Open brief aan een vacaturehouder: wat kun je doen om jouw recruiter te helpen?

De vacaturehouder is cruciaal in de strijd om het schaarse talent. Maar je zorgvuldig opgebouwde candidate experience loopt bij hem of haar ook vaak zomaar de soep in. Wat kun je doen om dat te voorkomen? 8 tips.

Peter Boerman Op 25 juli 2022 Gem. leestijd 3 min662x gelezen
Deel dit artikel:
Open brief aan een vacaturehouder: wat kun je doen om jouw recruiter te helpen?

Beste vacaturehouder, hoeveel mensen neem je per jaar aan? Twee, drie? Misschien iets meer? En ken je dan ook die frustratie dat het je recruiter maar niet lukt om met kandidaten te komen die precies in jouw plaatje passen? Begrijpt hij of zij het nou gewoon niet? Zo moeilijk kan het toch niet zijn om een paar stevige sollicitanten te vinden? Zeg nou zelf, daar ben je toch recruiter voor geworden?

Hoe goed heb je werkelijk nagedacht over je definitie van wat voor jou een goede kandidaat is?

Laten we deze open brief dan maar even gebruiken om een paar vragen terug te stellen. Misschien kunnen ze je recruiter helpen om nog beter werk te leveren. Want hoe goed heb je er werkelijk over nagedacht hoe je definieert wat voor jou een ‘redelijke’ kandidaat is? En wat bedoel je met ‘de beste’? Heb je bepaalde criteria die je daarvoor hanteert? Heb je benchmarks of standaarden om te vergelijken? Alleen maar roepen dat je Messi of Ronaldo zoekt is natuurlijk een beetje flauw. Hoeveel tijd besteed je met je recruiter aan het uitzoeken van de juiste functie-eisen en wat je kandidaat moet kunnen om te slagen?

Vaak overgeslagen

In de praktijk merken wij dat dit het gebied is dat het vaakst wordt overgeslagen. De meeste vacaturehouders gebruiken eerlijk gezegd nogal traditionele eisen, zonder goed na te gaan of dit de juiste of de beste eisen zijn. Ja, natuurlijk, als vacaturehouder ben je meestal heus wel bereid om tijd te besteden aan sollicitatiegesprekken. En ja, je vindt het meestal ook nodig dat kandidaten tal van sollicitatiegesprekken voeren. Maar ben je zelf ook geneigd om de recruiter de tijd te geven om de functie gedegen door te spreken voordat hij of zij begint met werven?

Je kunt een paar dingen doen om jou en je recruiter te helpen om betere kandidaten te vinden en sneller aan te nemen.

Beste vacaturehouder, hier zijn een achttal dingen die je kunt doen om jou en je recruiter te helpen om betere kandidaten te vinden en sneller aan te nemen. We waarschuwen je alvast maar: het kan ertoe leiden dat je bepaalde functies of vacatures kunt heroverwegen en misschien kun je zelfs ontdekken dat sommige van je medewerkers veel beter of juist niet zo capabel zijn als je altijd dacht. Maar deze 8 tips helpen je hopelijk wel de volgende keer dat je weer een vacature hebt.

Tip #1: Wie zijn je beste performers?

Zijn de vereisten die je zoekt geldig? Passen ze bij de achtergrond en vaardigheden van wie nu bij jou de beste prestaties levert? Besteed wat tijd aan het nadenken hierover. Wie zijn de mensen op je afdeling die je wel zou willen klonen als je dat kon? Probeer onder woorden te brengen waarom je denkt dat ze zo goed zijn. Stel jezelf de vraag: wat doen ze regelmatig dat cruciaal is voor je succes? Wat is de belangrijkste eigenschap / gedrag / vaardigheid die hen succesvol maakt? Wanneer deed een medewerker iets dat je bijzonder of opmerkelijk vond? Deel dit met je recruiter. Wees er niet bescheiden over.

Tip #2: Leer je recruiter kennen

Als je recruiter nieuw is of nog niet met je heeft gewerkt, zal het voor hem of haar onmogelijk zijn om te weten wat je precies zoekt. Zelfs een ervaren recruiter die je specialiteit grondig kent, zal die subtiele eigenschappen die je aantrekkelijk vindt moeten begrijpen. Chat daarom met de recruiter over de antwoorden op bovenstaande vragen. Laat hen eens een vergadering van je team meemaken. Moedig hem of haar aan om met je beste presteerders te praten. Hoe beter jij en je recruiter elkaar en je behoeften kennen, hoe groter de kans dat hij of zij betere kandidaten bij je zal voorstellen.

Tip #3: Ontwikkel een beter beoordelingsproces

Een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat jij en je recruiters op één lijn liggen wat voor soort mensen ze moeten zoeken, is het samenstellen van een onpartijdig screeningsproces om kandidaten mee te beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld een proeve van bekwaamheid zijn. En o ja, beperk ook het aantal sollicitatiegesprekken. Kandidaten reageren daar namelijk steeds minder goed. Eén goed ontworpen gestructureerd interview zou voldoende moeten zijn, vinden ze tegenwoordig vaak.

