Ook bij veel gemeenten in Nederland slaat de krapte toe. En met name in het ruimtelijk domein wordt het steeds lastiger om geschikte kandidaten te vinden. Dus wat doe je dan als middelgrote gemeente in het oosten van het land, als je op zoek bent naar een teammanager Openbare Ruimte & Vastgoed? Die ook nog moet passen bij een bijzondere, nieuwe manier van werken die de gemeente aan het doorvoeren is?
‘We wisten dat deze vacature wel eens lastig zou kunnen worden.’
Dan ga je eerst samen zitten, en bedenken: hoe kunnen we dit aanvliegen? Hoe kunnen we zorgen dat we genoeg passende kandidaten bereiken? En dat is dus precies wat HR-adviseurs Mark Tomassen en Emile van Nassau deden bij de gemeente Lingewaard. ‘We wisten dat deze vacature wel eens lastig zou kunnen worden’, blikt Van Nassau terug. ‘We hebben daarom in de organisatie diverse gesprekken gevoerd om tot een goed profiel te komen, met allerlei stakeholders. Een veel uitgebreidere intake dan normaal.’
Regie bij je eigen ontwikkeling
Ook gemeentedirecteur en plaatsvervangend gemeentesecretaris 
Martijn van Kooij schoof aan. ‘We maken als gemeente een beweging naar steeds meer regie bij je eigen ontwikkeling. Wie ben je wat vind je belangrijk? Dat vraagt om managers die vanuit deze gedachte kunnen werken. Maar dat vraagt ook een sollicitatieprocedure die daarbij past’, schetst hij.
Al wandelend konden kandidaten vragen stellen over de vacature.
Uiteindelijk kwam er een aanpak uit die niet alleen voor deze gemeente, maar voor heel veel organisaties als behoorlijk anders dan anders kan worden geschetst. Via drie opeenvolgende posts op LinkedIn, verspreid over drie dagen, kregen potentiële kandidaten eerst een kijkje achter de schermen bij hun mogelijk toekomstige collega’s, die compleet met LinkedIn-profiel en in meerdere filmpjes werden voorgesteld. En vervolgens konden kandidaten die interesse hadden een afspraak maken voor een wandeling, om zich zo een goed beeld te kunnen vormen over het werken bij de gemeente Lingewaard, de vacature en de werkomgeving. Met deze informatie konden kandidaten een bewuste keuze maken om te solliciteren.
Meer bewuste sollicitaties
‘Het was een tip van loopbaanadviseur Aaltje Vincent’, vertelt Van Nassau. ‘Zij zegt: geef de kandidaat nou op een laagdrempelige manier de mogelijkheid om in gesprek te gaan, en zich een goed beeld te vormen, voordat hij of zij solliciteert. Vraag niet meteen om een sollicitatie. Zo bereik je ook latent werkzoekenden. En dat heeft bij ons goed gewerkt. Daardoor krijg je veel meer bewuste sollicitaties. Het vraagt wel iets meer investering aan de voorkant. Maar die verdien je aan de achterkant dubbel en dwars terug.’
‘We wilden de wandeling bewust niet gebruiken als selectiegesprek.’
Uiteindelijk reageerden 22 mensen. ‘Veel meer dan aanvankelijk verwacht’, aldus Van Nassau (die ook bekend is van beschikb@@r). ‘En dat waren dan ook nog eens kwalitatief goede tot zeer goede kandidaten.’ Met 15 van hen gingen 2 directeuren en 1 teammanager van de gemeente ook een wandeling aan. ‘We wilden een klik zoeken, en mensen heel laagdrempelig verleiden meer over onze organisatie te weten te laten komen’, legt Van Kooij uit. ‘Bewust: niet andersom. Wij wilden het niet gebruiken als selectiegesprek. Dat was voor veel kandidaten ook nog wel wennen, hoor. Maar de bedoeling was dus echt dat zij de vragen zouden stellen. Zodat wij ook zien welke vragen voor hen belangrijk zijn.’
Ik de route, jij de vragen
‘Ik bepaal de route, jij stelt de vragen’, dat was het idee van de wandelingen, vertelt Van Kooij. ‘Een goed startpunt voor een duurzame samenwerking’, vult Van Nassau aan. ‘We zijn hierover echt platgebeld, en hebben veel positieve reacties gehad. Filmpjes maken rondom een vacature, dat hebben we wel eerder gedaan. Maar zo uitgebreid, dat was wel nieuw voor ons.’
