Intensief? ‘Als je je werving opnieuw moet doen, omdat iemand snel weer vertrekt, dat is óók intensief.’ En dus ziet Martijn van Kooij geen enkele reden om het níet intensief aan te pakken als hij als directeur en plaatsvervangend gemeentesecretaris van Lingewaard ergens in zijn organisatie een vacature heeft. Een sollicitatieproces is volgens hem namelijk niet alleen een filter om de meest geschikte kandidaten te selecteren, als het goed is werkt het net zo goed andersom, en gaat het er ook om dat kandidaten kunnen beoordelen of ze zichzelf wel vinden passen bij de organisatie.
‘Intensief? Als je je werving opnieuw moet doen, omdat iemand snel weer vertrekt, dat is óók intensief.’
Toen de gemeente Lingewaard twee leidinggevende vacatures had, besloot Van Kooij (links op de foto) het samen met strategisch HR-adviseur Emile van Nassau dit dan ook behoorlijk anders dan anders aan te pakken. De twee namen bijvoorbeeld een podcast op met een diepgaand gesprek over leiderschap in de gemeente. ‘Dat kwam voort uit het project “Sleutelen aan je baan” (jobcrafting), gericht op het behoud en het versterken van de inzetbaarheid van medewerkers, waar onvervulde wensen zijn toegevoegd in functies’, vertelt Van Nassau. ‘Het bleek achteraf ook een heel mooi instrument om kandidaten inzicht te geven in wie we zijn, waar we mee bezig zijn en waar we voor staan, wat we belangrijk vinden, en naar wat voor mensen we op zoek zijn.’
500 keer beluisterd
Het gesprek ging over ‘dingen die meestal weinig transparant zijn op het moment dat je ergens komt solliciteren’, aldus Van Nassau, ‘maar die voor potentiële leidinggevenden wel heel belangrijk zijn. Het maakt echt duidelijk wat de koers van een organisatie is.’ En door het in de vorm van een podcast te gieten, ‘raakt het veel meer dan bijvoorbeeld een visiedocument’, vult Van Kooij aan. ‘Je hoort mensen praten. Het geeft taal aan waar wij voor staan.’
‘Mensen zeiden op LinkedIn: nu ik dit gehoord heb, ben ik nieuwsgierig geworden.’
De podcast werd in totaal meer dan 500 keer beluisterd. Ook op de website van het A&O-fonds van Nederlandse gemeenten werd er aandacht aan besteed. ‘En het leverde ook op LinkedIn echt leuke reacties op’, vertelt Van Nassau. ‘Mensen zeiden daar: nu ik dit gehoord heb, ben ik nieuwsgierig geworden. Het is een trigger geweest om nader kennis te willen maken.’
Wandelen
Dat nader kennismaken, dat gebeurde bij de bewuste vacatures in Lingewaard ook op een onconventionele manier. Wie belangstelling toonde, kon zichzelf namelijk uitnodigen voor een wandeling met een ambtenaar naar keuze, om zo meer over de functie, maar vooral de organisatie te leren. Voor de functie van manager Sociaal Beleid & Strategie gebeurde dat uiteindelijk maar liefst zo’n 40 keer.
De laagdrempelige aanpak is nodig, denkt Van Kooij. ‘De meeste mensen hebben al een prima baan. De gedachte achter de wandeling is: we willen kandidaten zelf een afweging laten maken of deze organisatie ook bij hen past. Ik zeg ook altijd: het is jóuw half uur. Vraag wat jij als kandidaat wilt weten. Gelijkwaardigheid in het proces is voor ons heel belangrijk. We willen dat ook kandidaten een weloverwogen afweging maken.’
Geen cv of sollicitatiebrief
Na de podcast en wandeling zeiden uiteindelijk 40 mensen dat ze graag nader kennis wilden maken. Een cv of sollicitatiebrief was echter niet nodig. ‘We vragen kandidaten liever: solliciteer op een manier die bij jou past. Een aantal mensen heeft daarop een persoonlijke video gestuurd, iemand heeft een column geschreven over de gemeente. Dan zie je duidelijk de creativiteit van mensen.’
‘Doe het op jouw manier, dat vinden we helemaal niet erg.’
