De 5 succesfactoren waarmee Topicus ruim 50% aan referrals weet te behalen

Topicus, wereldwijd actief IT-bedrijf uit Deventer, weet meer dan de helft van zijn hires te vinden via eigen medewerkers. Hoe weet het dat voor elkaar te krijgen? De 5 grootste succesfactoren verklaard.

Peter Boerman Op 25 september 2023
Gem. leestijd 5 min 535x gelezen
Deel dit artikel:
De 5 succesfactoren waarmee Topicus ruim 50% aan referrals weet te behalen

De laatste jaren neemt de aandacht voor referral recruitment enorm toe. Vooral vanwege het grote succes dat veel organisaties ermee behalen. Want niet alleen blijkt via-via-werving vaak een relatief goedkope manier om aan kwalitatief goede kandidaten te komen, het blijkt ook dat de kandidaten die je ermee werft gemiddeld genomen langer blijven. En bovendien helpt het ook op een andere manier verloop tegen te gaan: medewerkers die kandidaten anders aandragen, blijven gemiddeld gezien namelijk óók langer, zo merkte bijvoorbeeld Heleen Veldhuyzen van Zanten, referral recruiter bij het Deventer IT-bedrijf Topicus.

Beeld van de eerste editie van het Referral recruitment event in Culemborg

Op dinsdag 7 november vertelt ze er meer over, tijdens de tweede editie van het Referral Recruitment Event, in Culemborg, waar bijvoorbeeld ook mensen als Steven Ehrlich (Radancy), Jetske Bakker (Ordina), internationaal recruitmentspecialist Andrew Steijaert, accountancy-recruiters Anne-Britt Wiedemeijer en Heleen Admiraal en ‘recruitment advisor’ Renske Peeters het podium zullen betreden. Wat kunnen we daar zoal van haar verwachten? We pikken er 5 succesfactoren uit, op basis van een podcast die Veldhuyzen van Zanten er vorig jaar nog over gaf.

Factor 1. ‘Raad aan die Topicaan’

Een goede naam doet vaak wonderen. En zo is het natuurlijk ook met het lekker bekkende ‘Raad aan die Topicaan‘. Het referralprogramma bij Topicus bestond al jaren, ook onder die naam, maar Veldhuyzen van Zanten besloot het zo’n 2 jaar geleden nieuw leven in te blazen. Met succes. Het eerste jaar leverde het maar liefst zo’n 75 kandidaten op, afgelopen half jaar zelfs meer dan 100, ruim de helft van het totaal aantal hires in die tijd.

Volgens Veldhuyzen van Zanten gaat het er daarbij om mensen constant enthousiast te houden. ‘Samen met marketing heb ik een hele kalender gemaakt met leuke acties.’ Referral kan namelijk juist in een krappe arbeidsmarkt zoals de IT het verschil maken, denkt ze. Actieve sollicitanten zijn er hier immers niet veel. ‘En ik weet uit ervaring dat als mensen iemand horen die enthousiast is over zijn baan en bedrijf, en die daarover vertelt op de sportclub of op een verjaardag, dat ze dan veel eerder geneigd zijn om eens het gesprek aan te gaan. Dat spreekt veel meer tot de verbeelding van een potentiële kandidaat.’

Factor 2. De Referral’s Angels

Op de ‘referral-kalender’ van Veldhuyzen van Zanten staan ook veel offline events. Zoals het eigen TopiConf, een plek waar kennis delen en plezier voor alle Topicanen moeten samenkomen. Samen met enkele collega’s was ze daar actief als Referral’s Angels, een actie met een knipoog, naar eigen zeggen, maar ook met een serieuze kant.

Op de editie van vorig jaar werden bijvoorbeeld mensen uitgenodigd om een ‘+1’ mee te nemen, vertelde ze in de podcast. Dat leidde destijds tot 15 uitgenodigde kandidaten, 10 mensen in het sollicitatieproces, en op dat moment 2 mensen die al een aanbieding op zak hadden. Events, met andere woorden, zijn volgens Veldhuyzen van Zanten dus cruciaal om direct en indirect referral te beïnvloeden, en te laten zien dat testers en developers heus niet de hele dag achter hun bureau zitten.

