Waarom de keuze van een ATS meer moet zijn dan ‘kraaltjes en spiegeltjes’

Mooie tools en innovaties genoeg. Maar wil je nadenken over een nieuw ATS, dan moet je altijd met je strategie beginnen, benadrukt Marco Boomsma (Bullhorn). ‘Alleen als je van daaruit begint, kun je een passende oplossing vinden.’

Peter Boerman Op 04 september 2023
Gem. leestijd 5 min 132x gelezen
Deel dit artikel:
Waarom de keuze van een ATS meer moet zijn dan ‘kraaltjes en spiegeltjes’

Hij weet het zelf ook, als vertegenwoordiger van een softwareleverancier heeft hij de schijn tegen. Als hij dus ergens een verhaal houdt, denken mensen vaak dat hij hen iets wil verkopen. En vaak is dat ook zo, want hij gelooft in de waarde van zijn product. Maar, zo zegt Marco Boomsma ook: ‘Ik ben van mening dat niet iedereen een Bullhorn-klant is. En ook echt niet iedereen Bullhorn hoeft te kopen. Er is ruimte genoeg op de markt voor al die partijen om de juiste klant te vinden.’

‘Je moet geen tool aanschaffen die een niet-bestaand probleem oplost.’

Het is een mooie aftrap voor een gesprek over wat dat dan precies is: de juiste aanpak bepalen om te kijken wat voor jou als uitzendbureau of recruitmentkantoor de juiste ATS-leverancier is. Bij Boomsma komen dan al snel de termen groei, winst en continuïteit bovendrijven. ‘Regelmatig kiezen bedrijven hun ATS op basis van: laat maar zien. Dan krijgen ze een mooie demo en kiezen ze voor de kraaltjes en spiegeltjes. Maar dat is de verkeerde insteek. Je gaat dan een tool aanschaffen die een niet-bestaand probleem oplost.’

Wat belemmert je?

Hoe het dan volgens hem wél moet? ‘Zelf heb ik als eindverantwoordelijke regelmatig investeringen in bijvoorbeeld software mogen doen. Mijn devies is daarbij altijd: kijk eerst naar de doelen en de strategie van een organisatie, en dan naar de vraag: wat belemmert ons daarin? Daar moet je investeringen op toetsen.’ En daar gaat hij met potentiële klanten dan ook altijd graag het gesprek over aan. Omdat hij denkt juist dán voor hen van toegevoegde waarde te kunnen zijn. ‘Sommigen willen gewoon een demo. Punt. Maar dan kan ik net zo goed een video opsturen.’

‘Sommigen willen gewoon een demo. Maar dan kan ik net zo goed een video opsturen.’

Wat hij dus liever doet: ‘Trigger die klanten maar om eens na te denken: is het waar wat je denkt? Wat is je belofte aan kandidaten en klanten? Wat verlangen zij eigenlijk van jou? Hoe ziet je proces er nu uit? Welke kant wil je op? Kun je niet bij je huidige ATS blijven? Ik zie dat als kwalificeren. Bepaal eerst waarom je wilt overstappen. Is je systeem nu niet aligned met je strategie? En hoe ziet die strategie er dan uit? Als je van daaruit gaat kijken, dan kan het zijn dat wij een passende oplossing kunnen bieden. Maar als je geen strategie hebt, kan software je echt niet “vanzelf” bij je doel brengen…’

Buzzwoorden? Liever niet

Buzzwoorden als A.I. of ChatGPT in je ATS? Het is allemaal leuk en aardig, zegt hij. ‘Maar ik denk dat het een verkeerde insteek is om op zo’n trend mee te willen liften. Je moet altijd eerst terug naar: welk probleem los je op? Ik ben er 100% van overtuigd dat je A.I. succesvol kunt inzetten als arbeidsbemiddelaar. Maar hoeveel winst zit er in het automatisch laten schrijven van je vacatureteksten als je database verouderd is, je je kandidaat slechts bij 1 opdrachtgever voorstelt, je nog steeds plaatsingen handmatig in je midoffice zet en je kandidaten onboarding-documenten fysiek komen aanleveren op kantoor?’

Je moet dus eerst goed nadenken over waaróm je A.I. inzet, zegt hij. ‘Wie houdt er controle op? Wie heeft toegang tot jouw data? Wij zijn al jaren volop bezig met A.I. en klanten testen nu ook met ChatGPT. Op termijn is dit voor iedereen bereikbaar.’

‘Ik kan me er druk over maken als organisaties een systeem aanschaffen maar niet nadenken over hoe het proces anders in te richten.’

Wat hij maar zeggen wil: ‘Ik vind het geweldig als organisaties een systeem aanschaffen en dan nadenken over hoe het werkproces te optimaliseren, hoe proces en software elkaar versterken. En hoe het systeem vervolgens te implementeren en door te ontwikkelen. Als je dat niet doet implementeer je een ATS en ligt het vervolgens 2 jaar stil.’ Zonde, zegt hij. En daarom hamert Boomsma ook altijd erop ook vooraf af te spreken hoe je de prestaties in de loop van de tijd gaat bijhouden. ‘Welke ratio’s en kengetallen spreek je af? Welke momenten in het proces zijn voor jou markt belangrijk? En hoe optimaliseer je die?’