Uiteindelijk werden 8 mensen uitgenodigd voor een pitch, waarin ze werden gevraagd antwoord te geven op drie vragen: wie ben jij als persoon, wie ben jij als leider en wat is jouw visie op de organisatie? Vervolgens kregen ze een kwartier de tijd voor de pitch, en was er ook nog een kwartier per kandidaat ingeruimd voor verdiepend gesprek. ‘Ook daarin zag je veel verschil tussen kandidaten’, blikt Van Kooij terug. ‘De een ging zitten, de ander bleef staan. Doe het op jouw manier, dat vinden we helemaal niet erg. We waren juist op zoek naar mensen die iets van zichzelf wilden laten zien.’
Luxe
Door ‘de trechter zo lang mogelijk breed te houden’, in woorden van Van Kooij, ontving de gemeente Lingewaard ook een paar wat minder voor de hand liggende kandidaten. Bijvoorbeeld mensen zonder ervaring bij een andere gemeente. Bewust, aldus de directeur. ‘We willen de totale vijver immers groter maken.’
‘We hadden echt 40 heel goede reacties. En ook de 8 pitches waren kwalitatief sterk.’
De 8 mensen die uiteindelijk een uitnodiging kregen, ‘zouden het allemaal kunnen’, vervolgt hij. Een luxe, beseft hij ook. ‘We hadden echt 40 heel goede reacties. En ook de 8 pitches waren kwalitatief sterk.’ Dat is volgens hem ook te danken aan de transparantie aan de voorkant, én in de rest van het proces, denkt hij. ‘We zijn bij alle gesprekken open geweest over hoeveel mensen we spraken, en wanneer we zouden terugbellen. Ook is de feedback steeds zo open mogelijk, zodat ook de kandidaten weten wat we in een eventueel vervolggesprek nog willen uitdiepen.’
IJssalon
Bijna 40 goede sollicitanten, dat is natuurlijk een luxe. Maar ook een risico: je zult immers 39 mensen moeten teleurstellen. Maar ook dat besloten Van Kooij en Van Nassau in deze procedure te ondervangen. ‘Iedereen die is afgewezen, hebben we uiteindelijk een persoonlijke brief gestuurd, met daarin onder meer de boodschap: bedankt voor de tijd die je hebt vrijgemaakt. Bovendien hebben we iedereen als dank bovendien een wandelkaart van de gemeente aangeboden, met daarbij twee muntjes voor de lokale ijssalon.’
‘We willen zorgen dat ook de sollicitant wat kan leren, ook als-ie het niet is geworden.’
Alles erop gericht om van het solliciteren een leerervaring te maken, ‘en geen falen’, benadrukt Van Nassau. ‘We willen zorgen dat ook de sollicitant wat kan leren, ook als-ie het niet is geworden. Want we zien ook dat 40 sollicitanten betekent: 40 potentiële ambassadeurs van je gemeente. En dat werkte, gelukkig. Zelfs op LinkedIn schreven afgewezen kandidaten: jammer dat ik het niet geworden ben, maar heel mooi dat jullie het zo doen.’
Werkgeluk
Waarmee ze maar willen aangeven: investeren aan de voorkant van een vacature kost inderdaad tijd. ‘Maar het is investeren om ervoor te zorgen dat je uiteindelijk een mooiere organisatie wordt.’ Niet voor niets scoort de gemeente op werkgeluk tegenwoordig dan ook bijna een 8, vertelt Van Kooij trots.
‘Het is investeren om ervoor te zorgen dat je uiteindelijk een mooiere organisatie wordt.’
Al levert de investering ook niet altijd het gewenste resultaat, erkent hij ruiterlijk. Waar de vacature voor manager sociaal beleid veel belangstelling kende, bleef de interesse voor de managerspositie op ruimtelijk beleid flink achter. ‘Daar werkte de podcast ook niet’, zegt hij. ‘Iets waar we zelf ook weer van geleerd hebben: niet alles werkt voor elke doelgroep. We denken dat je voor ruimtelijke mensen nog meer moet laten zíen wat nou de opgaven zijn. Zoals met ons ontwikkelgebied NEXTgarden, of met de klimaat- en energietransitie. We zijn dus nu bezig met een campagne om dat meer in beeld te brengen.’
Lees ook
- Loeren bij Lingewaard: hoe een gemeente 750 mensen bereikte door de deuren open te zetten
- Hoe de gemeente Lingewaard al wandelend zijn recruitmentproces vernieuwde