Tip #4: Zorg voor data

Een tip die past bij dat betere beoordelingsproces, beste vacaturehouder: stel enkele duidelijke kernmaatstaven vast voor wat je verstaat onder ‘succes’. Je kunt allerlei dingen meten, maar de belangrijkste zijn natuurlijk die de output en kwaliteit van het werk van je beste medewerkers betreffen. Werk samen met je recruiter om te beslissen wat je wilt gaat meten – misschien hoe snel een nieuwe werknemer het gewenste productiviteitsniveau bereikt of hoe goed hij een onderdeel van je team is geworden. Als je dat soort dingen meet, kan je recruiter daar bij de volgende vacature zeker zijn voordeel mee doen.

Tip #5: Weet wat speelt op de arbeidsmarkt

Weet je wat het aanbod is van het soort mensen dat je zoekt? De meesten van je collega-vacaturehouders hebben dat soort informatie niet bij de hand, maar vraag en aanbod maken het gemakkelijk of moeilijk om de juiste mensen te vinden. Ervan uitgaande dat je een goede hebt, zou je recruiter je moeten kunnen helpen om de gegevens te krijgen die je nodig hebt. Hoe meer jij en je recruiter te weten komen over de arbeidsmarkt, en de schaarste in jouw specifieke functie, hoe beter je zult weten wanneer je een goede kandidaat hebt gevonden en wat ze voor een aanbieding moeten krijgen.

Tip #6: Wees aardig voor je kandidaat

Beste vacaturehouder, je kandidaat onderwerpen aan een kruisverhoor is echt niet meer van deze tijd. Waar het om gaat is niet iemand de duimschroeven aan te draaien, maar juist om goed te luisteren naar wensen en mogelijkheden. Helaas is dat nog best lastig. Uit de online test Do You Know How to Listen With Empathy? blijkt dat ongeveer een derde van de respondenten moeite heeft met empathie naar anderen te luisteren. En slechts 20% haalde perfecte scores. Goed luisteren is – kortom: makkelijker gezegd dan gedaan. Zeg eens eerlijk, wat doe jij om bij die laatste groep te horen?

Tip #7: Wees consistent

Hou je al je sollicitatiegesprekken eigenlijk al gestructureerd? Stel je al je sollicitanten dezelfde vragen, in dezelfde volgorde? En heb je een manier om de antwoorden te scoren? Uit onderzoek blijkt dat slechts 7% van de HR-managers het er sterk mee eens is dat jullie als vacaturehouders consistent zijn in de manier waarop jullie kandidaten interviewen. Daarentegen was 37% het absoluut niet ermee eens dat hun hiring managers consistent zijn. Iets om meer rekening mee te houden?

Tip #8: Luister naar de signalen

In een goed sollicitatieproces heeft het onderbuikgevoel weinig plek. Maar onderzoek heeft laten zien dat 82% van de vacaturehouders achteraf zegt het wél al te hebben zien aankomen als een kandidaat uiteindelijk toch niet slaagt. Terwijl ze hem of haar destijds wel zelf hebben aangenomen! Maar ja, druk druk druk, hè. En te weinig focus. Kan gebeuren. Volgende keer beter. En ja, je bent hier ook niet voor opgeleid, toch? Maar beste vacaturehouder, zullen we afspreken dat je het voortaan wel beter aangeeft als je twijfels hebt?

Dus, beste vacaturehouder,

We weten dat je het druk hebt, en dat mensen aannemen niet je dagelijkse business is. Maar het is misschien wel het belangrijkste onderdeel van je baan! En door slechts een paar minuten van je drukke dag te nemen en op al deze fronten beter samen te werken met je recruiter als partner, kun je de kwaliteit van kandidaten en de snelheid waarmee je jouw openstaande vacatures invult verbeteren. Dat wil jij toch ook?

Dit artikel is samengesteld op basis van tips en ideeën van Kevin Wheeler en Mark Murphy.

Lees ook

Deel dit artikel:
Peter Boerman

Peter Boerman

Hoofdredacteur bij Werf&
Hij heeft eigenlijk nog nooit een vacature uitgezet. En meer sollicitatiegesprekken gevoerd als kandidaat dan als recruiter of werkgever. Toch schrijft Peter Boerman alweer een jaar of 10 over weinig anders dan over de wondere wereld van werving en selectie, in al zijn facetten
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners

Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie
Adver-Online Group
BRANDMANNEN
Bullhorn
Compagnon
DPG Recruitment
Floyd & Hamilton
Indeed
Intelligence Group
Mysolution
OTYS
Pro Contact
Ravecruitment
Recruitment Accelerator
Recruitment Tech
RecruitNow
Timetohire
ToTalent.eu
WBNRS