Dicht bij de standaard

Dat hoeft overigens géén maatwerk te betekenen, benadrukt hij. ‘Als ik met CTO’s spreek, zeggen ze allemaal dat ze daar zo ver weg mogelijk van weg willen blijven. Ze willen zo dicht mogelijk bij de standaard blijven, want anders zullen ze het óf zelf moeten onderhouden, óf er iemand voor moeten inhuren. Het is net als met een groot huis. Het líjkt leuk, maar je moet het ook allemaal schoonhouden. En dat geldt voor veel software min of meer ook. CTO’s die dat niet willen, komen bij Bullhorn terecht.’

‘Het is net als met een groot huis. Het líjkt leuk, maar je moet het ook allemaal schoonhouden. Dat geldt voor veel software min of meer ook.’

De analogie gaat misschien niet helemaal op, maar er zit wel een kern van waarheid in, aldus Boomsma. ‘Daarom is een belangrijk uitgangspunt van Bullhorn ook: één gebruikservaring, één waarheid. Al onze integraties zijn bedoeld om vanuit die ene omgeving te kunnen blijven werken. En dat je bepaalde gegevens nooit vaker dan één keer hoeft in te voeren.’

Recruitment scan

Voor staffing- en recruitmentbureaus heeft Bullhorn een gratis recruitment scan online gezet. Daarmee kun je in 5 minuten testen hoe ‘digitaal volwassen’ jouw recruitmentproces op dit moment al is. Vervolgens krijg je een gepersonaliseerde rapportage waarin precies staat aangegeven hoe jouw organisatie zich verhoudt tot de benchmark. ‘Dit geeft bureaus een eerste inzicht in de momenten die ertoe doen in hun werkproces.’

Scan

Het geeft volgens Boomsma aan hoe zijn bedrijf denkt over de markt. ‘Wij zijn geen consultants, adviseren niet over werkprocessen. Daar zijn weer andere partijen voor. Maar ik denk dat wij ons als ATS-leverancier wel onderscheiden door stappen dieper te gaan in de vraag: waar zitten dan die belemmeringen? Waar liggen de uitdagingen? Waar de kansen? En welke techniek gaat daarbij wel of niet werken?’

Onderzoek onder kandidaten

Wat daarbij natuurlijk helpt, zijn de vele data die Bullhorn als ATS-leverancier verzamelt. Dat zijn overigens allang niet meer alleen data uit het gebruik van het systeem, vertelt de Sales Director EMEA. ‘We doen ook uitgebreid onderzoek onder kandidaten. Daaruit leren we bijvoorbeeld hoe sollicitanten denken over de processen van recruiters, en over hun communicatie. Dat kunnen we dan weer aan klanten voorleggen om daarover na te denken. We zitten nu echt in een kandidatenmarkt; ik merk dan ook dat zulke inzichten steeds beter gewaardeerd worden.’

‘We zitten nu echt in een kandidatenmarkt.’

Zulke inzichten leiden ook bij Bullhorn zelf trouwens weer tot innovaties. Automations als whatsapp-integraties en het door kandidaten zelf laten inplannen van sollicitatiegesprekken komen hieruit voort, aldus Boomsma. ‘We hebben ook klant-communities waar onze gebruikers met elkaar in gesprek gaan, bijvoorbeeld over ChatGPT en automations. Daar komen ook veel innovaties uit. Maar de kandidaat maakt daarvan natuurlijk geen onderdeel uit. Dus proberen we hun mening op een andere manier toch te laten meewegen.’

Tot aan de plaatsing – en daar voorbij

En wat hij ook steeds meer ziet gebeuren: integratie met andere HRM-systemen, ‘zoals met onze partners AFAs en HelloFlex. Een ATS/CRM is gericht op het hele proces, tot aan de plaatsing. Maar je ziet dat klanten ook behoefte hebben om het traject daarna in hetzelfde systeem te hebben, om ook daar dus één waarheid te creëren.  Wij implementeren dit regelmatig bij nieuwe en bestaande klanten, het duurt niet lang meer voordat dit standaard is. En bedenk eens je dan voor een interessante rapportages op genoemde kengetallen kunt krijgen.’

Scan

Lees ook

Deel dit artikel:

Peter Boerman

Hoofdredacteurbij Werf&
Hij heeft eigenlijk nog nooit een vacature uitgezet. En meer sollicitatiegesprekken gevoerd als kandidaat dan als recruiter of werkgever. Toch schrijft Peter Boerman alweer een jaar of 10 over weinig anders dan over de wondere wereld van werving en selectie, in al zijn facetten.
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners