Vaak ‘hikken’ we een beetje aan tegen het achterhalen en berekenen van ken- en stuurgetallen. Toch is dit vaak veel makkelijker dan we vooraf denken. En achteraf zijn we trots als een pauw als we op basis van cijfers kunnen laten zien dat we beter dan ooit in staat zijn geweest om effectief te werven, aan ons employer brand hebben gewerkt of succesvol zijn geweest op social media.
Nog nooit zo leuk en makkelijk
‘Werken met KPI’s was nog nooit zo leuk en makkelijk’, zegt Geert-Jan Waasdorp op De Wereld Werft tijdens de sessie Excelleer in 2014 dankzij ken- en stuurgetallen. Hij schreef het boek Recruitmentkengetallen 2013 en bespreekt in zijn sessie de belangrijkste KPI’s waarmee je in 2014 het verschil kan maken. Het wordt hard werken, geeft hij aan bij de kick off van de workshop.
Spelen waar de bal komt
Waarom hebben we ken- en stuurgetallen nodig in ons (recruitment) vak? We mogen meteen actief meedenken: (het verkrijgen van) inzicht, sturen, forecast, beslissen, analyseren, verbeteren, richting geven, benchmark. Allemaal waar. ‘Wat je niet meet, kun je niet managen’ is de boodschap. Waar sta je nu en waar ga je heen, is hetgeen dat ons in wervingsland handvatten geeft om een doel, maar nog mooier, een strategie op te stellen. De prachtige quote uit de slide van Mirjam Vollering: ‘een goede voetballer speelt waar de bal is, een geweldige voetballer speelt waar de bal komt’. Wij willen weten waar de bal ligt eind Q1 2014! Wat gaan we doen?
Cost per hire of kwaliteit?
We zijn zover: we weten (weer) waarom het nodig is om houvast te creëren in ons vak. Maar wat gaan we meten? We krijgen een concrete oefening: van zes verschillende recruiters krijgen we te zien wat ze in 2013 (fictief) gedaan hebben, hoeveel man hebben ze ‘binnengehaald’, welke kanalen zijn gebruikt, de time to hire, cost per hire etc. Wij mogen in groepen de recruiters beoordelen aan de hand van cijfers. We vinden het lastig, wat heeft nu meer waarde? Dat iemand veel mensen aanneemt voor relatief weinig geld of gaan we prat op kwaliteit? Cost per hire wordt algeheel als belangrijk ervaren, en kwaliteit ook. Na 5 minuten steggelen krijgen we het verlossende antwoord: we kunnen het niet weten omdat we niet weten wat de strategie is van het bedrijf… Dit wisten we natuurlijk al, toch?
KPI’s
We gaan door en krijgen 9 KPI’s te zien. Deze zijn het meest gebruikt in recruitment. En ja, we mogen wederom aan de slag en moeten een top 3 samenstellen. Welke 3 KPI’s zijn het belangrijkst? We hebben wederom aardige discussies: zijn de kosten (CPH) nu nummer 1 of gaan we eerst voor Quality of hire? En dan nog niet te spreken van candidate experience, referral percentage, time to fill, conversie ratio (hoeveel mensen solliciteren daadwerkelijk na het zien/lezen van de vacature), aantal hires per recruiter, agency hires en employer brand. Hier zie je ook dat persoonlijke paradepaardjes en voorkeuren naar voren komen. Recruiters hebben nu eenmaal best een mening en vinden allemaal wel wat. Een kleurrijk gezelschap dus.
Waar ligt de CEO van wakker?
Geert Jan stelt ons DE cruciale vraag: Waar ligt de CEO van wakker? Zijn dit de kosten, of time to hire? Ehm neu… We worden weer even wakker geschud. Hier gaat het natuurlijk om!
Deze goede man of vrouw denkt aan reputatie, aandeelhouders, winstgevendheid, talent, klanttevredenheid, (het niet halen van) business of projecten die misschien niet opgestart kunnen worden omdat er onderbezetting is. Niet om een paar honderd euro meer of minder op de cost per hire. Volgens John Sullivan gaat het om outperformers, de vacatures met impact en daarop inzicht (data!!!) in wat wij als recruitment doen. Het verschil tussen een gemiddelde en een topwerknemer is enorm. Om het nog niet eens te hebben over de bad hire die het bedrijf bakken met geld kost! En als je het zo bekijkt dan realiseert recruitment de groei van de organisatie. Zo, die is binnen!
Begin klein en goed is goed genoeg
En nu krijgen we hem ingekopt van Geert Jan. Het enige dat je hoeft te doen, is te weten welke informatie je nodig hebt, waar je deze kunt vinden en hoe je deze ken- en stuurgetallen kunt berekenen. We krijgen een belangrijke tip: begin klein. Begin met het meten van 3 of maximaal 5 kengetallen. Plant niet meteen een bos maar begin met wat boompjes en zorg daar goed voor. En start met de dingen waarvan je de data voorhanden hebt! Wees ook kritisch: meet alleen wat belangrijk is voor jouw team, jouw organisatie en jouw CEO. Wees consistent met meten over de jaren heen. Bedenk ook: goed is goed genoeg: met andere woorden, maak overzichtelijke keuzes wat en hoe je meet.
Hoe gaan we meten?
We kunnen bijna op de werkvloer aan de slag. Een ding rest ons: hoe meten we dit dan? Ook hier krijgen we een bruikbaar antwoord op. We kunnen in onze webanalytics duiken om te kijken waar onze mensen vandaan komen. We hebben een recruitmentplan waarin we budget kunnen delen door aantal hires. Uit ons HR systeem kunnen we traceren of iemand het op de vloer goed doet en zien we ook hoe lang iemand in dienst blijft. Uit ATS of de Excel lijsten van recruitment zien we aantal sollicitaties, hoe lang we erover doen om een vacature te vervullen. Een ding is cruciaal: iemand moet verantwoordelijk zijn voor deze data. Liefst iemand in je team die affiniteit heeft met cijfers, tabellen, Excel etc. Werk anders samen met finance of HR. Reserveer een klein beetje budget voor de ontwikkeling van een reportage op ATS of webanalytics of huur een stagiair in die op dit onderwerp bij je afstudeert.
Just do it!
De mythe om (Big) data wordt voor ons ontmanteld en vooral concreet. Wij voelen ons inderdaad veel sterker en zekerder over het gebruik van KPI’s en leggen hiermee de basis om te excelleren in ons recruitmentproces in 2014. We kunnen aan het werk! Just do it & enjoy!
Deze bijdrage is geleverd door Nynke de Jong en is een verslag van haar deelname aan de sessie: Excelleer in 2014 dankzij ken- en stuurgetallen tijdens De Wereld Werft van 12 december jl.