‘De rust die je hebt in een wandeling maakt dat er ruimte is voor elke vraag.’
Het voordeel van wandelen, vervolgt Van Kooij: ‘Het is ook niet erg als stiltes vallen. In een digitaal gesprek kan dat eigenlijk niet. Maar als je wandelt, mag dat wel. Daardoor is er meer ruimte voor nadenken. De rust die je hebt in een wandeling maakt ook dat er ruimte is voor elke vraag. In een normaal sollicitatiegesprek ga je meestal heel gericht een bepaalde kant op. Maar tijdens een wandeling trigger je nieuwsgierigheid en krijg je heel andere gesprekken. De kandidaat is dan toch geneigd af en toe een vraag te stellen die je wat minder snel zou stellen in een selectiegesprek. Je krijgt zo echt inzicht in een kandidaat en wat hij of zij belangrijk vindt in een functie.’
Pitchgesprekken
Na de wandelingen organiseerde de gemeente voor de kandidaten ‘pitchgesprekken’ waarin ze over zichzelf mochten vertellen en hun visie mochten geven op de functie. Een sollicitatiebrief was niet nodig. ‘Kies maar iets wat bij jou past’, aldus Van Kooij. ‘We vragen alleen: maak ons maar duidelijk waarom jij de goede kandidaat bent. In welke vorm je dat ook wilt doen.’
Een sollicitatiebrief was niet nodig. ‘Kies maar iets wat bij jou past.’
Van Nassau: ‘Met de filmpjes en de informele, laagdrempelige kennismaking hebben we voor deze vacature ook de latent werkzoekende goed kunnen bereiken. En qua tijdsinvestering viel het allemaal wel mee. We waren ongeveer een dag bezig met het script en de filmopnames, en nog eens een dag voor de wandelingen.’ Het vraagt wel wat flexibiliteit van de organisatie, aldus Van Kooij. ‘We hadden bijvoorbeeld een kandidaat die een weekendje weg was. Maar we hadden de wandeling op maandag gepland. Ga je dan zeggen: zorg maar dat je terug bent? Of ga je flexibel zijn en schuif je met je agenda?’
Bredere aanpak
Het werd het laatste, aldus Van Kooij. ‘Ik vind het arrogant om te stellen dat de kandidaat zich altijd maar moet aanpassen aan jouw procedure. Een bepaalde nederigheid richting de kandidaat zou heel normaal moeten zijn, denk ik. Het zegt ook iets over hoe je je als organisatie wil opstellen. Die openheid en flexibiliteit willen we graag uitstralen. Als je de mond vol hebt van flexibel zijn naar je inwoners, begint dat ermee dat je flexibel moet zijn naar je medewerkers en je kandidaten.’
‘Ik vind het arrogant om te stellen dat de kandidaat zich altijd maar moet aanpassen aan jouw procedure.’
Is dat specifiek voor een krappe arbeidsmarkt? ‘Nee, dat moet je sowieso, vind ik. Het is gewoon belangrijk dat mensen het goede gesprek kunnen voeren. Anders klopt je gedrag ook niet met wat je belooft. En door je zo op te stellen, zie je ook dat je een iets bredere doelgroep kunt triggeren, waardoor je bereik ook groter wordt. Wij hebben dus veel geleerd van deze bredere aanpak, en zullen dat in de toekomst ook blijven overwegen.’
De 3 LinkedIn-posts
Aaltje Vincent, met wiens advies het dus allemaal begon, noemt de aanpak ‘een lichtend voorbeeld’ voor andere werkgevers. ‘Dit is onorthodox werven pur sang: éérst informeel en gelijkwaardig kennismaken. Dát brengt je de beste nieuwe collega’s, zoals ook Gemeente Lingewaard nu heeft ervaren. Win-win voor de sollicitant en voor de organisatie’, zegt ze.
Dit is onorthodox werven pur sang: win-win voor de sollicitant én voor de organisatie.’
De vacature is inmiddels vervuld. Naar veel genoegen, aldus Van Nassau. Maar het begon eind oktober dus allemaal met 3 LinkedIn-posts.
De eerste, met de profielen van collega’s van het team:
De tweede, met de uitnodiging van een wandeling:
En het derde filmpje, met de collega-teammanagers:
