Nog iets meer dan een maand en de AVG treedt officieel in werking. Kunnen we dan nog wel kandidaten ‘koud’ benaderen? Sandor Lokenberg ziet voorlopig nog weinig beren op de weg.
In de afgelopen periode heb ik meerdere bedrijven mogen helpen met de implementatie van de AVG, of de GDPR, zoals hij in het Engels genoemd wordt. Het viel mij daarbij op dat de meeste organisaties het recruitmentproces beschouwen vanaf het moment dat er een kandidaat is. De vraag is echter wanneer iemand een kandidaat is…
Bij gesprekken is het vrij logisch
Laten we in deze situatie even stellen dat de kandidaat de persoon is die samen met een bedrijf aftast of er voor beide partijen een samenwerking mogelijk is. De kandidaat heeft dan 1 of meerdere gesprekken bij een bedrijf en dat bedrijf verwerkt zijn of haar gegevens (als het goed is) met toestemming, bijvoorbeeld om de contacten te kunnen onderhouden via e-mail, of om de voortgang van het sollicitatieproces te kunnen volgen.
Maar wat als de kandidaat nog géén contact heeft?
Maar wat als de kandidaat nog géén contact met de organisatie onderhoudt, maar de organisatie de kandidaat wél op het oog heeft? De persoon van wie je online gegevens tegenkomt is in dat geval nog geen kandidaat, maar wel een mógelijke kandidaat. De persoon in kwestie weet nog niet dat jij hem of haar gaat benaderen, en hij of zij heeft je daarvoor ook (nog) geen toestemming gegeven. Dit geldt trouwens ook vaak als een recruiter een referral benadert, of als iemand zijn gegevens achterlaat op een evenement.
Toestemming vooraf? Niet nodig
Over zulke gevallen schrijft de AVG een stuk minder voor. Maar ik ben eerlijk gezegd niet zo bang voor de gevolgen van de wet op dit soort gevallen. Ten eerste: hoe kan een kandidaat überhaupt ooit vooraf toestemming geven, als hij niet weet dat hij/zij specifiek benaderd wordt door een bedrijf? Ten tweede: die toestemming vooraf is volgens mij ook helemaal niet nodig.
Er moet een rechtsgrond zijn
Volgens de GDPR/AVG is het zo dat mensen expliciet toestemming moeten geven voor de verwerking van hun gegevens. Dit kan op basis van artikel 13 en artikel 14. Altijd leuk om wetsartikelen te noemen, maar wat heb ik daar aan? In elk geval gaat het er om dat er een rechtsgrond hoort te zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Als die rechtsgrond er is, dan zijn er twee mogelijkheden:
#1. Je kunt je gegevens verzamelen direct bij een mogelijke kandidaat. Je moet dan in je communicatie aan een aantal vormvereisten voldoen (art. 13). Deze vereisten zijn vrij logisch. Je vertelt onder meer waarom je iemand benadert; voor welke partij je dat doet; en hoe jij als bedrijf omgaat met de GDPR. De kandidaat zal dan hoogstwaarschijnlijk toestemming geven, waardoor je kunt doorgaan met de verwerking. Of niet, en dan stop je ermee.
Grofweg moet je binnen 1 maand de betrokkene laten weten dat jij zijn gegevens aan het bewerken bent
#2. Je kunt persoonsgegevens zoeken op andere manieren dan direct bij de mogelijke kandidaat. Op dat moment ontkom je er niet aan om persoonsgegevens te verwerken zónder toestemming van de mogelijke kandidaat (art. 14). Ook dan vertelt de GDPR/AVG je vrijwel precies wanneer en wat je de mogelijke kandidaat verplicht bent mede te delen en binnen welke termijn. Grofweg moet je binnen 1 maand de betrokkene ervan op de hoogte stellen dat jij zijn gegevens aan het bewerken bent. Je geeft het doel aan en hoe jij omgaat met de GDPR. Ook geef je de rechten aan van de betrokkene en vertel je hem of haar wie de Privacy Officer is binnen je bedrijf.
Je mag niet zomaar profielen opslaan
Werk je bij een bureau of ben je een interimmer? Dan moet je de betrokkene binnen een maand op de hoogte stellen, of op het moment van overdracht, en je aan de vormvereisten houden. Dit houdt dan ook direct in dat je niet zomaar profielen van het internet, van beurzen of uit referralbijeenkomsten kunt halen en kunt opslaan om die mensen in de toekomst eens een keer te benaderen. Maar gelukkig doen ook steeds minder bedrijven dat.
Tot slot: hoe vaak check jij dat Excellijstje?
In de kern komt het er volgens mij op neer dat je transparant moet werken. Je brengt je processen in kaart en handelt ernaar. En als je dan profielen ziet van mensen die mogelijk interessant zijn, benader ze dan. Ga het gesprek aan. Daarvan wordt mensen werven een stuk persoonlijker – en effectiever op de lange termijn. Want zeg nu zelf… hoe vaak kijk jij nog in die database of op dat Excellijstje in je pc vol met namen van mensen die je nog nooit gesproken hebt?
Over de auteur
Sandor Lokenberg is trainer op het gebied van internetgedreven toepassingen, boolean en google search en hij werkt daarnaast als talentscout en recruiter. Op 19 en 20 april is hij trainer tijdens de Bootcamp Sourcing & Search, eind mei doet hij ook mee als trainer aan een nieuwe Leergang Recruitment.
