Vandaag, tijdens de laatste dag van de Webinar Week van Werf& en ZiPconomy, gaat het de hele dag over Total Talent Management, of, zo je wil, om Total Workforce Planning. Twee begrippen die min of meer hetzelfde betekenen, maar in de praktijk toch vaak nog veel te beperkt worden bekeken, aldus Mark van Assema. ‘Als het gaat over strategische personeelsplanning, gaat het vaak nog om een zogeheten vlootschouw, om het zittend personeel in kaart te brengen in een zogeheten 9-grid of HR3P-model. Of het gaat om succession planning, waarbij de organisatie probeert de meest bedrijfskritische posities aan te wijzen en vervolgens te plannen wie geschikt zou zijn voor opvolging in de komende jaren, mocht de huidige functionaris vertrekken.’
‘Total Workforce Planning wordt vaak nog te beperkt bekeken.’
Maar beide benaderingen sluiten helemaal niet meer aan op de praktijk van tegenwoordig, schetst de consultant in een nieuw whitepaper. Het is tijd voor een andere benadering van strategische personeelsplanning, aldus de mede-auteur van het boek Mis geen Talent. En die laat zich volgens hem het beste samenvatten in 5 B’s: Build, Bridge, Buy, Borrow én Beyond. Een benadering die minder statisch is, praktischer, en beter aansluit bij de business, beloof hij. Maar wat wordt er precies mee bedoeld? We lopen de nieuwe 5 B’s van Total Workforce Planning even langs.
#1. Build
In deze stap breng je in kaart wat de de inhoudelijke of skills-behoefte van je afdeling of organisatie is. Wat is je missie en visie? Wat zijn de prioriteiten en uitdagingen voor de komende tijd? En hoe kun dat vertalen in: welke capaciteiten en competenties heb je daarvoor nodig? Heb je die al in huis? Of kun je het je eigen mensen die je al in huis hebt leren? Het gaat hier dus om: vooruitkijken en opleiden. Hoe kun je je huidige team ontwikkelen naar nieuwe skills en interne mobiliteit?
#2. Bridge
Heb je de benodigde vaardigheden niet al in je eigen afdeling rondlopen? Of kost het (te) veel tijd en inspanning om die kant op mensen op te leiden? Dan wordt het tijd om over de randen van de eigen afdeling te kijken, en je te focussen op interne mobiliteit. Kun je een interne vacature of project opdracht uitzetten, en zo de brug slaan naar andere afdelingen? En omgekeerd: kun je zorgen voor behoud van je ‘eigen’ medewerkers, door hen intern meer kansen en carrièremogelijkheden te bieden?
#3. Buy
Veel organisaties slaan de eerste 2 stappen over, en kiezen snel voor stap 3, oftewel: het uitzetten van een vacature en vervolgens het ‘inkopen’ van nieuwe,
vaste medewerkers. Als een medewerker vertrekt, wordt snel een vacature geplaatst, vaak zelfs met hetzelfde functieprofiel als dat van de net vertrokken medewerker. Men hoopt men min of meer een kloon van de vertrokken persoon binnen te halen, liefst zelfs nog iemand met ietsje meer potentie. Hoewel deze strategie soms niet te vermijden is, moet elke organisatie ervoor waken dit als enige optie voor nieuwe capaciteit te beschouwen, aldus Van Assema.
#4. Borrow
Lukt het niet om vaste nieuwe medewerkers aan te trekken, of mag het niet vanwege een ‘fte-freeze’ of vacaturestop? Of heb je bepaalde competenties slechts voor beperkte tijd nodig? Wil je niet ‘vastzitten’ aan permanente medewerkers? Misschien ben je juist op zoek naar heel specifieke, schaarse kennis en expertise? Dan moet ook ‘Borrow’ onderdeel zijn van je strategische personeelsplanning.
De Borrow-route is voor soms wel 20 tot 30% uiteindelijk ook de weg naar Buy.
