te houden. Om zo te voorkomen dat eventuele barstjes scheuren worden.’

‘Wij blijven zoveel mogelijk weg bij vacatures met taken en eisen.’

Belangrijke vraag: als je eenmaal hebt bedacht wat de opdracht van de ideale kandidaat is, hoe bereik je die dan? Een traditionele vacaturetekst zal weinig aansprekend zijn. Klopt helemaal, bevestigt Van Geel. ‘Daarom blijven wij ook zoveel mogelijk weg bij vacatures met taken en eisen. We proberen een vertaalslag te maken van wat de opdrachtgever drijft in een tekst die appelleert aan de ambitie die ook de kandidaat heeft. En die tekst gebruiken we vervolgens op sociale media en op LinkedIn, en in vacaturefilmpjes waarin het liefst de opdrachtgever zelf uitlegt wat de opdracht is.’

Mensen raken in het hart

‘We proberen mensen te raken op wat ze belangrijk vinden’, aldus Bettonviel. ‘Want als iemand iets vanuit zijn hart doet, heb je de meeste kans op succes. We gaan geen mensen hunten. We weten dat we dan minder kans hebben op intrinsieke motivatie van de kandidaat.’

‘Oké, jij bent dus getriggerd door die vacature. Maar wat is nou jouw ambitie?’

Van Geel: ‘De kandidaten die we geplaatst hebben bij WEPA kwamen in beweging vanwege het verhaal dat eromheen zit. Er zit een missie achter, en daaraan mag je mee bouwen. Dat triggert mensen.’ Bettonviel: ‘We vragen overigens niet alleen aan de opdrachtgever de ambitie uit, maar ook aan de kandidaat. Oké, jij bent dus getriggerd door die vacature. Maar wat is nou jouw ambitie? Waar wil je over een paar jaar staan?’

1, 2, 3 stappen terug

Een aanpak die verder gaat dan de vacature alleen, en waarbij het bureau zich ook committeert aan het succes van een kandidaat, dat is – merkwaardig genoeg – best onderscheidend. Waarom eigenlijk? Waarom kiezen ook andere bureaus niet voor dit model? Van Geel: ‘We moeten soms best door een barrière heen. Vaak heeft de opdrachtgever al een A4’tje klaarliggen: dit zoeken we. Dan moeten we echt het gesprek aan om eerst 1, 2, 3 stappen terug te zetten.’ Bettonviel vult aan: ‘Het ís ook hartstikke moeilijk. Het vergt meer inspanning, en meer ervaring.’

‘Vroeger ging je alleen werken om geld te verdienen. De wereld is nu gericht op persoonlijke ontplooiing.’

‘Er wordt nog weinig op deze manier nagedacht’, aldus Van Geel. Zijn collega verwijst naar Maslow. ‘Vroeger ging je alleen werken om geld te verdienen. Maar anno 2021 is de wereld veranderd. De wereld is nu gericht op persoonlijke ontwikkeling en ontplooiing. Daar spelen wij zoveel mogelijk op in. In het begin, in de werving- en selectiefase, maar ook door de vinger aan de pols te blijven houden. Want zo help je uiteindelijk ook de organisatie voor wie je het doet.’

Lees meer

Dit is het tweede deel in een drieluik over een vernieuwende kijk op werving en selectie, waarbij niet de plaatsing voorop staat, maar het succes van de opdrachtgever. Morgen het laatste deel. Lees hier ook het eerste deel:

 

Deel dit artikel:
Peter Boerman

Peter Boerman

Hoofdredacteur bij Werf&
Hij heeft eigenlijk nog nooit een vacature uitgezet. En meer sollicitatiegesprekken gevoerd als kandidaat dan als recruiter of werkgever. Toch schrijft Peter Boerman alweer een jaar of 10 over weinig anders dan over de wondere wereld van werving en selectie, in al zijn facetten
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners

Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie
BRANDMANNEN           Recruitment Marketing
Bullhorn
Compagnon
DPG Recruitment
Floyd & Hamilton
Indeed
Intelligence Group
Otys Recruiting Technology
Pro Contact
Ravecruitment
Recruitment Accelerator
Recruitment Tech
Softgarden
Talent.com
ToTalent.eu
WBNRS