Helma de Hoon mag dan een verstandelijke beperking hebben, dat wil nog niet zeggen dat ze op haar mondje is gevallen. Dat merkten dan ook de sollicitanten die waren uitgenodigd voor een gesprek bij SDW Zorg, toen daar een vacature was voor een cliëntadviseur. De cliënt van de instelling stelde gewoon alle vragen die in haar opkwamen. En aan de kandidaten zaak om daar op een begrijpelijke en menselijke manier op te antwoorden.
‘Ik vond het wel bijzonder dat je een beeld uit een brief haalt en dan blijkt iemand toch wel anders te zijn dan je dacht.’
‘Ik vond het wel bijzonder dat je een beeld uit een brief haalt en dan blijkt iemand toch wel anders te zijn dan je dacht’, blikt Helma zelf terug op die procedure. ‘En van de medewerkers van SDW kreeg ik het compliment dat ik niet bang was om mijn vragen te stellen! En dat ik veel voelsprieten had.’ Ook de afdeling waar de cliëntadviseur is gaan werken, was enthousiast over Helma’s aanwezigheid bij de gesprekken. ‘Het was verhelderend om te zien hoe de sollicitanten op haar reageerden. Daarnaast kon Helma op een prettige, open en duidelijke manier verwoorden wat voor gevoel een sollicitant bij haar opriep. Erg waardevol.’
Een kleine trend
Het is een kleine trend die in wel meer organisaties te zien is. Waarom zou je werving-en-selectieprocessen overlaten aan alleen de HR-afdeling of de hiring managers? Terwijl de eindklant, of de cliënt, vaak net zo goed – zo niet: beter – zicht heeft op wie er in een bepaalde functie nodig is? Daarom laat bijvoorbeeld gemeente De Fryske Marren bewoners meedoen in het recruitmentproces, en liet Human Concern al eens cliënten met een eetstoornis participeren in de keuze van hun eigen begeleiders.
‘We vragen cliënten bijvoorbeeld de ideale begeleider te tekenen.’
Bij SDW Zorg gaan ze nog een stap verder met cliëntenparticipatie. De West-Brabantse zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking laat cliënten niet alleen aanschuiven bij sollicitatiegesprekken, ze mogen ook al aan het begin meedenken over het functieprofiel en de vacaturetekst. ‘We vragen dat bijvoorbeeld in een groepsgesprek, maar het kan ook door het tekenen van de ideale begeleider. De uitkomsten nemen we dan mee bij het ontwerp van de vacature’, vertelt Ramon van Amerongen, medewerker Cliëntparticipatie en een van de bedenkers van het proces (rechts op de foto boven).
‘Zoek je mee naar de ideale begeleider’
Van Amerongen zag dat het meedenken van cliënten zo succesvol was, dat hij zelfs een toolkit hiervoor heeft ontwikkeld, die de naam ‘Zoek je mee naar de ideale begeleider’ heeft gekregen. In deze toolkit kunnen cliënten, begeleider en leidinggevende praktische handvatten vinden om cliënten vaker te laten deelnemen in een selectieprocedure. Ondanks de naam is de toolkit trouwens niet alleen bedoeld voor als je begeleiders zoekt, maar ook bijvoorbeeld een manager.
‘Bij iedere stap hebben we activiteiten en tips beschreven om cliënten erbij te betrekken.’
‘In de toolkit zit in eenvoudige taal een overzicht van de verschillende stappen van een wervingsproces’, vult collega Zeynep Özdemir aan. ‘Bij iedere stap hebben we activiteiten en tips beschreven om cliënten erbij te betrekken.’ Zo zitten in de toolkit zogeheten ‘eigenschapskaarten’ met positieve en negatieve eigenschappen. ‘Die kunnen cliënten gebruiken om het profiel van hun ideale kandidaat vast te stellen. De uitkomst daarvan kan de leidinggevende vervolgens verwerken in de vacaturetekst.’