Factor 3: Samenwerking

Succesvol referral is nooit iets van alleen de recruitment-afdeling, benadrukt ze. ‘Je hebt elkaar nodig’. Voor het referral-programma werkt Veldhuyzen van Zanten bijvoorbeeld samen met de communicatie-afdeling, maar ook met finance, voor de beloningen. Ze werd er zelfs eens over geïnterviewd voor het magazine van de finance-afdeling, vertelt ze. ‘Soms komen uit de business ook goede ideeën. Daarom wil ik ook een denktankje vormen met een aantal ambassadeurs, om het samen naar een nog hoger plan te tillen.’

Factor 4: Het teamuitje als beloning

Om het referralprogramma nieuw leven in te blazen, keek Veldhuyzen van Zanten heel nadrukkelijk naar het bijbehorende beloningspakket. Het bleek bijvoorbeeld dat de financiële beloning voor veel Topicanen een welkom extraatje was, maar er kwamen ook meer creatieve bonussen, zoals een Apple Watch, een dinerbon voor een chic Deventer restaurant, of een ballonvaart.

Topicus, wereldwijd actief IT-bedrijf uit Deventer, weet meer dan de helft van zijn hires te vinden via eigen medewerkers. Hoe weet het dat voor elkaar te krijgen? De 5 grootste succesfactoren verklaard.
Beeld van de eerste editie van het Referral recruitment event in Culemborg

Twee zaken vallen in het bijzonder op aan het beloningspakket. Zo kwam er een ‘goededoelenpot’, waarin voor elke hire via referral 100 euro werd gestopt, en waar alle medewerkers via intranet hun stem voor mochten uitbrengen. En er kwam ook een ‘teambeloning’, in de vorm van een teamuitje, voor het team dat de meeste referrals wist aan te dragen. ‘Dan maak je er ook nog gezamenlijk belang van.’

Factor 5: De gele loper en de koffielijst

Kennisdeling is belangrijk binnen Topicus, vertelt Veldhuyzen van Zanten. Min of meer in het verlengde van het referralprogramma ligt dan ook de onboarding. Een paar van de meer onderscheidende zaken die het 25 jaar oude IT-bedrijf daarbij heeft georganiseerd, zijn de ‘gele loper’, waarmee nieuwelingen worden verwelkomd, en ‘meteen Topicus-geel worden gekleurd’, en daarnaast is er ook een ‘koffielijst’: een lijst met medewerkers die nieuwe collega’s kunnen benaderen om zomaar eens een kopje koffie mee te drinken om over het werk te praten.

Topicus, wereldwijd actief IT-bedrijf uit Deventer, weet meer dan de helft van zijn hires te vinden via eigen medewerkers. Hoe weet het dat voor elkaar te krijgen? De 5 grootste succesfactoren verklaard.
Heleen Veldhuyzen van Zanten (rechts), met Rachel Rothengatter

‘We hebben gemerkt dat dat heel belangrijk is. Behalve degene die je misschien via referral heeft aangedragen, ken je als je binnenkomt natuurlijk meestal niet veel mensen. Via de koffielijst kun je gewoon iemand via slack uitnodigen, en dan vervolgens zo van elkaar leren.’ Daarnaast heeft het IT-bedrijf overigens ook zogeheten ‘gildes’, waarin mensen een ongeveer soortgelijke functie kennis met elkaar uitwisselen en elkaar helpen. Ook dat helpt het leren weer vooruit, aldus Veldhuyzen van Zanten. En zo uiteindelijk ook weer het referral-programma.

Meer weten?

Benieuwd naar het hele verhaal? Kom dinsdag 7 november naar de tweede editie van het Referral Recruitment Event van 2023 in Culemborg. Tickets kosten tot 1 oktober 295 euro (ex btw) en daarna 349 euro. Ook geldt alleen in de maand september nog de 2+1-aanbieding.

Lees ook

Tags:
Deel dit artikel:

Peter Boerman

Hoofdredacteurbij Werf&
Hij heeft eigenlijk nog nooit een vacature uitgezet. En meer sollicitatiegesprekken gevoerd als kandidaat dan als recruiter of werkgever. Toch schrijft Peter Boerman alweer een jaar of 10 over weinig anders dan over de wondere wereld van werving en selectie, in al zijn facetten.
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners