Het artikel gaat hieronder verder.
Een time-to-fill die van 65 dagen naar 7 dagen gegaan is. Hiring managers die volledig ontzorgd zijn. Een 4,7 op een schaal van 1 tot 5 op het gebied van Candidate Experience. En andere landen die ook beginnen te roepen: kan dat bij ons ook niet wat sneller? Rituals-CHRO Anne Jaakke vertelde dinsdag op het Digitaal-Werven-event vol trots over de veranderingen in het recruitmentproces die het retailbedrijf dit jaar in Duitsland doorvoerde, en waar momenteel de eerste resultaten van naar buiten komen. ‘Ik kan nu al zeggen: mission accomplished‘, zegt ze erover.
En dat terwijl het bedrijf een grote taak te vervullen heeft. Met ruim 1.400 winkels in 33 landen, goed voor ruim 13.000 medewerkers, heeft het bedrijf jaarlijks zo’n 1.8000 hires te vervullen, inclusief de wel 8.000 extra mensen die tijdens de drukke decembermaand worden geworven. Maar die cijfers zijn bepaald niet statisch. Het doel is om in hetzelfde hypergrowth-tempo te blijven doorgaan, aldus Jaakke. ‘Elke werkdag wereldwijd 1 of 2 winkels erbij, en 1 tot 2 wholesale verkooppunten. En zo word ik elke dag wakker in de wetenschap dat we weer 50 nieuwe mensen hebben aangenomen om impact te maken op mensen en de planeet.’
1 miljoen sollicitanten
Over belangstelling heeft Rituals daarbij niet te klagen. Jaarlijks geven zo’n 1 miljoen mensen aan graag bij het bedrijf te willen werken. Maar hoe giet je dat in een goed proces, waar je ook de waarde van het merk bewaakt? Een deel van het geheim schuilt volgens Jaakke in de cultuur van de organisatie. ‘Wij noemen dat de magische formule. Onze kernwaarden Play to Win en Love to Care komen daarin samen, net als het profiel dat we hebben opgesteld, waarbij we mensen zoeken met positivity, curiosity, humor en humbleness. Als je die eigenschappen komt brengen, zijn we al heel blij.’
Maar even terug naar Talent Acquisition, zegt ze dan. ‘En dan zie je: de tijd die een manager van een winkel spendeert aan recruitment, dat kost eigenlijk geld. Vooral in onze winkels willen we dat medewerkers zich bezighouden met de klant, niet met administratieve processen. Daarom hebben we ons dit jaar als doel gesteld: hoe zorgen we dat enerzijds de store manager minder belast wordt met recruitment-activiteiten, maar anderzijds ook dat de kandidaat een betere ervaring krijgt? We wilden daarbij een aantal dingen tegelijk oplossen. Dat is een hele bevalling geweest. Maar het is uiteindelijk wel gelukt.’
Maak kennis met Luna
Eén van die oplossingen is gevonden in de virtuele recruitmentmedewerker Luna (beeld hieronder), méér dan een chatbot, aldus Jaakke, ‘maar echt één van onze collega’s die je als kandidaat meeneemt op reis in het Rituals-proces.’ Daarnaast heeft de organisatie ook het assessment onder handen genomen. ‘We wilden een proces zonder cv en zonder screening. Ik geloof niet in brieven, niet in cv’s. Dus nu spelen bijna alle kandidaten eerst een paar spellen voordat ze eventueel uitgenodigd worden. En die uitnodigingen gaan tegenwoordig ook nog eens helemaal automatisch.’
‘The Discovery in de winkel is in niets vergelijkbaar met een gewoon sollicitatiegesprek.’
Krijg je als kandidaat zo’n uitnodiging, dan word je overigens niet gevraagd voor een traditioneel sollicitatiegesprek met een manager op kantoor. Nee, Rituals heeft een reis ingericht onder de naam The Discovery, waarbij sollicitanten meteen in de winkel kennis kunnen maken met het team. ‘Dat is echt 30 minuten submergen in een winkel’, legt Jaakke uit. ‘Een totaal andere beleving dan een traditioneel gesprek. We willen de kandidaat echt een goed gevoel geven.’ En voelt het dan van beide kanten goed, kan daarna ook snel een digital handshake volgen, waarna de hele papier-flow start, en de kandidaat vervolgens A Warm Welcome wacht.
Haarfijne uitslagen
Het is voor winkelmanagers een opluchting, aldus Jaakke. Zodra zij een vacature hebben, scant Luna automatisch hun agenda en blokt beschikbaarheid van maandag tot vrijdag tussen 9.00 en12.00 en 13.00 en 17.00. Ben je een dag vrij, begin je later, of wil je geen Discoveries tijdens winkelpieken? Dan geef je dat 1 keer door. Luna volgt de wensen van de manager. Zo hoef je zelf geen blokken meer in te plannen – alleen eenmalig je voorkeuren door te geven. Luna regelt de rest. Leuk weetje: ze kan alleen Discoveries binnen 10 dagen inplannen – een bewuste keuze voor snelheid. Kandidaten krijgen daardoor ook sneller duidelijkheid.
Leuk weetje: Luna kan alleen Discoveries binnen 10 dagen inplannen – een bewuste keuze voor snelheid.
Voor het assessment is (samen met Equalture) eerst op basis van een testgroep bepaald ‘welke score we zoeken, op cognitie, skills en gedrag.’ De kandidaten die nu de spellen spelen, en daarbij komen bovendrijven, leveren volgens Jaakke ‘haarfijne uitslagen’ op. ‘Zo vinden we talent dat truly fits our DNA.’
Ze mixt veel Engels door haar presentatie. Dat is dan ook de voertaal op het Rituals-kantoor. Toch ging de nieuwe procedure, waar vanaf februari aan gewerkt is, in augustus niet eerst live in een Engelssprekend land, maar juist in Duitsland. Voor volgend jaar staan dan ook nog eerst Zwitserland en Oostenrijk op de planning, daarna pas de Benelux, het VK en Scandinavië, waarna volgend jaar zomer het proces wereldwijd moet zijn uitgerold, zo is de bedoeling.
670 hires
Want dat het de nieuwe procedure een succes genoemd mag worden, dat bleek in Duitsland al snel. Sinds de introductie kwamen er daar 14.000 sollicitanten binnen, van wie er 8.300 ook uiteindelijk het Equalture-assessment afrondden. Dat leidde uiteindelijk tot 3.500 geplande Discovery-ontmoetingen in een van de ruim 250 fysieke Rituals-winkels bij onze oosterburen, of bij een van de in-stores. Uiteindelijk leverde dat sinds de lancering dus zo’n 670 nieuwe werknemers op, die volgens Jaakke bovendien beter dan ooit bij het lifestyle merk passen.
Maar, zo voegt ze toe, er zijn in zo’n veranderingstraject natuurlijk ook wel wat lessons learned. Zoals: ‘Luna moet natuurlijk wel getraind worden. Ze kan soms off brand communiceren, en geeft nog wel eens awkward reacties. Daar zijn we continu mee bezig.’ Andere uitdaging schuilde nog wel in het koppelen en integreren van de 50 (!) systemen die binnen het bedrijf draaien. Dat maakte snelle uitrol een behoorlijke opgave. Ook compliance komt daarbij om de hoek kijken, legt ze uit. ‘Daarom zijn we nu begonnen met het recruitmentgedeelte, en gaan we pas in januari live met de hele geautomatiseerde offer-flow.’
Cadeautjes voor afgewezenen
Toen ze nog bij Hunkemöller werkte, won ze ooit een Werf& Award voor de manier waarop ze daar het proces kandidaatvriendelijk inrichtte, met onder meer een discountvoucher van 5 euro voor elke afgewezen kandidaat. Bij Rituals herhaalt ze dat idee, door afgewezen kandidaat een showerfoam aan te bieden. ‘Als je 1 miljoen sollicitanten hebt, en je neemt 18.000 mensen aan, betekent dat dat je ruim 980.000 mensen moet teleurstellen. Maar mensen die je afwijst zijn ook je eigen klanten. Die wil je niet teleurstellen, dat gaat pijn doen in je merkbeleving. Vandaar dat we ze op 2 momenten in de nieuwe flow een kleine gift bieden. Voor een geluksmomentje de volgende dag.’
Ook kijkt het bedrijf trouwens naar de zogeheten hiring ratio, oftewel: de verhouding tussen aantal sollicitanten en aantal aannames. Zóveel mensen moeten afwijzen, dat is namelijk ook niet fijn, zegt Jaakke. ‘In Duitsland ligt die verhouding nu op 16:1, en dat willen we graag zo houden. We sturen hierop door bijvoorbeeld een vacature automatisch te sluiten zodra we 3 sterke kandidaten hebben die op Discovery komen. Zo houden we het proces gericht en efficiënt.’
Lees ook