Genomineerd voor zorgprijs
Toen de toolkit bleek aan te slaan, is hij zelfs te koop aangeboden voor andere organisaties. En verzekeraar CZ nomineerde de kit voor de ‘zorgprijs’, die op 28 november wordt uitgereikt en dit jaar toevallig ook het thema heeft: ‘De klant centraal’. Inmiddels zijn er zo’n 20 kits verkocht, zowel in Nederland als in België, vertelt Van Amerongen.
‘We betrekken cliënten nu niet alleen in de sollicitatiegesprekken, maar ook in de stappen daarvoor.’
Er is ook een belangrijk intern effect, zegt hij. ‘Sinds de toolkit zijn we binnen SDW bewuster geworden wat een cliënt kan betekenen in de zoektocht naar de ideale begeleider. We betrekken cliënten nu niet alleen in de sollicitatiegesprekken, maar ook in de stappen daarvoor. We vragen bijvoorbeeld bij het opstellen van een vacature aan cliënten hoe hun ideale begeleider eruitziet. Uiterlijk, maar ook vooral innerlijk.’
Dat leidt soms al tot heel leuke effecten, merkt hij. ‘Je ziet dat we door de toolkit creatiever worden. Tijdens het sollicitatiegesprek gingen een cliënt en ik bijvoorbeeld een keer een casus nabootsen, een rollenspel. De sollicitant moest meedoen en moest aangeven hoe zij zou reageren in deze situatie. Of denk aan een sollicitatiecommissie waar ook cliënten inzitten. Die spreken bijvoorbeeld af om een naam van de sollicitant te noemen en dan tegelijk een duimpje op te steken: omlaag (niet goed), half (twijfel) of omhoog (geschikte kandidaat). Zo kan iedereen, ook de cliënt, uitdrukken wat hij of zij van de sollicitant vond.’
Het hart op de juiste plek
Managers werven en selecteren gaat meestal wel anders dan cliëntbegeleiders, zegt hij, maar ook hier is de input van cliënten zeker welkom. ‘Ze kunnen tijdens het sollicitatiegesprek of tijdens een koffiemomentje, als je het laagdrempelig wil houden, met de manager in gesprek gaan. Dan kunnen ze kijken hoe hij of zij overkomt, en al dan niet het hart op de juiste plek heeft.’
Cliënten zien meteen of je ‘echt’ bent of dat je ‘een toneelstukje opvoert’.
Cliënten zijn ‘voornamelijk gevoelspersonen’, zegt Van Amerongen. ‘Maar ze zijn wel altijd heel eerlijk. Zij zien meteen of je ‘echt’ bent of dat je ‘een toneelstukje opvoert’. En cliënten stellen vaak leuke, verrassende vragen aan de sollicitanten. Zo leren de cliënten de manager kennen en leert de manager meteen de doelgroep kennen.’
Sollicitanten zijn vaak verrast
Als een cliënt aansluit bij de sollicitatiegesprekken, zegt hij, ‘dan voel ik altijd dat er een fijne informele sfeer ontstaat. Het voelt minder formeel, terwijl het toch formele gesprekken zijn. De sollicitanten zijn vaak verrast dat er cliënten betrokken worden bij de sollicitatiegesprekken. De sollicitant moet vervolgens rekening houden met het spreektempo, het taalgebruik en zijn of haar houding. Hierdoor kun je zien of hij of zij zich kan aanpassen en of er een klik is met de doelgroep van SDW.’
‘Door cliënten te betrekken kun je zien of er een klik is met de doelgroep.’
Sollicitanten worden wel altijd vooraf ingelicht dat er een cliënt bij het gesprek aanschuift. Dit ‘om schrikreacties te voorkomen’, aldus Van Amerongen. ‘Naast dat het voor de sollicitant wennen is het natuurlijk ook voor de cliënt wennen en spannend. We hebben gemerkt dat een goede voorbereiding noodzakelijk is.’ Maar als je dat goed doet, dan heb je er ook echt heel wat aan, besluit hij.