Dat ‘inhuren’ kan op allerlei manieren: van uitzendkrachten tot gedetacheerden, en van externe consultants tot zzp’ers. Het kan in Nederland, maar ook over de grens. Je kunt denken aan mensen die je voor een bepaalde opdracht inhuurt, of een bureau of bedrijf dat een grote klus aanneemt. Ook de vraagstukken van in- en outsourcing spelen hierbij een rol, zeker in de hoek van IT. In de praktijk is deze Borrow-route voor soms wel 20 tot 30% van de talenten uiteindelijk ook de weg naar Buy. Zeker bij uitzendkrachten, maar ook bij meer ervaren professionals wordt de kandidaat na 2 of 3 tijdelijke contracten vaak ‘overgenomen’ in vaste dienst.
#5. Beyond
To infinity. And beyond! zongen ze al in Toy Story. En zo hoort het ook te gaan als je het hebt over Total Workforce Planning, aldus Van Assema. ‘Want het is niet alleen belangrijk hoe je mensen binnenhaalt, maar ook: hoe je ze laat gaan. Het blijkt in de praktijk altijd van waarde om ervoor te zorgen dat het afscheid zo is dat mensen positief over je organisatie blijven, zelfs bij een reorganisatie. Niet alleen omdat je nooit weet wanneer je elkaar in de toekomst weer eens nodig kunt hebben, maar ook omdat het goed is om ambassadeurs van je organisatie te hebben, die bij anderen een goed woordje over je kunnen doen.’
‘Er zijn nog altijd weinig voorbeelden van organisaties die goed offboarden.’
Hoewel de theorie over vertrekkers allang bekend is, zijn er in de praktijk toch nog altijd weinig voorbeelden bekend van organisaties die goed offboarden, met onder meer een goed exitgesprek, constateert hij. ‘Of die dit koppelen aan bijvoorbeeld alumni-pools of talentpools, waarmee ze structureel contact onderhouden
en die ‘boomerang hire’ (iemand die binnen een jaar terug is, omdat het gras bij de buren toch niet groener is) of referent voor nieuwe kandidaten kunnen zijn.’
Conclusie
Succession planning? Of een vlootschouw? Het doet plots heel ouderwets aan als je deze 5 B’s van Total Talent Management tot je door laat dringen. Een integrale benadering van talent, zowel binnen als buiten de organisatie, zowel vast als flex, zowel toekomstig als voormalige medewerkers; helpt meer om zicht te krijgen op het belangrijkste onderdeel van de totale organisatiekosten, aldus de whitepaper. Het helpt zo ook de kosten af te wegen. Dus: wat zijn de wervings- en opleidingskosten van de ene versus de ander, hoe hoog het gemiddelde verloop, en wat ben je jaarlijks kwijt aan bijvoorbeeld vaststellingsovereenkomsten?
De 5 B-aanpak helpt vooruit te kijken: waar wil je over 2 of 3 jaar staan, en wat heb je daarvoor nodig?
De 5 B-benadering van Total Workforce Planning helpt ook vooruit te kijken. Waar wil je over 2 of 3 jaar staan, wat heb je daarvoor al aan skills in huis en wat heb je nog nodig? Daarbij helpt het ook om terug te kijken: via welke B komen tot nu toe je meest succesvolle medewerkers naar je toe? Hoe heb je hen geworven en begeleid, zodat ze zo succesvol zijn geworden? Dat staat of valt met de beschikbaarheid van de juiste ‘total talent’-data waarop je ook realtime kunt sturen. Met deze 5B’s krijgt HRM – kortom – hét instrument in handen om tijdig en proactief het relevante gesprek met iedere lijnmanager aan te gaan. Zodat je eindelijk dicht bij de concrete keuzes komt die de business nodig heeft om hun team te laten groeien.
Meer weten
Alles weten over de 5 B’s van Total Workforce Planning? En welke technologie je voor welke B in het proces nodig hebt? Klik hier.
Whitepaper 5 B’s
